您的位置:自考365 > 复习指导 > 笔记串讲 > 文学 > 自学考试“外国秘书工作概况”笔记(一)

自学考试“外国秘书工作概况”笔记(一)

2007-03-05 14:10   【 】【我要纠错

  第一章绪论

  1.国际秘书联合会对秘书的界定;

  2.学习外国秘书工作概况的意义;

  第一节

  人类社会生活中的秘书

  一、政治生活中的秘书

  1.国家与秘书工作

  从某种意义上说,人类历史上的所有国家,在其施行统治的过程中,都有秘书性机构和秘书性人员,作为施行统治的重要工具之一。

  由此可见,在国家的组织体系中,秘书机构是各级各类国家机构中的组成部分;在国家施行统治的过程中,秘书工作是一个不可缺少的辅助环节;在国家公务人员队伍中,秘书是具有特殊辅助和服务职能的工作人员。

  2.政党与秘书工作

  从政党的特征和要素看,政纲的形成、修改及贯彻实施,都必须通过不同层次的党内会议,并形成当的文件传达到全体党员,这就需要党内秘书的办文、办会;特别是在党的各项活动中,秘书的办文、办会、办事及综合辅助活动,是传达党的政策方针,沟通党内外信息,协调党的活动,操办日常党务工作的不可缺少环节。

  从政党的功能和作业看,各政党在发挥其功能作业的运行中,各政党的秘书工作,均是其开展党务活动的重要环节;

  社会主义国家无产阶级政党在夺取政权的过程中,不管是党的领导机构,还是党的领导人物,在其教育党员,联系、发动、组织和领导人民群众的过程中,都要通过会议的形式,都要运用文件资料为工具,都需要党务秘书工作的辅助和服务。在取得政权后的社会主义建设发展中,秘书的办文、办会办事,以及收集处理信息,调查研究,综合协调,督促检查,提供参谋建议等职能活动,对执掌国家政权,对全社会施行政治,思想和组织领导,更能起到不可低估的作用。

  一个成数的有影响力的政党,必然有一套完备的高效的秘书系统。

  3.一般社会共众与秘书工作

  二、经济生活中的秘书

  1.经济决策中的秘书工作

  在决策前,秘书要收集处理信息资料,开展调研活动,要筹备为决策服务的调查会、研讨会、论证会、咨询会和决策会议,要准备各种文件资料;

  在决策中要作会议记录,要作决策中的服务工作,要把决策内容用文字准确系统地表达出来,并按法定的文件处理程序形成正式的公文;

  在决策后的贯彻实施中,秘书要调查了解实施情况并向领导者反馈执行信息,征求有关方面的意见,收集执行反映,为补充、修正、完善决策提供依据。当某项决策实施结束后,还有大量的总结评估工作需要秘书的辅助。

  可见,在各种经济决策的过程中,每一个环节都需要秘书工作的辅助和服务。为经济决策提供有效的辅助和服务,是经济领域里的秘书工作的首要任务。

  2.经济运行中的秘书工作

  3.经济变革调整中的秘书工作

  在经济变革调整中,任何高明的领导人都必须具有精明干练的秘书充当其参谋助手,必须通过秘书的办文办会办事、收集处理信息、综合协调等职能活动,使领导意图传导到千百万执行者,得到人民群众的理解和支持,形成强大的推动力量。这样变革调整才有可能取得成功。如果说领导层是核心,群众是决定性基础的话,秘书和秘书工作是不可缺少的纽带和中介环节。大凡经济变革调整的关键时期,领导机关和领导人对秘书的辅助需要更为强烈,秘书工作的重要性体现得也更为充分。

  三、科学文化领域中的秘书

  1.科学技术文化组织中的秘书机构

  任何国家的科技研究机构、管理机构、文化团体、学校,都有综合办公的秘书部门和秘书。秘书工作是这些机构维系日常公务有效运转的不可缺少的辅助环节。

  实践表明,综合性的秘书辅助和办公服务有利于优化科技文化的管理。

  2.科学技术文化发展中的秘书工作

  秘书的近身辅助和服务,不仅对科技文化管理是必不可少的,对科技文化活动主体(群体或个体)的积极辅助作业也是不可低估的。

  四、国际交往中的秘书

  在国际交往中,不仅大量会见、会谈、会商、签约需要秘书作筹备和辅助工作,而且在某种情况下秘书还可作为领导人的代表,从事国际交往活动。

  特别在国际交往的前期准备,后续保持联系和交往过程中的大量具体事务工作,都需要秘书的服务。为此,世界各国的不少管理机关都设有外事秘书机构和配有负责处理涉外事务的专职或兼职秘书。

  国际交往中充分发挥秘书工作的作用,有利于提高工作的质量和效率,有利于在事务安排、接待礼仪、文件准备、文字记录、宣传联系等方面,更加周密、归返,从而树立良好的形象。

  第二节

  一、领导的辅助者的产生

  1.平等推举的领导者与其辅助者

  2.世袭领导者及其辅助者

  国家与文字的出现是国家秘书性工作产生的基础和条件。

  这时期秘书性官僚与秘书性机构的辅助不同于前期,他是一种为少数统治阶级利益服务的,对权利主体——统治者的辅助;他与同一时期的一般官吏也有区别,他不是某个地域的统治或某个方面的管理,而是在国王和权臣身边辅助和参谋运筹,办理文书、操办日常政务方面的综合辅助;他与现代秘书辅助也有区别,他大多是以世袭制为选择辅助者的首要条件,其职位、职权及职责也随辅助的对象的统治地位的高低有着严格的等级规定。

  二、封建统治者及其辅助者

  封建时代统治者的辅助者,除了出现非贵族出身不是凭借世袭制登上仕途的新特点外,还有以下特点。

  1.辅助者的横向分工

  2.辅助者纵向层次出现

  3.私人秘书性辅助者的出现

  三、近现代领导者及其辅助者

  现代领导者指的是在领导活动中,具有一定职位、掌握一定职权、担负一定职责的个人或集团。

  现代秘书是秘书性辅助人员发展成为领导者近身办理日常事务即办文、办会、办事、沟通信息、协调关系、发挥参谋助手作用的综合辅助者。

  现代秘书特点﹕在位置上是近身辅助,不是相对分离的辅助;在范围上是对领导者行使履行职责的全面综合性辅助和服务,不是某一方面的专门职能的辅助;在过程上是对领导者各项领导活动全过程的跟踪辅助和服务,不是某一过程、某一阶段、某一环节的辅助和服务;在权利运用上是具有广泛的参与谋划和服务的职责,没有确定的某一方面的职能管理权。

  1.官员秘书是指以秘书命名的官员。

  官员秘书的特点﹕

  一是其职位、职权、职责都是按法定程序确定的;

  二是对其直接上司而言,他是辅助者,而对其下级而言,他是有确定管理权和指挥权的领导者;

  三是都有程度不同的综合协调的职能;

  四是在需要的情况下可以代表其领导受权处理其领导职权范围内的事务;

  2.秘书部门负责人是指各级政府办公厅、办公室、总统府、总理府办公厅、企事业单位的办公厅办公室负责人,秘书处长、秘书科长、秘书股(组)长,以及办公厅(室)内设机构的负责人。

  秘书部门负责人的素质要求﹕精明干练而又忠诚可靠,思维敏锐、善于组织协调。

  3.领导人的专职秘书

  领导人专职秘书的职责总体来说是对其领导人的领导工作全面提供辅助和服务,具体职责要根据具体领导人的具体需要而定。

  领导人的专职秘书的特点﹕

  一是更加贴近其领导者,往往要陪伴领导者参与一切公务活动,跟踪提供辅助和服务;

  二是辅助和服务的主要对象单一,不是主要为群体的领导班子服务;

  三是活动领域、影响力大小有一定的弹性,往往随特定领导个人的工作方式、习惯、工作中对其秘书的信任或授权程度的不同而不同;

  第三节

  一、初级秘书工作业务

  1.初级秘书工作的业务内容是打字、速记、接待、应对电话等工作。

  作用﹕不仅可以减轻领导者和其它工作人员的工作负担,而且可以避免在这些具体事务中出现疏漏,有利于维护机构的正常运转。

  初级秘书工作的工作效率和工作质量对领导和管理工作的影响更是不可低估的,不仅影响各相关工作的进度和效果,而且影响到领导形象和组织形象。因此在选择和培养初级秘书人员时,对打字、速记的要求很高;对仪表、穿著、态度方面,都有一定的要求;在口头表达、礼仪等方面也要求很严格。

  2.初级秘书工作的特点

  一是工作内容一般是日常事务,是大量的、每天都要做的具体的工作;

  二是工作性质大多是操作性工作,必须掌握一定的技术和具有熟练的技巧,如打字、速记,既要准确又要迅速,没有扎实的基本功是难以胜任的;

  三是在人际交往中的服务性工作,既要通过打字、速记、应对电话、整理办公室等为领导和同事服务,更要在接待工作中热情有礼地为广大公众提供服务。

  二、中级秘书工作业务

  中级秘书工作是指既有操作性又有辅助管理性的秘书工作。

  1.中级秘书工作的业务内容﹕主要是办文、办会、办事、沟通处理信息、综合协调等。这些工作都是推行管理、开展领导活动的基础工作。对于召开各种会议、发布和执行各种指示文件,进行组织内外的沟通,推动机构卓有成效地有序运转,均有着不可替代的重要作用。

  2.中级秘书工作的特点﹕

  一是操作性与管理性结合;

  二是经常性与机变性结合;

  三是普通的公务服务性与专门的公务辅助性相结合;

  四是业务活动的综合性与工作技能要求的专业性相结合;

  三、高级秘书工作业务

  高级秘书工作是指秘书处长、办公室(厅)主任、助理、高级领导人的秘书以及官员秘书从事的工作。

  1.高级秘书工作的业务内容﹕

  在充当高级参谋方面,高级秘书要为领导者及时提供全面、真实、准确,有用的信息,并将这些信息进行综合加工,开发利用高层次管理信息,提出本质性、趋向性的意见和看法,并拟订参谋建议方案,供领导者参考。

  在进行抉择时,这类高级秘书人员又是决策论证的参与者,在抉择中充分地表达自己的看法和提供有关信息资料;

  在充当近身高级助手方面,高级秘书人员不仅要处理和管理重要的公务,而且经常独立一面地以领导人代表的身份或以领导成员的身份去处理重要的问题。

  2.高级秘书的特点

  一是在重要领导人身边充当具有一定职位的高级综合性参谋助手,这是其在地位上的特点;

  二是在处理行政事务中主要职责是辅助管理,并承担一定范围的管理职责,这是在职责上的特点;

  三是在决策过程中,能够参与决策或在一定范围内拥有相对独立的决策权,在决策实施中拥有一定的指挥、协调、监督、控制权,这是其在职权上的特点;

  四是在个人素质上既要有较高的把握全局,洞察组织内外环境条件发展的趋势、判断准确果断、善于组织、长于指挥、协调理事等领导人素质,又要有反映机敏、理事周密、思维灵活、能够高效有序地处理具体事务,能够迅速合理地提出各种可行方案的优秀秘书的素质。这是其在业务素养上的特征。

  五是其活动大多在决策、指挥、协调、控制等管理领域或独挡一面或充当高级参谋助手,一般承担具体的操作性事务较少,这是其在业务领域上的特点。

本文转载链接:自学考试“外国秘书工作概况”笔记(一)

分享到:
  • 站内搜索
  • 课程搜索
  • 试题搜索

热门搜索:教材 报名 查分 免考 考试计划