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自考“中外秘书比较”串讲笔记十二

2007-04-11 18:04   【 】【我要纠错

  第十三章

  我国秘书人员的素质标准体系全面、系统,要求偏于理想化,有浓重的政治色彩,特别强调秘书活动的规范性、整体性。这也与我国秘书工作的政治性强的基本特征是一致的。

  西方秘书素质标准与秘书工作实务更为紧密,立足于“实际如此”。

  中外秘书素质标准的融合

  我国秘书素质与国际接轨,应注重以下方面:一是面对我国秘书理论与实践的实际,具体分析哪些是我国秘书文化中的民族性精华,哪些已不适应现代秘书工作实际或不符号国际交往的要求。把诸如守职守纪、敬业安分、务实求真、诚恳友善、直言劝谏、自强自重等良好的素质传统继承发扬,把那些过高的要求或脱离实际的东西加以摒弃;二是针对我国国际交往的现实需要和未来发展的要求,借鉴西方发达国家的秘书素质体系,吸取其合理部分和国际交往惯例,国际合作与交流的有关法规、要求及礼仪,文电往来,会谈、会见程序方法和交际艺术等,纳入和充实到我国现有的秘书业务技能和素质系统中去;三是根据现代管理和办公自动化的需要,加强我国秘书人员的知识素质、能力结构;四是随着管理实践的发展和现代领导对秘书辅助需要的变化,不断有针对性地调整和强化我国秘书人员的素质结构,动态调整和制定新的素质标准,使秘书的素质标准更加贴近不断发展的秘书工作实践,并在实践中发挥重要的指导作用。

  秘书素质标准是对秘书活动主体提出的知识、能力、气质、人格、作风等方面的要求,是秘书生活主体主观方面素质的标准化反映。它必须与秘书活动客体——秘书工作和秘书活动环境形成有机契合,符合秘书工作和秘书活动环境的需要,并随秘书工作和秘书环境的发展而调整、发展。

  二、人才选用标准的异同

  文字处理能力、综合办公室能力是各国选用秘书的共同要求。美国《韦氏秘书手册》在谈到“基本能力和必备知识”时指出,“秘书是所有行业中第一流的文字处理能手。流畅的语言,对秘书来说,不仅在转述上同等重要。能够娴熟使用电话,给其他雇员以清晰的指示”。“准确无误地撰拟和处理信函,从容优雅地会见宾客和陌生人”。

  美国国家秘书协会(现在称“国际专职秘书协会”)设立了“秘书专业证书”(CPS)项目,由专门学校主持考试并发给证书。考试合格者,可以获得行政管理专业证书,可在信头或自己署名后缀C.A.MP字样。

  中法高级秘书培养的异同:

  在法国,已故总统戴高乐尽管是行伍出身,但它深知一个高效的“文官政府”对长治久安的重要性,而高质量的秘书人才,又是政府运转中不可缺少的关键组成部分。由于秘书工作很少有人一辈子干到底,而有很大的流动性,所以他考虑到建立一种有竞争性的教育体制,形成“秘书——文官——中高级官员”一体化的干部培养模式。1945年10月,担任法国临时政府主席的戴高乐将军签署了一项法令,筹办法国国立行政学院。其宗旨是:全力培养从秘书做起的国家管理人才。具体的目标则是,培养出一批优秀的领导人才,建立科学的、富有活力的培养程序,摒弃法国历来的行政机构愚腐、官僚习气严重的弊端,达到在国家行政管理机构中树立新风尚、新秩序的目的。

  相比而言,我国对培养一般秘书人才与培养高级秘书人才没有区别开来,是起点较低,数量较大的培养模式。高级秘书人才要从一般秘书人员或其他工作人员中择优挑选。这样的培养模式,注重了从实践中选拔高级秘书人才,但周期较长,而且没有形成对高级秘书人才进行专门化培养的体制。因此,物色年轻的、受过专门职业训练的高级秘书人才比较困难。

  法国国立行政学院培养高级秘书人才是高起点、小批量的培养模式,是以专门培养高级秘书进而择扰培养中高级行政官员为目的的。这种培养模式,把培养一般秘书人才与培养高级秘书人才区分开来,有利于培养更年轻的高级秘书,这比较符合秘书的职业特点;同时,这种“秘书——文官——中官级官员”一体化的培养模式,合理利用了秘书是领导的近身助手,参与领导实践活动比较多,便于学习领导工作方法、领导艺术和形成全面思考问题、进行决策、指挥等领导科学知识的职业优势。这种教育模式,对培养优秀的中高级年轻官员,是有积极意义的。

  法国国立行政学院的教学与其他高校不同。该校在第一年不在课堂上课,而把学生分派到各级行政机构去担任见习行政人员。大多是到省市行政区去担任省长、市长的“见习办公室主任”,个别人还可以担任驻外大使的“见习秘书”。学生担任“见习行政人员”有职有权,甚至在上司不在时,有权处理公务,可以主持一般的“公民接待”,也可以根据有关规定签署某种法令、法定。学生学习有法律给予的保障。实习的导师就是实习所在单位的最高官员,学院不另派教师指导。这样“真刀真枪”的实习之后,每人交一篇实习论文,不准空谈理论,只能总结一年中遇到哪些重要问题以及加何处理,再从法律、政治、经济等角度,升华到理论,进行高度概括。在校上课期间,这些论文进行广泛地交流,从专业知识的角度,进行深入地研究。这种独特的教学方法,真正遵循了“实践——理论——实践”的原则,学习的知识扎实,动手能力和理论水平能够使学生在在校期间得到有效的提高,符合应用学科的教学特点,能在较短的时间内培养出高级秘书人才。

  我国秘书专业的毕业生,大多要从一般办事员干起。一是因他们大部分尚不具备干重要秘书工作的实际能力;二是因为“论资排辈”的传统的困扰。

  总体来说,法国国立行政学院对“秘书——文官——中高级官员”培养一体化的思路,对优秀青年进行专门教育的体制,理论密切联系实际的教学方式等,有很多是值得我们借鉴的东西。这不仅对秘书人才培养分出层次,以满足不同管理级别的需要,而且为高级秘书人才和中高级行政官员的年轻化,找到了一条有效的途径。这对我国高级秘书人才和各级管理人才年轻化问题,在培养教育模式方面是有参考价值的。

  中德外事秘书培养的异同:

  随着德国经济、科技实力的迅速提高,其职业教育已从“工艺型”、“技能型”向“高科技脑力型”方向发展。德国公民已开始逐渐脱离笨重体力劳动的行列,培养“白领阶层”的“欧洲秘书”成为该国解决女青年就业问题的一个重要手段。他们从1985年就开始着手运作,说服文科中学(相当于我国的重点中学)高中毕业的女学生及家长,改变报考一般大学的打算,进入大学附设的“欧洲秘书”培训班,进行两到两年半的职业培训。

  比较之下,中德两国外事秘书人才培养目标均与本国的发展战略紧密联系在一起。我国外事秘书人才教育由培养为政治和行政服务的党政机关外事秘书,逐渐转向为经济和管理服务的企业外事秘书;而德国则从培养为本国社会各阶层服务的秘书逐渐转向培养欧洲通用型秘书和驻外企业秘书。

  德国“欧洲秘书培训班”在教学中引进了择扰,淘汰的竞争机制。他们把整个培训时间划分为三个阶段。第一阶段为半年,培养掌握一般秘书工作知识、技能,严加考核,不允许补考。不合格者,一律淘汰,失去继续深造和出国求职的机会,但可在国内低层次秘书工作岗位去谋求就业。第二阶段是“欧洲秘书预备班”,时间为一年,强化训练英、法及其他欧共体用语言,同时学习德语文书,信函处理技术、办公自动化设备使用技术等。学习结束后,由全德“欧洲秘书协会”及“国际贸易协会”两方面联合考核,发给证书,过关者进入第三阶段,也就是“欧洲秘书强化班”,又称“外语秘书班”学习。被第二阶段淘汰者,发给“普通秘书”证书,可在国内就业或在国外自谋职业。进入“欧洲秘书强化班”,也就是第三阶段后,再学习一年时间,主要课程学习欧共体各国的经贸用语、日常会话及历史、文化、民俗、世情方面的基本知识,同时以西班牙语作为第三外语强化训练,达到要求经考核合格者,发给国家认可和欧共体各国承认的“欧洲秘书证书”,可在欧共体各国顺利就业。

  德国欧洲秘书教育除了分三阶段培养的择优外,在开设课程上也很有特色。对作为“选修课”的实践性技术操作课程,如速记、打字、办公计算机程序处理以及外语的口语、笔译却格外重视,每门选修课都有确定指标,速记每分钟最少达到120个音节,打字每分钟200-220键。在语言能力上,英语要求学习了7年以上的证书,法语要求有学习了5年以下的证书,加上德语,可以说“初通三国语言”才能进入“欧洲秘书培训班”。进校以后,对外语采取缺啥补啥,进行强化训练,要求英语或法语的口述同步打字,每分钟不得少于150键才能过关。

  德国“欧洲秘书培训班”招生对象是“清一色的女生”,符合“秘书职业女性化”的新趋势。

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