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09年自考公文写作与处理复习资料第十一章

2009-06-30 20:03  自考365论坛 【 】【我要纠错

第十一章 公文办理程序

  第一节 公文办理程序概述

  一、什么是公文办理程序公文办理,有它科学的运转程序,主要有收文办理和发文办理。公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

  公文办理程序,在《办法》和《条例》中都有明确的规定。这些具体规定将在本章第二、三节详述。

  任何一个机关组织,在拟制对外发文,对内文件或处理收来文件时,都应当按照规定的环节办理。这些环节前后衔接、环环相扣、排列有序,从整体上构成了机关公文运转处理的科学流程。

  二、公文办理程序示意图现将《办法》和《条例》所规定的公文办理程序的主要环节之间的衔接,作如下图示:

  上图所示,只是在一般情况下机关收发公文所经过的办理程序,并不是说机关的收文和发文都必须经过以上所有的程序。由于各类机关的规模、工作性质不同,公文的种类、数量不同,

  各种公文的办理要求和方法也有所不同。因此,不同机关、不同公文的办理程序也是不尽相同的。在公文办理的过程中,我们一方面应当尽可能地完善它们的程序环节,不要人为地颠倒顺序或随意增删环节,

  以免影响公文处理的质量;另一方面又不要搞绝对化,一刀切,要允许从实际情况出发,对不同类型的机关所形成的不同性质和内容的公文有着不同的办理程序。

  第二节 收文办理程序

  收文,指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。

  收文办理,指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。★收文办理程序主要有:签收、拆封与登记;分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。

  一、签收、拆封和登记

  1、签收:是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接双方的责任,保证公文运转的安全可靠。是收文办理的第一个环节,机关的收文主要有三个来源:1)机关交通送来的的机要件;2)邮局送来的挂号函件和电报;3)外机关和部门直接送来的文件材料

  ★签收不论是从何种渠道送来的文件材料,都要对照公文投递清单或送文登记簿认真清点,做到四查清:1)查清信封或封筒上的收文机关名称,是否确属本机关的收文,以防错投、错收;2)查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致;3)查清文件封口是否破损,包装是否牢固,如发现有散包、破封、密封条被拆情况,应及时追查原因。4)查清文件登记件数与实有件数是否相符

  2、拆封—文书人员的职责(写明由本机关或部门收启的封件进行拆封)

  对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件,则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。密件则应交机要文书或机要室拆封。

  3、登记:就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向,经保正文件的收受和处理。

  公文登记是收文办理的重要程序,也是公文处理工作的基础。

  ★公文登记作用:1)便于管理和保护文件,防止积压和丢失;2)便于检查和检索文件;3)便于文件的统计和催办工作 4)作为核对与交接文件的凭据

  公文登记的具体范围:1)上级机关文件,包括指导性、参阅性和需要办理的文件;2)下级机关文件,包括请示、报告性文件;3)重要的带有密级的刊物、资料;4)其他机关商洽问题和需要答复的文件;5)上级机关召开会议印发的会议材料。

  公文登记的原则上方便文件的运转和管理。

  公文中不登记的文件(公文登记的手续要尽量做到简便有效,减少不必要的工作量):1)各种公开的和内部不保密的出版物;2)一般性的公开信和不应拆的私人信件;3)已被综合性文件包括的文件材料;4)行政事务性的通知、便函、介绍信用和请请柬等;5)领导“亲收”、“亲启”件这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后,认为须交机关存查或处理的,再行登记,并交有关部门处理。

  二、审核分发和传阅

  1、审核:机关文书部门收到下级机关上报的需要办理的公文,应当进行审核。

  审核的重点:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或 地区职权范围内的事项是否经过协商、会签;使用公文文种、公文格式是否规范等。

  2、分发:亦称分办,是指文书人员在文件拆封登记以后,按照文件的内容、性质和办理要求,及时、准确地将收来文件分送

  给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

  分发的原则和具体要求是:

  ①对那些方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件,或重大问题的请示、报告之类的文件,以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导,再根据批办意见分发办理;

  ②对对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早的批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围直接分送哪个部门阅办;

  ③对来文机关答复本机关询问的文件,(批复、复函)要按本机关原发文的承办部门或主管人分送,既原来是哪个部门请示、询问或要求下级报送的,复文就分送哪个部门阅办;

  ④在文件份数少,阅办阅知部门(或领导)多的情况下,应按先办理、后阅知。先主办、后协办,先正职、后副职的次序分送;

  ⑤公文的分发要建立登记交换制度,无论是分发给本机关领导人或各业务部门的文件,还是转发给外机关的文件,都要履行签收手续;对那些要求退回归档的文件,要在文件上标明“阅后请退回归档”字样,以便及进收回,防止文件散失。

  3、传阅:是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件,需要经机关各们领导人和许多部门阅知时,由文书人员组织在他们中间传递和阅读。 传阅现已成为机关领导处理事务,互通信息的一种有效的方式。

  属于传阅件之列的主要包括:①上级机关的指导性文件或重要会议文件;②需要几位领导共同批办的文件,包括上级机关和有关部门的专项业务文凭,下级机关的请示,以及本机关制发的需要会签的文件等;③机关领导在文件上有重要批示,需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

  传阅文件应当注意的事项:1) 传阅的顺序,一般应先送给机关的主要领导、负责人和业部门阅读,再送其他有关需要阅知的对象。2)传阅文件应以文书人员为中心进行传达室递,这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”;3)在传阅过程中或传阅完毕后,文书人员要及时对文件时行检查,如有领导批示,要按批示意见进行处理 4)每份传阅文件,都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后,阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。见P301

  三、拟办、批办与承办

  1、拟办:是指对来文的处理提出初步的意见,供领导人批办时参考。

  拟办是收文处理中的一个重要环节,是秘书部门实现“四个转变”,在办文办事中出谋献策,变被动服务为主动服务,发挥参谋助手作用的具体体现。

  如何做好拟办工作:① 拟办之前,要认真研究公文的内容和发文机关的要求,弄清来文的背景,查明问题的症结所在,便有针对性的提出切实可行的拟办意见。 ②要清楚地掌握有关政策和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定。③要熟悉业务。④拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响。⑤拟办意见不是具体的承办计划或方案,文字要简明扼要。要签署拟办人姓名和日期

  2、批办:是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

  公文批办的作用:在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文,掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息;并便于加强对公文处理工作的领导,向承办人及时交代意图与要求,合理组织人力,避免承办人在文书处理上走弯路,或由于分工不明,责任不清,形成观望等待而拖延时间等。

  批办的主要内容包括:①提出处理该份文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人,规定承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的,必须指出主办单位和主办人,以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见,均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内,并签署批办人姓名日期。

  3、承办:是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

  承办这一环节,是收文的最后一道程序,又是发文程序的开始,是公文处理中的一个关键性的环节,它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

  公文承办有两方面的意思: ①从业务部门来说,承办是指对具体工作问题的执行和处理,如上级的有关政策、规定,要组织学习和贯彻落实;平级机关来函商办的业务问题,要进行调查和办理。 ②从公文处理工作来说,主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文(指那些必须回复的来文)。

  承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点: ①对有领导具体批示的意见的公文,一定要认真领会领导的指示精神,按照领导的意图办理复文,不得延误推诿②对没有领导签署批办的意见的公文,即一般性文件,应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例,酌情办理。③对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文,本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商,并由本部门和有关部门负责人签名后,再报请机关领导审批。 ④来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时,承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考,不能凭记忆办事,以防出错。复文需经领导人审定的,将有关团料一并附上,以保证领导全面掌握情况,作出正确地判断和决策。

  四、催办、查办与注办

  1、催办:是指那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

  催办的目的:是为了避免办理拖沓,文件积压,克服官僚主义,加速文件运转,提高机关办事效率的重要措施。

  催办工作一般有两种情况: ①对内催办主要内容是:上级机关发来本机关的文件,特别是要及时回复的文件的催办;平行

  或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办;下属单位主送本机关的请示性文件的催办;本机关下发所属单位需要回复文件的催办。 ②对外催办:主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

  催办工作应当注意做到的几点:① 要明确催办范围。 ②要明确催办落实。③要建立和加强公文催办工作的组织机构。

  催办的形式:口头催办、电话催办和书面催办等。

  催办的形式其主要方法:应根据不同的怀脱胎换骨,采用口头催办、电话催办和书面催办等形式:①在机关内部,尽可能由催办人员上门当面催询,了解有关公文的承办情况,也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。②对外机关,可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询,或用发便函、催办单等方式进行催办。③如果为了便于掌握情况,由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时,就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记,注明承办时间,在办理答复以后,立限即填上复文号,然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

  公文催办存在的问题:①一些单位对公文催办工作还不够重视,缺乏健全的制度和相应的措施。②对需要尽快办理的公文,拖长办文时间,给工作造成不必在的损失和影响。③有些办理完毕的文件,承办单位领导或经办人没有将办理的主要情况或结果记在《文件处理单》上,给以后查考文件带来很大的困难。

  2、查办:是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实,以及对某些问题进行查处,解决的一项承办性工作。

  一般在县以上的党委办公厅(室)内部都设有专门机构,其任务是督促检查并协助办理下列问题:

  ①党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况;②各种会议的决办事项;③文件、电报的拟办、拟复事项;④对需要解决的重大问题提出查办意见,报请领导批示;⑤领导批示或交办的事项。

  查办与催办的异同:①相同:都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。② 区别:(1)查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查,查办的事项要经领导批示或授权后才能进行;而催办则是文书部门的一项例行性工作,凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。(2)查办的问题要进行查办立项,结果要写出汇报材料及时反馈,实质是督促检查,限期落实,是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段,查办的重点在于查证落实;而催办作为收文处的一道程序,一般只是限于了解是否已经办理,对如何办理及办理结果是不大过问的。

  查办工作一般按以下程序进行:

  ①阅读有关材料,搞清查办的问题。②查办立项。—立项既是查办工作的开始,也是必须经过的法定程序。 立项内空包括五要素:(1)确定查办的事由;(2)明确办理要求;(3)指明承办单位或承办人;(4)规定完成时限;(5)提出办结后的反馈要求。③查办的办理。分两种情况:一种是转出交办;一种是由查办人员直接承办。④查办的结果与反馈。结果的几种情况:(1)肯定的。即反映问题属实,按规定作了处理;(2)否定的。即反映问题失实,向批示人、当事人说明了情况;(3)部分肯定,部分否定。(4)事件的范围有所扩大,即由一个问题涉及一片,或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。⑤ 立卷归档。

  3、注办:是指对公文承办结束后,由经办人在公文处理单上所作的简要说明。注办便于公文的整理和日后查考。

  注办一般包括以下内容: ①一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注明阅毕的日期。 ②需要办理复文的文件,办理后要注明“已复文”,并注上复日的日期和文号。 ③用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等,并由承办人签字。 ④不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

  第三节 发文办理程序

  发文:是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料,包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

  发文办理:就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

  发文办理程序:1)拟稿、审核与签发 2)核发、缮印与校对 3)用印、登记与分发

  发文办理的作用:是机关秘书工作的重要组成部门,是机关领导具体贯彻执行党和国家的方针政策的重要方式。它对及时有效地实施领导、指导工作,处理问题起到重要的作用。

  一、拟稿、审核与签发

  1、拟稿:公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

  拟稿的注意事项:1)要符合党和国家的方针、政策、法律、法律及有关规定。2)要情况确实,观点明确,条理清楚,文字精练,字词规范,书写工整,标点准确,篇幅简短;3)文稿人名、地名、数字、引文要准确,日期应具体;4)如要引用某份公文,就先引标题,后引发文字号;5)涉及计量单位时,必须用国家法定的标准计量单位;6)在使用简称时,应先用全称,并加以注明;7)公文中的数字,除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修色彩语句中作为词素的数字必须使汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  2、审核:是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前,对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

  审核的重点:1)是否应由本机关办理 ;2)是否符合行文规则;3)内容是否符合国家法律法规及其他有关规定;4)涉及其他部门或地区职权范围的事项是否经过协商、会签;5)使用公文文种、公文格式是否规范。

  公文审核六查内容:1)查是否需要行文,以什么名义行文;2)查文稿内容与法律法规和政策及上级的有关规定是否一致,

  与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾;3)查要求和措施是否明确具体,切实可行;4)查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签;5)查文字表述是否准确简练条理清楚,标点使用是否正确,文字书写是否规范;6)查公文格式是否符合规定。

  目前没有切实把好关的主要有几个问题:

  (1)涉及几个部门的问题,主办单位事先末征询有关部门意见,就直接向上行文,甚至径直多头分送机关主要负责人。

  (2) 本来由几个部门经过协商就可解决的问题,有的部门却不主动与有关单位联系,商量如何解决,而是各自从本部门的角度考虑,分别向上级机关行文要求给予批准;有些理应由主管部门处理的问题,有关单位配合不够,意见为一,经致造成互相扯皮,最后将矛盾上交。

  (3) 有些下行文件,涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了,结果使下级单位在工作中实际上难以执行,也给发文机关造成了工作上的被动。

  公文格式的审核主要包括:(1)查文种的使用是否恰当(2)查公文标题是否能正确体现文件内容 (3)查公文格式安排是否得当

  3、签发:是指机关领导人对文稿的最后审批。

  需要注意的几个问题:①机关领导在签发公文时,必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发,不可越级签发公文。 ②以机关内某个部门名义的发文,可由部门负责人签发。 ③签发人在签发文件时,必须对文件的内容和文字作严格的审 阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。④文件经签发人审批同意发出时,签发人应在送签的 发文稿 纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样,并签署全名,注明年月日。⑤几个相关或部门的联合发文, 一般应由主办该公文的单位负责,送请有关联署机关或部门的领导人会签。

  二、核发、缮印与校对

  1、核发:是指在公文正式印发之前,对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

  核发的内容和要求:1)文稿是否报请有关领导人审批,手续是否完备,意见是否明确,审批人是否签署全名及时间等;2)文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发(传达)范围、主题词是否准确,标点、计量单位、数字的用法及文种,、格式是否符合规定;3)编排发文字号;4)对需要标明密级、紧急程序的公文进行标注;5)确定分送单位和印制份数。

  2、缮印:是指对已签发的公文定稿进行印制。

  缮印的注意事项:1)要忠于原稿,不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落,如须改动须经秘书或办公部门同意才行。2)要做到文字准确,设计美观,页面整洁,字体大小得当,标题居中醒目,排列疏密相宜,符合格式要求,便于阅读办理。3)不要出现末页无正文现象。 正式的公文,还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数,以此为封底。4)要注意保密,不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。 5)要建立登记制度。,

  3、校对:指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正,以修改和消耗除书写、排字上的错误。—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。

  公文校对的两种方法:

  ① 由印制单位先校对一次或者两次,然后再次由承办人校对一次;② 另一种方法是完全由承办人员负责校对。

  校对的注意事项:1)必须以原稿为准。2)校对的方法原则上应当实行双人对制。一般公文应做到“一校一读”,重要公文应坚持“两校一读”。3)校对发现的错、漏字须以醒目色笔和纺一符号标明。在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯,不要在原 错字上加字或减字。4)校对完毕后应对文件格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查,查对无误后,在校样上签字,然后付印。

  三、用印、登记与封发

  1、用印:是指在印好的文件上加盖机关印章。

  用印的注意事项:1)须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据,经核对无误后始得用印。2)用印要端正、清晰、不得模糊歪倒。3)联合下发的公文,各机关部门都要加盖印章。4)用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。5)要核实份数,超过份数不能盖印。

  2、发文登记:一切发出的文件,均应进行登记。

  发文登记的作用:便于对文件进行管理和查找。

  发文登记采用的形式为簿册式登记,又分为:1)内收发的发文登记簿 2)内收发对外收发的送文登记簿 3)外收发的发文登记簿3、封发:是指对准备发出的文件进行分装和发送。

  ★封发文件应注意几点:①文件分装之前,先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等,然后按发送份数进行分装。②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。字迹要清楚、工整。机关的名称要写全称或者通用的简称。 ③发文如系密件、急件、亲启件,凡文稿上没有注明的,须分别注明,并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。 ④文件装封后,应及时发送,发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。邮寄重要文件应有回执单,通讯员送递的,应有收件人签收。 ⑤会议发放的文件,凡允许与会人员带回的,也要履行签字手续,燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”,以加强对会议文件的管理。

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