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09年自考公文写作与处理复习资料第九章

2009-06-30 20:00  自考365论坛 【 】【我要纠错

第九章 机关其他常用文书的写作(下)

  第五节 讲话类文书

  一、讲话类文书:是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

  二、讲话类文书的类型: 根据讲话的场合及主旨的不同,可分为三类:1)讲话稿 :是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。 2)开幕词:是在大会开始时,由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词:是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。 3)欢迎词:是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词:是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词:是宾客在受到主人的热情款待时,向主人表示感谢的一种讲话类文书。

  三、★讲话类文书的特点:1)口头性 2)直接性 3)针对性

  四、讲话类文书的写作 :都由开头、主体、结尾三部分组成。

  五、讲话类文书的写作

  1、写作格式

  ①讲话稿:没有固定的写作格式,往往依讲话的内容、场合和目的而定。 开头:可彩开门见山的单 直入式,也可以采用设置悬念的提问式,或说明讲话目的和原因的交代式。主体:主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。 结尾:一般总结全文,自然收束,并提出希望。展望未来,使人回味无穷。

  ②开幕词:开头:宣告会议开幕,常用称呼开头,接着说明会议的组织组织情况。 主体:一般先总结以信成败得失,然后说明大会议题(大会任务);指出解决这些议题(任务)的有利条件,进行可行性分析,使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的,条件已经具备;还可交代大会议程(主要活动安排情况)。 结尾:要有鼓动性、号召性和预祝性,提出要求和希望,意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。

  闭幕词 :开头:概括总结大会的主要成效。主体:包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。 结尾:一般提出号召或希望,也可以鼓舞人心的口号作为结尾。

  ③ 欢迎词、欢送词、答谢词:开头:首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象(应用尊称),然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。 主体:这部分内容写作比较灵活自由,无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。 结尾:应对主体部分的内容做出总结,同时对有关问题,特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召,提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言,从而起到振奋人必、激励向上的作用。最后再写一些表示祝愿的话语。

  2、★讲话类文书的写作要求:1)主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他,东拉西扯;2)材料要真实、新颖;3)布局要清晰、紧凑、讲究步步推进,环环相扣; 4)语言要明白、生活,表达要简单、明了、生动活泼。

  第六节 记录类文书

  一、记录类文书,是指如实记录有关内容而形成的公务文书。

  记录类文书的类型包括:

  ①会议记录:是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。

  ②电话记录:是在用电话处理公务时,记载有关通话内容的文书。

  ③接待记录:是指在接待群众来访时,记载有关接待内容的文书。

  ④大事记:是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。

  二、★记录类文书特点:1)内容纪实性 2)材料的直接性 3)语言的实录性

  三、 记录类文书的写作

  (一)会议记录的写作格式及写作要求:

  1、会议记录一般包括以下部分:1)会议组织情况:应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因,主持人和记录人的姓名,会议主要议题等。2)会议议题和议程 3)会议的进程和内容4)必要的手续:每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读,发现成就或遗漏应立即更正或补充,然后由会议主持人和记录人在记录后边签字,并注明本次记录的总页数。

  2、会议记录一般要做到:1)记录人必须集中精力,把应该记录的内容迅速记录下来。2)要求记得正确、清楚、完整,重点内容要求准确、详细。3)对特别重要的会议内容,为保证记录的准确,可根据现场录音整理或核对记录稿,可几人同时记录,完毕后核对,整理出一份准确、完整的记录。 4)会议记录一般用汉字书写,字体要规范、清楚,不要用速记符号或其他非规范文字、文体,以保证其作为原始依据的有效性。

  (二)电话记录的写作格式及定价写作要求: 一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。

  ①★电话记录要注意的情况(接受电话一般应包括的内容):1)接受时间。 2)来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。3)来电话内容。4)处理结果,即将电话记录交有关人员处理的情况,此项内容在受话完毕后才能填写。5)接电话人姓名,必要时写明职务。

  ②发出电话记录一般应该包括:发电时间;发往机关;发电话人(姓名、职务);接电话人(姓名、职务);发电话事由。

  ③作电话记录要注意以下要求:

  (1)接受汇报或了解情况时,要记明事件情况,必要时还要询问有关情节和细节,每个要素、情况都城要细致准确,整体情况要完整。(2)电话请示时,要记清领导机关或领导人作的指示或答复,并记明发话人(传达人或领导本人)的姓名、职务,以便向本单位领导汇报。(3)接受上级指示或通知时,要分条记明指示或通知事项,对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。(4)重要的发话内容,要求对方复述,让对方确认无误才行。向别人传达重要事项时,也应要求受话人复述受内容。(5)一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密,并有据可查。

  (三)接等记录的写作要求:

  1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。

  2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。

  (四)大事记的写作格式及写作要求

  1、大事记的写作一般包括: (1)标题:一般由机关名称及内容加“大事记”构成。(2)开头:用于说明编写目的、意义、体例及时限等。(3)正文:由时间和记事两部分构成。按年月日排序。(4)结尾:用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。

  2、★大事记的写作要求:1)要记述“大”事。大事不漏,小事不记。2)要客观真实; 3)要言简意赅。

  第七节 简报类文书

  一、简报:是简明扼要的书面报告。简报类文书:是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在内部运转,是使用最普遍、最广泛也是最常见的应用文书之一。 常见的名称有:“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。

  二、简报类文书的类型:1)会议简报:即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2)工作简报:就是反映本部门、本

  系统各方面工作情况的简报。

  三、简报类文书特点:1)简,即简报在文字上要简明扼要 2)快,即编发简报要迅速及时 3)新,即立意要新、内容要新

  四、简报类文书写作:

  1、简报类文书的写作格式: 一般由报头、主题、报尾三部分组成。

  ① 报头:简报的一个突出特点就是有独特的报头。 ②主体:主体一般由按语、标题和正文组成。

  按语:用来说明编发简报的原因或目的,以引起读者的重视。 标题:拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。

  ③报尾:正文写完之后,用一条黑线将主体部份与报尾部隔开,在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。

  2、简报类文书写作要求:1)内容要真实、确切;2)篇幅要短小;3)针对性、指导性要强

  第八节 建议类文书

  一、 建议类文书概述

  1、★建议类文书,是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

  2、建议类分文书的分类:提案、建议三种。

  ①提案:是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。 一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。

  ②建议:是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

  二、★建议类文书的特点:①建议性②说理性:文字表达上力求实实在在,明确具体富于说理性③委婉性:语气要委婉和切中要害

  三、 建议类文书的写作

  1、提案的写作格式与写作要求

  ① 提案的写作一般包括: (1)标 题 写明XXX单位XXX会议第X号提案。(2)案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。(3)提案人 在“案由”下方,定上提案人的姓名。 (4)理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。(5)办 法 写明解决问题的办法和措施。(6)日 期 在正文的右下方,署上提案所写的时间。

  ②★提案的写作要求:1)熟悉同提案有关的情况 2)注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见,分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

  2、建议的写作格式及写作要求

  ①建议的写作格式:由标题、称谓、正文和落款组成。

  (1)标题:有三种写法:一是直接写“建议”或“建议书”;二是在其之前加上建议或倡议的主要内容,有时还加上建议单位名称;三是采用文章标题写法。(2)称谓:即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。(3)正文:一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等;主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。(4)落款:写建议者个人、集体或单位名称,并注明年月日。

  ②★建议的写作要求:1)把握分寸要适度 2)所列内容要具体 3)表述语言要精练

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