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自学考试“外国秘书工作概况”笔记(九)

2007-03-05 16:26   【 】【我要纠错

  第九章

  第一节

  日本位于亚洲东部,实行议会内阁制

  中央政府承担秘书工作的主要有以下机构

  1.日本内阁官房

  是内阁执行行政事务的主要助手,其主要职能是负责内阁日常事务,安排内阁会议的议程,收集重要情报,进行调查研究,向内阁提出制订重要政策的依据。

  内阁官房下设内阁参事官室、内阁审议室、内阁调查室。

  2.日本总理府本府

  总理府本府下设总理大臣官房、赏勋局、恩给局、统计局、人事局等

  总理大臣官房是总理大臣的办公厅,负责保管官印和文件、会见记者、编印有关文件;

  总理府本府还设有青少年对策本部、老人对策室、北方对策本部、总理府广播室等专门机构;

  3.日本行政管理厅

  其主要任务是促进行政机关工作的效率化、简便化、审查政府各机关的机构设置是否合理,官员职员是否适当,并提出行政改革的建议和方案。

  下设长官官房、行政管理局、行政监察局、行政监理委员会以及地方分支机构;

  第二节

  一、基本素质要求

  1.积极进取精神

  2.创造性地工作

  3.严守秘密

  4.对外接待热情诚实

  5.与领导人融洽相处

  6.能很好地配合同事工作

  7.掌握交谈技巧

  8.有比较强的写作能力

  9.衣着打扮注意分寸

  10.能熟悉地使用各种办公自动化设备

  11.善于利用空闲时间

  12.主动收集和保存工作所需的资料,为领导决策提供服务。

  二、工作规范化要求

  1.办公行为规范化

  (1)研究工作的步骤

  (2)测定所需要的时间

  (3)养成计划的习惯

  (4)认真负责、思考周密

  2.办公环境规范化

  3.办事程序规范化﹕计划→实行→检讨

  4.成功秘书的标准

  (1)责任心极强,无论做何工作都能达到正确与完美的境界,处理事务能迅速找到最合适的方法,在工作内容上能通盘考虑、全面理解、对所做工作的目的和要达到的标准都十分清楚;

  (2)沟通婉转

  (3)行事机敏,面对工作任务,能迅速决定工作顺序;若无法分出优先顺序则先难后易;开展新工作时,能做好准备。

  (4)形象良好

  第三节

  一、公文撰拟

  1.业务报告的撰拟

  (1)撰拟业务报告的基本程序﹕要抓住三个特点﹕简洁性、明了性、具体性;

  (2)撰拟业务报告结论的方法﹕结论→理由→经过。

  2.商务文件的撰拟

  3.便条的书写和使用

  二、文件资料的处理

  1. 文件档案资料的处理

  (1)要根据本单位经营管理需要,不适用的材料不用收集,要讲究效率,当上司需要某种资料时,能够及时准确地提供;

  (2)要分清保管文件档案资料的类别

  (3)要掌握处理的流程

  (4)正确使用文件档案管理的有关工具

  (5)掌握正确的分类方法

  (6)要理解有关术语

  (7)抓住要点

  2.往来邮件的处理

  (1)分清处理邮件的种类

  (2)开封精细

  (3)要妥善处理邮件的毁损情况

  (4)注意必须回信的邮件处理,要赶紧回信

  (5)要根据邮件提供的有关信息把要事计入行事表内

  3.剪报的处理

  第四节

  一、日本秘书会议筹备及服务工作

  1.会务工作

  (1)会前准备工作

  确定会议目的

  明确会议议题

  确定主持者、参加者人选

  确定会期

  确定会议形式

  筹备会议要很好地考虑各个环节和步骤

  (2)会场布置

  准备会场,首先要考虑三点﹕大小要和人数相适应;要在肃静、来往的人少的地方;要还与会议目的相称的会场。

  会桌常见有如下四种类型﹕圆桌式、口字型、I字型、V字型、教室型

  2.会前检查

  二、日本秘书办公内务

  第五节

  日本秘书与上司的关系

  一、遵从上司

  日本秘书必须严格遵从上司,在工作安排上要适应上司的需要,在工作行为上要遵循上司的指令,在工作出发点上要以提高上司工作效率、减轻上司的负担为依据。

  1.上司上班时的服务

  2.上司外出的服务

  3.上司下班之际秘书的要务

  二、严格自律

  1.清早行事

  2.正确对待自己的过失

  (1)要坦白地道歉

  (2)要反省失败的原因

  (3)要说明事实

  (4)要等待上司的指示和处理

  3.不断提高

  首先要求秘书精读一些基本的专业书籍;

  其次在精读几本基本的专业书的基础上,要通读几本书,这些通读的书,可以只选择其中的重要部分或关键章节,以拓展自己的知识面;

  其三要学会收集和整理资料,记录收集有关资料,最好以一事一页为原则;

  其四养成记笔记、记备忘录的习惯;

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