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09年10月自考公文写作与处理复习资料第十二章

2009-09-15 10:19  自考365论坛 【 】【我要纠错

  一、什么是归档文件整理工作:★★XJ

  归档文件整理工作是指将归档文件以件为音位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 宗旨:简化整理、深化检索。

  二、归档文件整理意义: ★★★J

  1、能够保持文件之间有机联系,便于文件的查找利用;

  2、可以维护文件的完整与完全,也便于文件的保管;

  3、为档案工作奠定了基础。

  三、文书部门整理制度优越性:★★★J

  1、由文书部门整理(立卷),可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处,便于提高归档文件质量和整理(立卷)工作的效率。

  2、由文书部门整理(立卷),可以有效地避免和防止文件的散失,有利于归档文件的齐全完整,以及保守党和国家的秘密。

  3、由文书部门整理(立卷),文书部门就可以暂时保存当年的文件材料,有关承办人员查阅文件就比较方便,也便于平时文件的收集与整理。

  4、由文书部门整理(立卷),按年度集中归档,并且确保文件归档的质量,可促进机关档案工作,提高档案管理水平,更好的为机关工作服务。

  四、选择机关公文整理(立卷)立卷的地点应考虑的相关因素:

  1、被确定为整理(立卷)环节的文书部门要直接经手文件的处理。

  2、对整理(立卷)环节所经手处理文件的数量有一定的要求。

  3、确定整理(立卷)环节时,还要考虑机关办公地点的分布情况。

  4、还要考虑文书工作人员的数量和配备情况及他们对业务的熟悉程度。

  五、归档文件整理的概念:★★X

  归档文件:指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作文书档案保存的各种纸质文件材料

  归档文件整理:指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。

  六、归档文件整理原则:★★★J

  1、遵循文件形成的规律,保持文件之间的有机联系;

  2、区分文件的不同保存价值;

  3、便于保管和利用。

  七、归档文件整理质量要求:★★★XJ

  1、应当齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制;

  2、整理归档文件所使用的书写材料,纸张,装订材料等应符合档案保护要求。

  书写材料—笔应使用钢笔和毛笔,墨水应使用蓝黑、碳素及墨汁。不能使用铅笔、圆珠笔,不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。

  纸张—A4,60-80克胶版印刷纸或复印纸。装订材料,如细线、钢夹、塑料夹等。

  八、归档文件整理方法的改革(★试述归档文件整理以“件”为单位同传统的整理方法“立卷”比较不同之处。) ★★★J

  1、取消案卷,实际文件级管理,免除了繁锁、复杂的组卷过程;

  2、界定“件”的要件,从检索的实际需要及减轻工作量出发,规定“正本与定稿为一件,来文与复文可为一件”;

  3、分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题),并允许各单位视具体民政部组合及简化分类层次;

  4、装订以“件”为单位进行,对装订材料不作统一规定,只要符合档案保护要求即可;

  5、文件排列方法强调按事由(即问题)排列,时间、重要程度作为参考因素,可根据实际情况选用;

  6、归档章的位置不限于首页右角上,首页上端任何空白处均可;同时对归档章的项目加以调整,只保留检索必备项目;

  7、取消案卷,只编以“件”为单位的归档文件目录;

  8、无需编页呈,目录改高“页数”项;

  9、归档文件直接装盒保管;

  10、无需撰写案卷题名和填写案卷封面,只需填写盒脊;

  11、档案盒的项目设置有了较大变化:①封面只设“全宗名称”;②盒脊保留“全宗号、年度”,增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”

  九、如何推行文件整理方法(推进以“件”为单位的归档文件整理方法,应做好哪些方面的工作?★★★J

  1、更新观念,增强改革意识

  2、提高人员素质

  3、加强硬件建设即加大对现代化基础设施的投入

  4、注意新旧整理方法的衔接

  十、归档文件整理的工作步骤 ★★XJ

  1、装订—归档文件整理的第一步,可从实体上将归档文件的基本单位“件”确立下来。

  2、分类—指全宗内归档文件的实体分类,将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同,分成若干层次和类别,构成有体系的过程。

  3、排列—指分类方案确定之后,同一全宗应保持分类方案的稳定

  4、编号—指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识,并以归档章的形式在归档文件上注明

  5、编目—指编制归档文件目录,是归档文件整理工作的重要内容之一。

  6、装盒—指将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表等工作内容。

  十一、文件归档要求:

  1、应归档的文件材料齐全、完整;

  2、文件和电报按其内容的联系,合并整理、立卷;

  3、归档的文件材料,应保持它们之间的历史联系,区分保存价值,便于保管和利用。

  说明:

  1、星级越高越要重视!

  2、X表示选择(包括多选)可能出现

  P表示判断

  J代表简答

  L代表论述

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