第六章

　　第一节

　　一、办公环境的整理

　　1.领导办公室的整理

　　一是要了解和熟悉领导者的工作习惯和偏好；

　　二是在领导认可的前提下，为其整理办公桌，清理和叠放好需要办理或正在商议中的文件，将已经办理过的文件资料取出并送到应该存放或处理的地方去；

　　三是保持领导办公桌上放置文件的独特方式，要让领导人在需要某份文件时能够按习惯随手取来；

　　四是未经领导许可不要随便翻动领导极为重视的文件；

　　五是当领导人从外面打电话要秘书在他的办公桌上寻找某份文件时，必须在找出所需文件后，将其它文件材料放归原处。

　　六是在为领导安排会见或其它活动时，要在领导和自己的工作台历上都留下记录，并要提醒领导准时参加。

　　七是保持领导办公室的整洁、光照温度适当，确保领导有一个良好的办公环境；

　　妥善地处理电话和来访者，减少领导办公时意外的干扰等。

　　2.秘书办公室的整理

　　二、办公电话的使用

　　秘书应以令人愉快、礼貌得体的，能够传递尊严的，训练有素的语调、准确清晰地传递有关信息；

　　三、接待与人际交往

　　1.接待来访者

　　2.接待求职者和新职工

　　3.成功的秘书在人际交往中的要求﹕认真倾听、礼貌得体、举止文雅、友好相处、谦虚谨慎、良好的合作态度、考虑周到、正确对待自己、宽容和体谅别人、忠实、敏锐、勇敢、诚实、自我控制、灵活性和适应性、注意小节、注意仪表和整洁、乐于培养接替者、认真负责、良好的性格。

　　第二节

　　一、领导旅行安排

　　1.领导公务旅行的准备工作

　　秘书为领导安排旅行的主要目的是使其领导尽可能顺利地到达旅行的目的地和完成既定的工作任务；其次要考虑旅行的速度、方便和开支。

　　秘书为领导安排旅行作准备，要弄清以下基本问题；一是旅行的目的、二是领导希望起程和回程的时间和日期；三是旅行的具体安排；四是领导是单独旅行还是有其它成员或有家属成员陪同旅行；五是领导希望用怎样的交通工具，前往目的地的更佳交通方式是什么；六是更方便的住宿地点；

　　2.旅行安排

　　3.利用旅行社

　　4.旅行计划

　　美国公民出国或回国都需要一本护照，但去北美、南美、中美洲或临近岛屿（古巴除外）不需护照。

　　二、会务安排

　　1.会议的请柬和通知书

　　美国由秘书准备的公司内部高级会议需要发请柬的有四种﹕定期的经理会议请柬、特别的经理会议请柬、年度股东会议（和代理人会议）请柬、公司董事长会议以及其它会议和会谈的请柬。

　　2.会议、会谈的准备工作

　　秘书要着重确定会议地点和发言人，编排和准备会议材料，特殊的业务安排以及宣传事宜。

　　3.会议、会谈进行中的秘书性工作

　　仔细地检查、认真的执行、不折不扣地完成周密的会议安排计划，精心地贯彻会议的宗旨，提高会议或会谈的效率，这是秘书的责任。

　　4.各种会议后的工作

　　5.秘书作会议记录

　　美国公司秘书要为年度股东会议、理事会和其它特别会议提供以下全部或部分资料﹕

　　一是会议卷宗；

　　二是收到的委托书记录；

　　三是记录表或笔记薄；

　　四是公司的封条；

　　五是印有日期的会议通知副本；

　　六是被兼并单位所在的原单位的法规副本；兼并证书副本，包括修正案；

　　七是公司章程副本，包括修正案；

　　八是会议法规资料；

　　九是空白格式信笺，作签约或其它项目用；

　　会议记录中必须记录的基本情况﹕一是日期、地点、开会时间；二是主持人姓名；三是会议类型（如例会、特别会议）；四是小型会议记出席者、缺席者名单；大型会议统计法定人数；五是写明工作程序；六是提出的提议被采纳或否决的情况，表决形式，是否一致通过，主要提议发起人的姓名等；

　　6.秘书主持会议

　　秘书主持会议时，一是要事先做好会议计划，提前酝酿议事日程；二是正确组织会议程序，要不偏不倚，尊重与会者发表意见的权利，一律平等地对待所有与会者。三是要当众演讲，秘书主持会议时，要介绍大会发言人，这就需要掌握发言人的背景材料，要了解发言人现在的头衔，正确无误地读出发言人的名字。

　　秘书在主持会议的当众演讲中，要注意以下方面﹕一是演讲资料一定要经过调查，要与事实相符，要为回答听众的提出收集一些必要的资料；二是事先要思考讲话的主题和内容，草拟一份演讲提纲；三是要注意面部表情、体态及手势的表达效果；四是使用的语言要易于理解，句子结构宁简勿繁；五是保持沉着自信，表情愉快轻松，目光看着观众；六是要控制演讲的时间，将要讲的内容控制在规定的时间内；七是要用标准的语言、声调抑扬顿挫，音量能让更后一排的听众听清楚；八是控制速度，不能太快或太慢；九是讲到适当之处，稍加停顿，让听众跟得上演讲者的思路，理解所讲的内容；十是要避免无意识的习惯动作，态度自然大方。

　　第三节

　　一、财务记录及资产管理辅助

　　1.财务报表

　　（1）办公预算

　　（2）损益表﹕一个公司确定其盈利或亏损的财务报表，是股东、债权人和贷款协会制定决策的关键性文件。

　　损益表的基本要素有两个﹕收入和费用

　　（3）资产负债表﹕反映公司特定时间的财务状况

　　资产负债表有三个基本要素﹕一是资产；二是负债；三是所有者权益；

　　2.公司的债券

　　股东依据所持有的股票数可分享以下权利﹕（1）股票选举；（2）分享各种收入的分配；（3）购买发行的新股票，以便保持原有的所有权（优先认股权）；（4）如果公司破产，可获得股份内的资产。

　　优先股指在普通股之前收到股利（分配的），如果公司清理（公司破产）时，他有在普通股之前优先分享财产的权利。

　　优先股通常没有表决权

　　股票价格受多方面因素影响，如公司收益、国民经济状况，政府政策、国际环境及其它因素。

　　股票信息包括﹕（1）每份美元分得年利润；（2）生产的百分率；（3）收益价格比率，销售价格的高低和一天中更好一次价格，还有每天净价费用；

　　债券是公司出具在一定期间按规定利率向债权人还本付息的书面承诺。

　　债券的种类有抵押债券（如证券担保债券、动产抵押债券和不动产抵押债券）和无担保债券（叫信誉债券）

　　二、对领导个人工作的财务辅助

　　1.差旅交际费﹕包括一是支出总额；二是每次出差的离还日期；三是业务；四是业务支出；五是出差地点或招待场所；

　　2.车旅费

　　3.领导（雇主）税务记录

　　4.备用基金管理

　　三、工资处理方面的辅助

　　1.报酬的种类

　　2.工薪总额和工薪净额

　　所赚取的薪金、工资和佣金称之为工薪总额。

　　3.工薪记录

　　4.工薪处理的辅助系统

　　同一笔迹（固定报）法﹕用手工填写工资单、使雇员的收入记录、工资注册和支票用同一笔迹写成。使用固定报表将以上三项记录排列整齐，然后夹上复写纸，三项就可以同时出现。

　　四、现代办公设备的管理