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自考“中外秘书比较”串讲笔记十三

2007-04-11 18:05   【 】【我要纠错

  第十四章

  中美秘书工作比较

  秘书是为领导工作服务的,在决策与执行期间上传下达,处理文书档案和行政事务等基本内涵是相同的。但从管理实践中起到的作用来看,也存在着差异。我国偏重于综合性公务服务,美国则强调“起到行政助理作用”,并明确提出“秘书实际上处于负责人的地位”,并要“委派更多的责任”和“要授予更多的执行权力”。可见,两国秘书在管理系统中的地位与权责是有差异的。我国实行集体领导制,主要领导者周围有数目不少的副职领导和各位职能负责人。秘书只是领导群体的综合性公务服务人员。而美国管理组织中主要领导人的权力比较集中,其秘书人员大多只对主要领导人个人负责。由此,秘书往往为其领导分担执行性管理事务和被授予部分责任和权力。中美秘书的这种差异,正在缩小。随我国机构改革,不少组织减少了副职,由秘书承担起“行政助理”的任务。

  中美秘书职能差异的历史渊源与现实基础

  我国现代秘书理论与实践是由我国古代政权机构中的官僚和吏员办文办事、辅助统治者的秘书性活动的经验和理论发端的。我国20世纪80年代初兴起的当代秘书学则是以党政机关秘书工作为主要研究对象逐步形成发展的。秘书性活动以撰制与办理文书档案、辅佐最高统治者为主要标志。古代秘书史上记载的秘书性人物,大多是有一定权力和职位的官吏,其秘书性活动与封建国务管理密不可分。

  美国现代秘书工作及其理论,可以说形成于19世纪末20世纪初兴起的科学管理,是大机器生产发展到一定程度,公司经理们对纷繁的管理事务难以独胜其劳迫切需要近身助手的产物,秘书是商品经济发展到一定阶段为弥补管理者精力、智能和时间等方面的不足而专设的综合辅助性办公人员。

  通过比较分析,可以说,由于我国秘书工作及其理论带有治世理政的严密性、规范性和承继性,美国秘书工作及其理论带有与经营管理相适应的多样性、效率性和机变性。

  中英秘书工作比较:

  英国“秘书”的含义有三个层次:一是主事者身边公务服务人员和办事助手;二是非盈利社团中义务操办日常事务的负责人;三是政府官员。由于历史背景和社会发展道路的不同,我国古代秘书官吏向现代秘书演化也与英国有所不同。首先,我国古代秘书官吏没有能与英国对那样同步三个方面的演化,而最先发展的是公务组织机关领导人的助手——公职秘书,也就是党政机关、企事业单位的秘书。

  英国国家系统的“秘书”,是国家管理系统的一种职位,按其政府人事行政管理制度,分为两类:一类是政务官、一类是事务官。前者指名为秘书,实为部长或官员。后者指行政执行层次的官员,包括政务部以下的各级官员,其任务是按政府决策处理日常公务,这些事务是职业化、常任制的,不与内阁共进退,在政府各部的政务官员,即部长(国家秘书)的领导下执行日常行政管理事务。这些普通行政人员分为四级:一是行政级,包括次长、司长、副司长、助理司长、科学等,其职责是辅助部长和协助领导机关制订、草拟政策法令,联系操办和协调各级行政事务,负责机关内行政人员的考核与监督;二是执行级。这是指中下层干部,其职责是对次要的提案进行初步审查分级。这是指中下层干部,其职责是对次要的提案进行初步审查分析,解决和处理行政公务中可能出现的问题,主持次要工作的进行等等;三是文书或办事员级,主要任务是按一定法规、指示处理具体事务,按照具体格式准确记录、回答问题及统计资料;四是打字、资料和计算机操作级。这一类大多是雇佣的女性工作人员,主要从事抄写、打字、计算机统计、接电话等工作。

  比较之下,英国的常务秘书在某些方面相当于我国的秘书长的职权,在决策中发挥信息综合和运筹策划作用,但我国秘书长不是常任制的,往往和行政首长一样换届更替。从保持行政的连续性和政策的承继性来看,英国的常务秘书能起到特殊的作用。

  日本秘书工作更多的是个体秘书活动方式,虽然也有综合性办公部门,但日本秘书著作大多论述的是秘书个体活动。

  中苏秘书工作机构的异同:苏联大机关设“办公厅”,中国大型机关也设办公厅,不同的是我国的办公厅一般设有“调研处”或“政策研究室”,近几年又设了“信息处”、“公关接待处”等机构。

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