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自考“中外秘书比较”串讲笔记十四

2007-04-11 18:07   【 】【我要纠错

  第十五章

  中外墓室收集处理管理信息的异同

  收集相同管理信息,是中外秘书的共同任务。我国与外国秘书特别是西方秘书特别是西方秘书处理信息的相同相近之处具体体现在以下方面:

  ①理论依据的相同之处。中国和西方秘书信息工作,都是依据现代信息论、系统论、控制论等现代科学原理。各国秘书工作中,都十分重视信息的客观真实性、时效性、目的性、可传递性、共享性等特征;注重各类管理信息的政策性、机密性、系统性、动态发展性等,以便科学合理地为领导工作服务。

  ②基本性质的相近之处。因此,秘书信息工作一是具有服务性。二是从属性。三是广泛性。四是综合性。五是时效性。

  ③基本环节的相近之处。中外秘书信息工作都有信息的收集整理、传递、反馈、存储和提供利用等基本环节。

  ④基本方法的相近之处。一是反映在信息工作各环节的操作方法有相近之处。二是反映在获取信息的方法上。中外秘书都注重借助各种信息网络获取信息。三是反映在信息综合分析的方法上。中外秘书在信息综合分析中,都注重分类分析和综合归纳,注重运用系统分析法、逻辑分析法、动态分析法、纵向比较分析法、横向比较分析法、计划完成程度分析、静态平均数分析、数据预测方法、平均发展速度规则法、指数平滑法、季节预测法、专家意见法等分析研究方法。四是反映在信息处理的基本手段上。中外秘书信息工作中,都注重了运用以电子计算机为中心的现代信息系统。

  蹲点调查是颇有中国特色的一种调查方式。这种调查不仅有利于深入具体地了解到可靠的一手材料,而且有利于密切干部与群众的关系培养调查者的吃苦耐劳精神。

  西方国家秘书在运用调查手段获取信息时,往往侧重于运用民意测验即问卷调查方式。调查者根据调查目的和要求设计调查问卷或调查表,发给被调查者填写,然后根据收回的调查问卷或调查表,进行统计、分析。

  中外秘书协调的地位相近。中外秘书都是其领导者身边的综合辅助者,秘书协调都处于辅助地位。无论处理哪一方面的协调事务,秘书都不能自作主张地采用发号施令的方式,秘书没有法定的指挥权力。因此,秘书协调往往是在领导授权的范围内进行,往往是向协调对象进行信息沟通、理性说服,以消除或缓解矛盾纠纷,恢复协调状态。中外秘书协调都带有非权力支配性特征。中外秘书工作的职能范围相当广泛,既有自身的业务工作,又有领导人交办的事项;既有组织内部的办公、办会、办事等活动,又要与组织外部各相关方面联系与沟通,一旦遇到失调现象,都要根据组织利益目标和领导意图进行协调。秘书的具体工作职责中大多没有具体规定其协调的范围,但若遇到有关失调现象,都要根据领导工作的需要尽到自己的协调责任。中外秘书协调都具有非职责限定性。

  中外秘书协调的地位差异之处

  协调依据的差异之处。中外秘书协调都要以组织利益目标和领导意图为依据。而我国秘书协调过程中,还要充分地把握政策法规依据、组织原则依据、纪律规范依据等。在不超越和违背法纪规范依据的前提下,才能将原则性与灵活性结合起来,因此,我国秘书协调对重大问题的协调,强调在领导者授权后并在领导的指导下进行,强调协调者必须提高政策法规水平,强调秘书协调中工作行为的规范性。

  西方国家社会管理中也注重依法管理,但政府对经济和管理事务仅在宏观调控方面比较注重,在微观方面干预比较少的情况下,秘书协调更具灵活性。美国和西欧的秘书人员,在领导不在时,可以相机处理比较重要的事务,可以协调一些比较重要的矛盾和问题。秘书在领导不在场的情况下,秘书按领导一贯的工作方式和思路代表领导进行协调,被认为是秘书展现才干、取得领导者赏识的极好机会。日本在这方面则控制较为严格,未经领导人认可秘书不得擅自处理和协调问题。

  西方国家秘书协调,更侧重于使用电话、接待来访者以及处理人际关系方面的协调。

  中外秘书协调领导安排一般要遵循以下原则:一是必须围绕领导工作中心,突出重点。领导人的工作在不同时期、不同阶段,有不同的工作中心和重点。二是必须建立有关制度,做到领导日程安排规范化。也就是要根据领导人的分工范围,明确规定哪一类公务活动应该由哪些领导人参加,哪些公务活动不安排领导人参加,避免出现随意性。三是必须注重实施。要避免和克服形式主义,避免一般性活动过多面分散领导精力,干扰领导人的主要工作。四是必须征求领导人的意见,并由领导人最后审定,决不能由秘书及秘书部门包办代替。

  在我国,领导人活动安排中,特别强调整个领导成员活动安排的协调有序性。要保持领导成员之间的沟通不能中断;要保持机关日常事务有领导成员主持;要尽可能保持领导成员的办公会议全额到会等等。西方国家领导人活动安排,虽然也比较注重上述方面,便更强调领导人活动的灵活性。如日本公司的总经理要外出参加社会公共活动,公司的会议就必须延期,这样一来,有关部门或出席会议的其他负责人的活动安排也必须作相应的更改。

  中外授权方式的相近之处。中外秘书完成领导交办事项,一般都要经过领导人授权。其相近之处:一是确定性授权,即领导人将任务的内容、处理的目的、要求、步骤和办法都在授权时明确地向秘书指出,秘书只要按照领导人的明确指示去办理,就能完成领导交办的事项。如果秘书在完成任务的过程中需要对领导指示进行调整和改变,必须向领导请示,在得到领导的认可后才能调整,不能擅自做主。二是弹性授权,即领导人指出授权范围、处理原则;而具体的处理程序和处理办法,由秘书人员自行处理。这是对有一定工作能力和经验的秘书采用的授权方式,秘书必须具有一定灵活便通能力并能准确把握处理问题的原则。三是不确定授权,即领导人只指出要解决的问题,让秘书全权去处理。在处理问题的原则,使用权力的大小、处理程序和具体办法上,领导人都不作规定,由秘书人员自行做主,领导人只要求问题得到圆满的解决。这种授权方式是领导人对其秘书工作能力、忠诚程度高度信任的体现。秘书在处理这类事务时更要全身心地投入、高度认真负责、周密仔细地去圆满地完成工作任务,决不能辜负领导人的信任和希望。

  无论是确定性授权,还是弹性授权和不确定性授权,都是针对具体工作任务而委授的一次性代行权力。特定的交办任务完成之后,这种委授的权力就自行消失,若再次遇到同类问题,未经领导人授权,秘书不得自行处理。这是对秘书的临时授予代行领导权与职能分工的权力分配的根本区别。

  中外对秘书劳动成果认定和激励的异同

  相同相近之处①影响秘书劳动成果的要素相近。秘书劳动成果的价值,要受其主观因素的制约。秘书的个人素质、工作作风、技术水平、责任感和敬业精神等主观因素对秘书劳动成果的价值大小起着关键性作用。而领导的信赖程度、工作指派的合理程度、各方面合作配合程度、组织气候和人际关系状况等客观环境条件,对秘书劳动成果的影响,特别是领导人信赖程度的影响,比其他职业要大得多。由于秘书的职业特点,社会关系方面的软件环境影响,要比物质的硬件环境影响更大。

  从职能地位来看,中外秘书处于领导工作的辅助地位。而辅助地位上有广泛的领域和多级层次。若秘书个人素质好,知识全面,能力较强,能取得领导的信赖,秘书作为近身辅助者,不仅能协助领导者处理重要的公务,独当一面地完成领导交办的事务,在日常工作中为领导代劳,而且能为领导出谋划策,注重大决策中发挥智囊作用。

  从职能范围来看,秘书总体上是为领导工作服务,领导工作需要他做什么就做什么,而领导者对秘书工作的指派往往根据其对秘书的信任程序和对秘书能力的评价来决定。在领导信任程度高、秘书能力强的情况,秘书公务辅助工作范围可以与领导活动的范围相契合;

  从取得劳动成果的方式来看。由于秘书工作对领导工作的从属单位,和秘书部门处于决策层与执行层的中介位置,其劳动成果对客观软环境条件的依赖性要大于其职能工作。

  ②秘书劳动成果难以准确测定的相似这处。笼统地说,领导的劳动成果越大,其中蕴含的秘书的劳动成果也越大;领导的劳动成果小,蕴含在其中的秘书的有效劳动成果也小;但是,具体在领导劳动成果中秘书劳动成果占多大份额,千差万别,是很难测定出来的。

  ③秘书获取劳动成果的途径和客观效应的相似心之外。中外秘书获取有效的劳动成果有多种途径。按工作内容分,可从参谋建议、协助管理和事务服务三种途径取得劳动成果。在实践中,秘书有很多向领导提供有价值的参谋建议的机会,而且其参谋建议比其他工作人员更有针对性、全面性和综合性,更为及时和准确。这是因为秘书贴近领导,有共同的实践基础,了解领导的需要。秘书参谋建议的内容广泛,能产生多种效应。

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