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自考“中外秘书比较”串讲笔记六

2007-04-11 17:54   【 】【我要纠错

  第七章

  秘书参谋职能基础的异同

  一、相同相近之处

  1、领导者主事者对秘书参谋的需要,领导者主事者对秘书参谋的需要,一是适应不断发展变化环境的需要。秘书处于职能综合与信息综合的地位,因此,其参谋辅助活动,对领导者主事者具有不可替代的重要作用。二是承担责权压力的需要。三是科学决策的需要。

  2、秘书具有参谋辅助的便利条件

  中外秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件。具体体现,一是秘书处于组织管理的中介位置。二是秘书处于信息枢纽位置,便于在信息输入、转换、输出的运作中,发挥参谋辅助作用。三是秘书工作具有综合职能的优势,便于站在领导工作需要及全局的高度,发挥参谋辅助作用。四是秘书具有近身沟通的便利,更有利于发挥参谋辅助作用。中外秘书工作者在其领导者主事者身边工作,中国和西方国家秘书参谋辅助职能基础的相同和相近之处,是秘书工作近身综合辅助的基本特征所决定的。由于秘书具有这种基本特征,其参谋辅助作用才具有其他人员所不可替代的特点。秘书参谋辅助职能的强化,是由于领导工作近身综合性参谋辅助需要的增强和秘书参谋辅助能力的提高两个方面的因素所决定的。

  二、不同之处

  1、参谋辅助环境的差异

  2、参谋辅助功利目标的差异

  功利目标决定着参谋辅助活动的总体方向,这就使西方社会秘书参谋辅助在领导的导向和秘书的价值取向上都是以个人私利为依归。

  3、参谋辅助能量的差异

  有领导者的信任程度、秘书的参谋智能及信息拥有量和秘书参谋辅助的主动程度。一是就领导者的信任程度而言,中国与西方领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书。二是就秘书的参谋智能而言,中国与西方的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。三是在秘书参谋辅助的主动性上,西方秘书人员提出参谋建议,大多要考虑上司的态度。

  秘书参谋职能体现的异同

  1、 参谋辅助的体现形式相近,秘书体现参谋辅助职能形式的多样性和内容的综合性。

  2、 参谋辅助效果的制约因素相近。第一是参谋辅助效果的间接性。一是要经过领导决策的选择。秘书的参谋建议方案对管理思维而言,秘书的参谋辅助都要受到领导者的制约,这是秘书工作的辅助性特征所决定的。二是要受到执行实践的选择。三是受到具体条件的限制。第二是参谋辅助效果体现的机遇性。中外秘书都要在参谋辅助活动中发现和利用机遇。一是善于发现和利用组织管理活动需要造成的机遇。二是善于发现各种异常现象、偏差或失误,找出这些问题存在的原因、危害性以及有关对策建议。三是关注领导者注意力造成的机遇。四是理解和体察领导者的心理情绪及其变化,从理论上讲,作为高素质的领导者任何情况下,对来自各方面的意见或建议,都应该认真倾听,理智选择,按需要和可能采纳。

  3、参谋辅助多种价值性相似。一是实际效益价值。二是衍生价值。当秘书提出的参谋建议没有被采纳,领导者采用的是相反或完全不同的方案,经过实践证明,领导者采用的方案的错误的,而秘书的参谋建议是正确的。这种情况下,秘书的参谋辅助虽然没有取得实际的效益,但却有衍生价值。三是参考价值。四是沟通价值。秘书的参谋辅助无论是否被采纳或采纳的程度如何,都能加强秘书与其领导间的信任,促进主辅配合更为默契。通过这种信息沟通和思想交流。五是负面价值。

  不同之处,1、参谋辅助层次区别差异:一是体现在高层秘书的参谋辅助上。在西方国家,如英国,设有“国务秘书”。国务院书名为秘书,实为部长级官员。大多以“研究室主任”“办公室主任”、“秘书长”、“副秘书长”命名。中国政府的秘书长职级高于各部部长,主要职能是对政常日常事务进行综合协调管理,其参谋辅助主要是对政府最高决策层的综合性参谋辅助。二是中层秘书辅助上的差异。在西方国家如英国,中层秘书分行政级和执行级两类。执行级的职责是对次要的提案进行初步的审查分析,解决和处理行政事务中可能出现的一般问题。三是低层秘书参谋辅助上的差异。

  2、参谋辅助运作上的差异

  中外秘书参谋辅助活动运作上的差异,一是体现在对重大决策参谋辅助的程度上。在中国,在制定重大决策前,秘书一般要协助领导者进行深入地调查研究,全面地收集信息。配合包括智囊团在内的各有关人员拟定可行方案。二是体现在参谋辅助的主动性上。三是体现在参谋辅助对群体智能开发的程度上。

  3、参谋辅助障碍上的差异

  补充日期: 2004-05-13 21:41:12

  3、参谋辅助障碍上的差异

  中外秘书参谋辅助活动都存在着一定的障碍,一是体现在管理体制上的障碍。主要指管理组织的结构、分配、运行制度和管理观念等。二是体现在领导人方面的障碍。三是体现在秘书方面的障碍。

  秘书参谋方式的异问

  一、相同相似这处

  1、对决策的参谋方式相似

  一是在领导决策前要作大量铺垫性参谋辅助。二是决策形式时要作有效的辅佐性参谋。三是在决策执行中要做全过程的参谋辅助。

  2、把握参谋时机的方式相似

  一是跟踪把握参谋时机的方式相似。有利于领导活动全过程的有序性、有效性和规范性;也有利于秘书在领导活动全过程中,全面地发挥参谋辅助作用。二是重点把握参谋时机的方式相似。中外秘书参谋辅助,重点把握参谋时机的方式,有利于适应和满足领导者对参谋辅助的需求,有利于秘书参谋辅助活动的针对性和有效性。三是预测把握参谋时机的方式相似。

  3、提供参谋辅助的沟通方式相似。

  一是咨询方式。二是进速方式。三是探索式,即针对要解决的某一难题,组织有目的、有计划的群体探索,广泛地征求意见或建议。采用这种方式,能集中开发群体智能。

  4、提出参谋辅助的思维方式有相似之处

  中外秘书参谋辅助的思维方式是多种多样的,其中相似之处有以下几个方面:

  一是比较式。二是补充完善式。补充完善式参谋辅助是在不改变原有目标和总体构想基础上的参谋辅助,秘书在草拟文稿、办理文件等过程中,经常运用的这种方式。三是诊断式,即秘书协助领导分析组织管理运转状况,找出存在的问题,分析造成此问题的原因,提出相应的对策,或者针对已经出现的不正常的现象,找出产生这种现象的关键要素,提出改进的措施。多维思维式参谋辅助,不仅能使秘书参谋辅助更具活力。更有利于拓展思路,补充疏漏,论证其决策意向的科学可行性。

  二、不同之处:

  1、秘书参谋辅助与事务服务结合的差异,秘书的参谋辅助与事务服务紧密结合,以充分发挥近身综合辅助的职能作用。

  3、 秘书参谋辅助活动层次上的差异,主要是在对决策层决策和执行进行补充完善的参谋制度,大多采用的是跟踪式参谋辅助和随机式参谋辅助。

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