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自学考试“外国秘书工作概况”笔记(八)

2007-03-05 16:14   【 】【我要纠错

  第八章

  第一节

  一、英国秘书工作的历史发展

  伊丽莎白女王于公元1578年正式设立国家公文馆,用来保存王朝的重要文件,包括对外政策和殖民活动的文件档案。

  公元1838年8月14日,英国议会通过了一个公共档案法,从此英国文件档案管理纳入法制管理。

  二、英国中央国家机关秘书机构

  1.英国内阁办公厅(由内阁秘书处发展演变而来)

  下设机构﹕

  一是内阁秘书处;

  二是中央统计局,负责收集和分析统计资料,供制定政策使用,并对政府的统计工作进行协调;

  三是史料组,负责编写官方史料;

  四是政府的主管科学的官员,负责对科学政策提供意见;

  五是管理和人事局,负责文官的管理、培训、录用等工作;

  2.英国枢密院秘书机构

  英国枢密院是其法律上的最高政府机构

  英王为了加强统治,设立了御前会议(亦称咨政院)供其咨询,并协助办理一切立法、司法和行政事务。

  枢密院的主要活动是颁发公告和发布命令。

  3.英联邦及其秘书机构

  第二节

  一、英国秘书在管理机构中的地位

  1.制造业贸易业盈利机构中的秘书

  2.服务业盈利机构中的秘书

  3.非盈利机构中的秘书

  4.秘书在管理机构中的地位

  二、英国秘书的职能

  总体来说,英国秘书的基本职能是充当各级各类机构的领导者或主事者身边的助手,为领导者和主事者提供沟通联络、处理文书会务和办理日常事务方面的服务。

  1.信息沟通

  一是负责处理邮政业务

  二是负责通讯业务

  三是负责掌握利用各种信息源,善于运用各种工具获取领导者和主事者所需要的信息;

  四是负责办理通信事务

  2.处理文件资料

  一是负责信件的处理

  二是负责文书撰拟

  三是负责处理和保管档案资料

  四是统计和整理各种情况、资料、数据并绘制成各种图表。

  3.办理日常公务

  一是来客接待

  二是领导者和主事者外出旅行安排

  三是操办会议事务

  四是管理和使用办公设备和用品

  五是处理有关办公室雇员的健康、安全、保卫事宜;

  4.财务辅助

  一是处理商业单据

  二是受领导者和主事者委托,海外邮政及国际支付、转帐结算、开据支票、信用汇总,信用卡支付等手续;

  三是代理领导者和主事者办理个人所得税手续和有关保险手续;

  四是代领导者和主事者保管出差、公务活动的现金及代领工资等事宜。

  三、英国秘书的作用

  执行秘书的作用﹕秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解,他能够替上司分担很多工作,他能作出决定,发出指示并在作生意的场合代表他的上司。

  要发挥这样的作用,一是要上司的充分信任;二是要秘书的忠诚可靠;三是要在上司授权的范围内行事;

  秘书是联络员、协调人、事务组织者、上司的代表者的作用。

  四、英国秘书与上司的关系

  英国秘书要与其上司建立和保持这种融洽的合作伙伴关系,必须注重以下方面﹕

  一是必须保证所有的公共事务都处理的没有差错,使上司放心,使上司相信他的工作主动性和工作能力;

  二是必须能圆满地处理各种询问电话,使上司相信其在办公室内处理的所有问题都能保密;

  三是必须向上司传达报表、流水帐等重要数据,使上司不用费力查询就能把握全局情况;

  四是必须坚守岗位,能够妥善处理紧急情况和突然发生的事件,使上司对其负责精神和应变能力感到满意;

  五是必须在上司外出期间自觉、主动地尽职尽责,使上司不在时对日常公务和有关管理问题放心;

  六是必须在言行举止和工作效率上高标准地严格要求自己,是上司以有此精明干练、文明、高雅的秘书为荣;

  七是必须细心周密地办好上司需要办理的一切琐事,包括上司应赠送给别人的鲜花和贺卡,秘书都要做好准备,使上司在作中避免疏漏等。

  五、英国秘书与同事的关系

  一是必须知道并尊重每一个经理人员、每一个同事的作用,通过与所有同事全面有效的合作,为上司及其机构作出更大的贡献,合作与尊重是秘书与同事建立和保持良好关系的基础;

  二是要创造愉快而和谐的工作环境;

  三是要在与同事交谈中不要夸夸其谈、哗众取宠,要谦虚谨慎,严守机密,不加入闲聊和说是道非,避免浪费宝贵的办公时间;

  四是在有个人抱怨和感到委屈时,秘书可向上司申诉和说明,但不能在同事中发泄不满情绪;

  五是要热情帮助和指导刚参加工作的年轻同事,从思想方法、工作技能、业务知识、工作作风与态度等多方面促进青年同事迅速成长,并以身作则,为他们作出榜样;

  第三节

  一、英国秘书的文书处理

  1.公文撰拟

  英国商务书信有两个主要作用﹕一是提供通讯双方交流途径;二是保存交往记录。

  撰拟报告必须准确、清楚、简明而且符合逻辑,要没有废话或无关的细节。

  2.公文处理

  收到公文的处理P221

  二、英国档案工作

  19世纪60年代,英国政府开始把分散的档案集中管理,主要集中的是历史档案和公文档案。

  英国秘书工作中开展档案工作的目的﹕一是为了整齐完整安全地保存往来函件和文件;二是为了能够迅速、简便地查询到所需的文件中所记载的有关内容。

  1.档案处理方式的选择

  选择档案处理方式,一是要使用简便;二是要存放有序;三是存放时必须考虑往来函件的大小、数量和性质,有序地排列;四是文件档案存放的空间要适当,不能多占空间。

  文书档案可建立集中立档式或分部门立檔式。

  2.立档分类的方法

  (1)字母表顺序排列法

  (2)分专题排列法

  (3)按地区排列法

  (4)数字排列法

  (5)按日期排列法

  3.档案存放系统

  (1)立式存放

  (2)侧式存放

  (3)计划和图纸的存放

  (4)箱盒式存放

  (5)近期件的存放

  (6)缩微摄影存放

  4.电子存储系统

  5.空位案卷

  6.显露式存放法

  (1)显露式卡片档案存放法

  (2)显露式活页档案存放法

  7.档案管理的基本原则

  (1)要整洁而有条理地立卷

  (2)要确保文件材料存放在正确的案卷里

  (3)要将案卷中的文件按日期顺序正确排列

  (4)要避免文件组成的案卷又厚又重

  (5)不要从案卷夹中取出某一文件

  (6)当某一方面的文件材料不足单独立卷时,将其归入“杂类”卷

  (7)如果某一案卷被暂时取出使用,填写一张空位标签或卡片放在该案卷存放的位置

  (8)在案卷封面或索引卡上写出适当的参照查阅的案卷标题等

  8.文件分类

  第四节

  一、领导者公务服务

  1.领导者公务旅行的安排

  2.领导工作日程的安排

  3.为领导提供财务辅助

  (1)协助处理商业单据

  (2)负责领导活动中的经费支付

  (3)代理有关财务事务

  4.办理领导人交办的事务

  秘书办理其领导人交办的事务,一是要全面地,正确地领会领导的意图;二是要站在全局的高度,以领导者的视角来看问题;三是要客观公正,精细认真,一定要不折不扣地,圆满地完成领导交办的各项任务。

  二、为日常办公服务

  1.筹备会议

  英国秘书筹办会议工作大体有以下内容﹕

  (1)根据领导指示拟订会务工作计划,全面、周密、有序地安排有关会务工作的细节

  (2)发出会议通知

  (3)与领导者商议会议议事日程

  (4)要安排发言的顺序

  (5)要收集整理有关修正案的提议,并及时提供给大会主席,通过提案附议,按惯例交会议讨论表决;

  (6)记录出席人数,记录有关表决时投票计票结果,并向大会公布;

  (7)要协助大会主席排除可能出现的干扰,以保证会议的正常进行。

  对于不公开的秘密会议,秘书要协助领导者注重以下事项﹕P234

  会议记录写法上的要求,一是要准确;二是要简洁;三是要清楚;

  2.接待事务

  3.公务沟通事务

  (1)邮政业务处理

  (2)电话业务处理

  (3)电传机的使用

  4.办公设备用品管理

  第五节

  一、英国秘书的品质要求

  1.商业品质﹕指适应公司经营管理需要的秘书工作知识和技能

  (1)秘书工作技巧,要有高标准的速记、打字技能,能够尽到秘书的职责,具有高明的社交技巧;

  (2)具有良好的组织才能;

  (3)讲究效率,具有强烈的责任感、工作可靠,随时准备承担责任,接受领导授权给他的工作,对日常的纷繁的公务能够仔细、周密、尽职尽责地完成;

  (4)能准确地把握工作权限,在其授权范围内,能够积极主动地完成各项工作任务,无需等待领导者的具体指示;

  (5)具有高明的交际艺术,在回答询问、接待来访者和接电话等工作中,善于同不同身份的人打交道,善于取得他们的理解、合作与好感,使人们对公司产生良好的印象;

  (6)具有保密意思,在工作和谈话中严守公司机密;

  (7)准时

  (8)要有预见性

  (9)要忠诚

  2.个人品质﹕指秘书在职业活动中的行为和表现,要符合秘书职业要求;

  一是上班时要穿著入时,整洁大方;

  二是在接电话和接待客人时要举止文雅,平易近人,富有幽默感;

  三是要适应性强,乐于助人;

  四是要有广泛的兴趣,渴望从读书、看报中获取和增加知识,对领导者所从事的工作能主动积极地去学习和提供服务;

  五是讲礼貌,彬彬有礼,富有同情心,能得到周围的人的理解,支持和合作。

  二、英国秘书职业教育

  1.职业和技师教育委员会

  开展秘书专业的两年制专科教育。第一年主要学习人际交往,数字处理与会计,进行组织工作,文书技能,商业研究;第二年是数量与会计方法,商业管理,进行组织工作,秘书技能,秘书服务项目等。

  2.伦敦商业和工业局

  提供了三种不同水平的秘书考试﹕

  一是秘书学习证书﹕信函往来,商业背景,办公室工作,速记,打字或整理录音;

  二是私人秘书证书﹕通信往来,办公室组织机构和秘书工作程序,商业结构,速记,打字、整理录音、接受面世;

  三是私人和执行秘书毕业证书

  3.彼特门考试学院

  一是私人秘书证书

  二是高级秘书证书

  4.皇家文科学会﹕每年开展秘书单科考试并颁发单科证书和总的证书;

  考试内容﹕一是管理方面;二是通信联系;

  5.职业秘书学会

  6.谋求秘书职位应注意的事项

  7.参加面试

  8.准备上任

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