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自学考试“外国秘书工作概况”笔记(五)

2007-03-05 15:40   【 】【我要纠错

  第五章

  美国位于北美洲中部

  第一节

  美国中央政府机关分五类﹕

  一是总统办事机构﹕是总统的顾问和助手班子,主要有白宫办公厅、行政管理和预算局、经济顾问委员会、政策发展办公室和国家安全委员会等;

  二是内阁部,亦称行政各部或大部,是联邦政府的主要行政机构;

  三是独立管制机构,通称委员会

  四是政府公司

  五是其它独立机构

  一、总统办公厅

  职能具体包括﹕一是协助总统处理各种日常事务;二是负责总统与国会两院的联系;三是协助总统与政府各部、各独立机构、独立管理机构以及各社会团体进行联系、磋商、拟订有关政策。

  该办公厅由总统顾问、总统助理、办公厅正副主任和新闻秘书等组成。

  二、美国内阁的秘书工作

  美国内阁只是总统的一个咨询的执行机构,不是联邦政府的一级组织,不实行集体负责制、无权作出决定,其职权、组织、成员间的关系等。

  内阁成员由总统、副总统、各部部长、中央情报局长组成。

  三、美国政府服务总局

  第二节

  国际秘书协会对秘书所下的定义是﹕秘书是具有熟练的办公室工作能力,不需上级督促即能主动负责,积极进取,干练果断,能在授权范围内作出正确决定的经理助手。

  一、秘书在领导和管理中的地位

  管理系统中配置秘书的目的,是为了减轻领导人繁忙而大量的工作,尤其是承担不必由领导人亲自操办的办公程序细节和其它事务。

  二、不同秘书的作用

  1.见习秘书﹕初当经理人秘书的人实际上只能做接待员或打字员工作,称之为见习秘书。

  工作内容往往以人际交往为主,如接待来访者、处理电话、预约会谈等。

  2.正式秘书﹕要掌握良好的速记技术,要具备妥善处理行政事务的能力。包括拆发信件、订货,制定日常案卷、接电话等。

  3.行政秘书﹕是指那些授予有行政职权并起到这种作用的人。行政秘书通常是组织文字处理中枢系统的核心人物。

  主要任务是处理业务信函、电话联络、资料归档等

  4.通讯秘书﹕中心任务是从事所有的打印工作,机器眷写,键盘操作,以及其它各种特殊任务。

  通讯秘书的任务﹕一是要给行政助理和文字处理机构准备、编辑和分发办公室文字处理稿件;二是独立地审改自己或他人的文稿;三是编辑和复制别人提供或打印好的文件;四是设计或安排下一步工作;五是了解或推荐办公室装备设施并代替办理付款手续;

  5.法律秘书﹕必须掌握法律术语和法律程序,熟悉诸如诉讼状、契约、传票等法律事务,要负责草拟和打印法律文件,如辩护状、委托书、遗嘱、租约以及各种摘要。他们还必须有公证人资格,以便能够签署公证。

  6.医务秘书

  7.技术秘书

  8.驻外国机构秘书

  申请者必须具备以下条件﹕

  一是申请者的年龄不得低于21岁;

  二是申请者必须是美国公民,如果已婚,其配偶也必须是美国公民;

  三是申请者必须是高等学校的毕业生或具有同等学历的人;

  四是申请者及其随员必须通过体格检查;

  五是申请者必须通过美国文职人员考察机关主持的文职人员能力,速记,打字的测验;

  六是申请者必须具有一定的工作经验。

  考察申请者是否称职的因素还有﹕申请者是否对外交事务感兴趣,是否能掌握一门外语,对已经掌握一门外语的要优先录用。

  三、美国各级主管对其秘书的要求

  1.准时

  2.可靠

  3.学习能力

  4.遵守指示的自觉性

  5.忠诚和保守机密

  6.敏捷性

  7.机智感

  8.灵活性

  9.工作责任感

  10.谈吐举止

  11.风度礼貌

  四、美国秘书的发展

  1.不断学习提高素质

  2.在实践中提高技能水平

  3.良好的人际关系

  4.必须全面了解熟悉自己的企业

  5.美国秘书面临的挑战和机遇

  面对这类变化带来的危机,美国秘书一般的应对措施﹕

  一是强化自己的应变能力;

  二是平时留心本单位的运转状况,从其财务、生产、经营、管理、信誉等多方面,预测其生存发展的前景,若有破产倒闭的征兆,则要早作准备;

  三是熟悉法律,借助律师服务,保护自己的合法权益;

  四是熟悉应聘求职,应对面试的程序,在失业后随时准备谋求并尽快取得合适的新的职位;

  第三节

  一、美国秘书公务信函写作

  1.写作准备

  主要环节﹕一是与领导议定程序;二是确定来信的种类;三是搜集相关资料;四是做好旁注;五是在要事下划线,以区分信中事件的轻重缓急,回信时也就有条不济。六是勾勒出信件的内容;七是起草信函。

  2.标准信函的组成

  一是要整洁美观

  二是要写好开头

  三是使用得体、简明晓畅的语言,自然的表达方式最为适宜;

  四是细心、准确地组织文章,安排结构,全文要有整体性和连续性;

  五是句子要准确,不在标点、字母、词组及主语与动词的搭配和使用上出现错误;

  六是要提供准确的信息;

  七是表达要准确;

  八是要有针对性地明确答复对方提出的问题;

  九是可将正反两方面的意见同时提出;

  十是要设计一个友好的信函的结尾;

  3.格式化信函的制作

  4.特殊信函的写法

  一是要对仅有领导人才确知详情的事情作正确的答复;

  二是只有领导才知道怎样回复好;

  三是最好由领导人回复的复杂的询问或问题;

  四是对方是本单位领导人的知己,他非常熟悉本单位领导人的文风,他人的代笔可能会引起对方的不快。

  5.美国业务通讯的主要信件格式

  简式信件、块式信件、改良型块式信件、改良型小块式信件,次行缩进式信件五种最常用的摹写格式。

  6.事务信件的具体组成部分﹕日期、收件人姓名、地址、正文、署名是必不可少的。

  7.信件内容的撰拟

  信件的主体部分要简结明了,直截了当应具有个别谈话般的轻松气氛;

  信件的长短必须与其重要性相吻合;

  信中正文的第一句话就要提出写信的目的;

  使用语言要精确,尽可能做到自然,像同朋友谈话一样。

  在公务信件中,不应轻易使用评语或俚语。

  二、美国法律文书的撰拟

  经法定程序形成的,得到有关部门确认并具有法定效用的文书为法律文书。

  1.美国法律文书的一般要求

  一是要用质量很高的公文纸,大小规格要求8.5英寸X13或14英寸,或标准函件尺度8.5英寸X11英寸;

  二是页边宽度左页边大约1.25到1.5英寸,右页边大约1英寸;

  三是标题,所有法律文书都含有一个用以区分公文类别的标题。

  四是标题和副标题与第一段落之间要空四行,法律文书要隔行打印,以便于阅读;

  五是段落设计要便于识别;

  六是公文各页必须标记页码;

  七是法律文书必须准确精密,一般不允许有涂抹痕迹;

  八是法律文书中的专有名词一般要全部大写;

  九是法律文书中的货币量要大写,而且要用数词和数字两种形式,数字放在括号里;

  十是除引证和常用的词外,法律文书中要避免使用缩写语;

  十一是法律文书中要避免一行末尾将词分开;

  十二是法律文书上通常打印出一道直线作为签字用;

  十三是盖章

  十四是签字线不能单独打印在公文的最后一页上,要将签字线前的段落至少一行,最好两三行和签字线一起移到一页。

  2.常用公证文书

  3.遗嘱附录

  4.合同或协议

  5.代理书的撰拟

  代理是某人委托他人代替行使委托人权利的形式。

  三、其它文字材料的撰拟

  1.办公室备忘录﹕包括标题(送至、发自、主题、日期)和正文两个主要部分;

  2.报告的撰拟

  美国常用的报告﹕一是便笺体;二是书信体报告;三是简短报告;四是正式报告;

  便笺体报告是组织内部使用的一种通讯形式,一般是非正式的例行公事;

  书信体报告是以书信形式撰拟的报告;

  简短报告是一般地处理一定范围内的和简单的议题报告;

  正式报告有三个显著特点﹕(1)遵循传统的呈递报告的样式;(2)内容复杂,涉及面广;(3)一般篇幅长;

  正式报告正文一般包括三个部分﹕引言、正文、结尾。

  3.新闻稿的撰拟

  新闻稿一般写成倒金字塔形。首先写主要内容,其次写和主要内容有关的主要细节的说明;结尾写次要细节或与主题有关的补充内容,次要内容和补充内容对于主题的解释和讨论都不起主要作用。

  一篇好的新闻稿包括所有重要的内容﹕人物、事件、时间、地点、原因以及事件发生发展的重要情况。撰写新闻稿应该特别重视真实性、趣味性、知识性和准确性。

  4.内部资料的编写

  组织内部的通讯、报纸、杂志均为内部资料,是组织内部交流信息的重要工具,其内容包括组织成员的消息和一般情况,公司活动,各种事件的报道。其总的目的是在组织内的各层次中建立交流沟通的渠道,保持和发展人际间的良好关系和职工士气。

  5.秘书写作资料的准备

  秘书搜集资料一般使用两种方法﹕基本研究方法和辅助研究方法。

  基本研究方法要求取得第一手资料,研究人员可以通过调查了解,利用档案材料,进行实验,统计有关数据,使用观察方法和开展采访活动,获得从实践中来的历史和现实的有关情况。

  辅助研究方法是利用藏书、资料,如从图书馆馆藏的大量书籍、报刊和杂志中,得到所需要的资料。

  第四节

  一、文字处理

  文字处理是使用自动打印和文体编辑设备生产打印文件的系统。

  二、数据库管理

  数据库管理系统是能够存储和管理数据库中数据的计算器软件。

  最常见的数据库有两种类型﹕(1)文件管理器;(2)关系数据库;

  三、邮件处理

  1.收来邮件的处理

  一是进行初步分拣﹕大体分为五类(1)电报;(2)报纸、杂志;(3)信函、小册子、目录册和其它印刷品;(4)网内邮包和快件、航空邮包;(5)国际邮件和商业函件;

  二是邮件拆封;

  三是注明收件日期和钟点;

  四是进一步分拣,按轻重缓急加以分类;

  五是阅读来件;

  六是在登记薄上登记来件;

  2.寄发邮件的处理

  一是查对地址、信笺上的地址与信封上的地址一致;

  二是查对邮件标记;

  三是查对签名;

  四是查对附件;

  五是查对副本标记;

  六是信件的折叠和封装;

  四、文书档案的处理

  1.文书档案管理﹕指的是有计划地控制档案的制作、保持、保留、保护和保管;

  2.文书档案的分类

  一是主题分类法;

  二是按地区分类法;

  三是与主题结合的分类方法,即“主题——数字”结合方法;

  四是由主题要点派生出来的“十进制制”分类法;

  五是按语音归档分类方法;

  六是按年月日期归档分类法;

  3.文件的保存归档

  4.归档步骤

  文件保存单是由档案管理员、最高管理部门的代理人,企业法律顾问和部门主管共同决定;

  储存文件档案的准备工作﹕p125

  5.编制索引

  在美国常用的分类标准﹕一是按个人的名称;二是按企业的名称;三是按政府和政治派别的名称;

  6.文件档案移转的管理

  五、文书档案资料的安全保密措施

  1.美国的公文保密

  2.美国档案的安全保密

  3.数据信息系统的安全保密

  来自外部的威胁﹕一是黑客;二是盗用瘾;三是破坏狂;四是销毁狂;

  来自内部的威胁﹕一是满腹牢骚的雇员;二是竞争对手或最近离职或终止职务的雇员;三是计算器系统外部用户;四是计算器编程人员;五是计算器操作人员;六是计算器工程师;

  为了保护信息不受到上述威胁﹕P131

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