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自学考试“外国秘书工作概况”笔记(七)

2007-03-05 16:05   【 】【我要纠错

  第七章

  俄罗斯位于欧亚大陆的北部,是苏联解体前的一个加盟共和国,1991年12月成立为独立的主权国家。

  第一节

  一、沙俄时代国家机关秘书性工作

  沙俄时代,已经形成了国家机关和秘书性工作

  当时的秘书性工作主要是为统治者服务。特别是沙皇宫廷和各级政府的秘书性工作主要是为统治者实行阶级压迫,进行政治斗争,维护自身特权服务的。

  沙皇及其官吏破坏文书档案的史实说明﹕

  一是秘书工作办文办会办事中留下的文件材料,是历史的原始记录,要弄清历史真相,离不开这些文件材料;

  二是说明沙皇及其官吏的活动及其历史是见不得人的充满罪恶的历史;

  三是说明人民群众与统治者作斗争,必须揭露其罪恶历史,文书档案是揭露和打击统治者的重要武器;

  四是要想科学、有效地保管、利用文书档案,必须建立科学、民主的社会制度。

  二、沙俄资本主义发展中的秘书工作

  沙俄时期改革方案实质上是代表资产阶级利益的,是要求改变沙皇和贵族对文书档案的封闭神秘管理和垄断,实行文书档案开放;而沙皇及俄国贵族从本阶级利益出发,不愿意放弃对文书档案的垄断权,不愿意开放文书档案,更害怕自己的机密文件档案被资产阶级掌握利用。

  第二节

  一、列宁对秘书工作的指导

  列宁要求秘书特别是秘书部门负责人,要协助领导对“全局性的问题”进行慎密思考,发挥参谋辅助作用;要协助处理具体事务以提高领导机关工作效率,不要让“鸡毛蒜皮”的琐事分散和耗费领导及领导机关的精力和时间。

  列宁要求秘书人员“对全局性的问题”、“要慎密思考”、“不能让鸡毛蒜皮的问题”干扰领导工作,反对拖拉作风,疏忽怠慢、官僚主义、笨拙无能等现象,强调准确精细,认真负责、一丝不苟的工作作风,以及提高工作效率等,这对我国当今秘书工作仍有着十分重要的指导作用。

  二、秘书工作在机关中的任务

  苏联秘书的任务主要是为机关及机关领导人提供辅助性、事务性和信息性服务。

  苏联秘书在机关所承担的任务﹕一是协助首长处理大量日常事务性工作,使首长从大量事务中解放出来,将其时间和精力用于更为重要的工作;二是充当机关管理信息情报沟通的枢纽,并保持各方面联系渠道的畅通;三是操办大量的公文事务,保证机关公文的运行等。

  三、苏联机关秘书的职能

  职能大体可分为两个方面﹕一是公文性事务;二是为机关及机关首长提供非公文性服务。

  秘书的文书工作一般有三种方式即集中式、分布式、混合式。

  四、苏联机关秘书机构

  办公厅下设的秘书处由公文合理化组、监察组、统计组、信访组、收发室、档案室、打字室、校对室、速记室等平行机构组成。

  秘书处的具体任务,一是以领导名义处理往来公文,为首长准备报告决议草案;二是为机关准备重要会议资料,并给各部门领导人提供决议草案报告材料;三是保证按时分送需给会议审核的材料和会议通知书。

  苏联推行了秘书工作合理化活动,其内容大体有以下方面﹕一是机关各部门各单位秘书工作内容、职权、职责要明确而严格地固定下来;二是合理地进行秘书工作指导,建立秘书基本职责条例和细则,以及相应的岗位须知;三是合理地安排工作程序,采取先进的,最有效的工作方法和手段,根据工作性质正确分配工作时间;四是在秘书工作中利用技术组织的现代化手段,合理设置秘书工作的机构等。

  概言之,苏联秘书工作合理化主要体现在两大方面﹕一是合理化的组织制度;二是科学工作方式;

  五、苏联秘书的办公室环境

  六、俄罗斯联邦政府秘书机构

  联邦政府办公厅是联邦政府的日常办事机构,负责处理联邦政府综合协调、信息沟通以及办文、办会、办事等秘书性工作

  俄罗斯实行总统共和政体。总统是最高元首,又是最高行政首脑,在国内国际事务中代表俄罗斯,拥有极大的权利。

  第三节

  苏联首长和秘书要建立完全信任的关系﹕

  一是要在政治观点上一致,对共产主义事业的忠诚,对工作目的和任务的共同认识,对事业的共同热爱,对工作效率提高的共同追求等。

  二是秘书要有高度的业务修养,工作上勤勉可靠;

  三是秘书必须掌握首长个人的工作习惯、工作思路、工作作风,理解和把握首长思考问题的过程和方式;

  四是首长和秘书要相互尊重、加强沟通,进行同志式的帮助和支持;

  五是秘书要在职责范围内加强主动性和责任感,要迅速而周密地处理好行政事务。

  苏联秘书性人员要处理好与首长的关系,主要注重以下几个方面﹕

  一、减轻首长的公务负担;

  1.科学有序地安排工作日程;

  2.协助首长处理各种文字材料;

  3.分担首长的琐细事务;

  二、与领导活动保持协调一致;

  秘书工作与首长的领导工作保持协调一致,才能真正做到两者目标一致、通力合作,秘书工作也就真正发挥其职能作用,形成与首长密切配合的良好关系。

  苏联秘书工作的基本任务和性质,决定了由首长的工作计划规定秘书工作的运行步骤。

  秘书要与首长的领导活动保持协调一致,主要要主意以下几个方面﹕

  1.明确工作目的

  2.工作节奏与首长合拍

  3.心理状态与首长协调

  4.适应首长活动的变化

  三、秘书管理协调事务为首长服务;

  秘书的影响力取决于他对事业的忠诚、办事的原则性、业务水平、和协调能力。

  秘书与其首长要建立和保持良好的工作关系,要注重以下方面﹕

  1.计划安排的适应性

  2.时间调度的精确性

  3.信息资料服务的有效性

  送交首长的文件分三类﹕一是定期性文件材料;二是首长在固定的时间内每天批阅一次的文件材料;三是首长需与有关主管负责人一同商议决定的文件材料。

  第四节

  一、公文撰拟和处理

  公文是机关行使权利、实施管理、联系工作、记载公务活动的重要工具。

  1.参与草拟文件

  苏联秘书参与起草文件,一般按“记、译、理”三个步骤进行。

  记即速记;

  译就是把速记符号译成文字语言,或把录音整理成书面文字材料;

  理就是要通顺,要符合公文体制和格式的要求。

  2.文件材料的收发

  一是要清点有无错漏;

  二是要分拣,并及时送交收信人;

  三是私人信件不能拆开,公务文件用小刀仔细拆开,并进行核对;

  四是对必须注册的公文进行收文登记,不需注册的公文立即交给执行人;

  五是对注有“急”、“特急”、“急转”字样的公文,要立即转送;

  六是对上级的命令、决定、函询等必须注册登记并立即转呈领导人批阅,要按文件内容和领导分工,首先送给主管领导。

  3.公文登记

  4.公文执行情况检查

  公文执行检查包括三个方面;一是检查公文执行和交办任务,帮助领导进行监督;二是检查文件执行的指定期限;三是检查公文格式或样式是否合乎国家规定的行文标准。

  在公文执行检查过程中,负责检查的秘书要了解以下情况﹕一是必须检查什么;二是谁负责公文的执行;三是如何借助某种组织技术手段执行;四是何时应该检查;五是怎样组织机关的检查工作;

  苏联机关对公文的执行进行检查,其任务主要有﹕一是每天查阅检查性卡片;二是提醒执行者按期完成任务;三是系统向领导汇报检查情况并定期写出公文执行过程的总结;四是将检查性公文转交给本部另一个执行人时,要及时记载转交日期和继续执行者的姓名;

  5.公文整理和保存

  要做好立卷归档工作,秘书要进行一系列文件处理﹕一是编制一套公文分类表即案卷名词汇编;二是依据案卷名词汇编和内部公文分类法,把执行完毕的文件分类整理;三是装订已经办理完毕的公文;四是在存入机关档案室之前,装订好移交的公文,并将固定的有永久性保存价值的公文单独封存,准备移交。

  公文归类时要遵循实用性、可靠性、紧凑性的原则;

  公文立卷应体现四个特征,即问题特征、时间特征、作者特征、案卷号码顺序特征。

  6.文件材料的利用

  二、会议筹备和服务

  在会议组织过程中,秘书最重要的工作是做好会前准备,保证所有与会者按时出席;会议的文字工作;会议的服务工作。

  1.会议筹备工作

  2.会议的文字工作

  主要包括准备会议文件、做好会议记录、编印会议演示文稿、草拟会议纪要或决议等。

  会议记录的主要目的是为了便于会后分析研究问题和执行传达,并为上报会议内容、撰拟其它会议文件、撰拟其它会议文件、检查会议精神执行情况提供可靠的依据。

  会议记录的基本要求是完整、真实、准确。

  会议记录一般由两部分组成﹕第一部分会议的基本情况;第二部分会议的内容。

  3.会议的服务工作

  主要包括生活服务、保健服务、交通服务、娱乐服务、安全保卫服务、办公服务等。

  三、机关办公事务

  四、苏联秘书人员的素质要求

  1.业务素质

  一是要有良好的职业习惯,在速记、打字和完成秘书职责及组织联系方面具有很高的技能;

  二是要善于作组织工作,具有高水平独立组织能力,善于安排每天重复性的办公事务,并保证可靠性和经常地获得良好效果;

  三是工作讲究效率,具有可靠性和责任心,能够承担首长交办的各项工作,并能按时、按质、按量地完成;

  四是具有独立工作能力和工作的主动性,善于独立地思考问题和解决问题,不是被动地等待首长的指示,工作中具有创造性。

  五是知轻重、善交际,不答复申诉、电话交涉以及同来访者交谈中知轻重、善言辞、注重保密,善于同不同精力、不同个性、不同水平的人打交道,并能说服对方,使之按组织意向行事;

  六是严于律己,循规蹈矩,在办理公文、安排会见和出席会议的公文活动中,都要甘居幕后,遵守纪律,按规章制度办事。

  七是对工作忠诚、热忱。

  2.品德要求

  一是要注意仪表,要穿戴整齐、美观,举止庄重、大方;

  二是要有开朗的性格,无论打电话还是会见来访者,都说话和气,谈吐高雅,风趣而幽默;

  三是要富有同情心,适应性强,在任何情况下,特别在紧急情况下,都能帮助他人,在变换工作类型时能够尽快转移注意力,善于正确估计繁重任务的必要工作时间;

  四是有广泛的兴趣,能够不断追求补充知识,爱读书看报,对自己首长活动范围内的专门知识有浓厚兴趣,能不断丰富和更新自己的知识和技能;

  五是待人礼貌,能取得大家的同情和支持。

  第五节

  一、秘书个人工作的科学安排

  必须遵循的原则﹕

  一是对工作时间要留有余地,以便自如地处理预料之外出现的问题或完成事先没有料到的任务;

  二是一切工作应以最小的耗费在限定的时间内完成;

  三是在个人工作安排上要有灵活性和适应性,不应照计划机械照办;

  四是秘书工作安排要与相关部门保持协调。

  二、秘书工作效率提高的途径

  把工作行为的科学安排、工作过程的有效性合理性研究,作为提高秘书工作效率的正确途径,作为提高秘书工作效率的正确途径,作为克服墨守成规,避免重复性事务中可能出现的枯燥乏味,进行创造性劳动的有效手段。

  1.电话铃声

  2.意外来客

  3.额外任务

  额外的任务和请求,只能在不干扰本职主要任务——从业务上和组织上保证首长的工作,及时而正确地撰写文件和完成机关工作的非公文性服务的前提下才能接受。

  4.时间调度

  一是要挖掘潜力和改进工作方式,反复思考如何提高自己的工作效率,向首长和有经验的同事与专家请教,以求提高工作水平;

  二是要立即采取可行的措施完成任务,想法变换工作时间和谋求合作;

  三是要熟悉自己的日程计划,把握任务期限,把工作均匀分配到各周各月,不致使有时工作负担过重,有时又过于空闲,较容易完成的工作不要往后拖;

  四是当大量任务来临时,应通过领导把任务分配给同事或其它部门去完成。

  5.改善工作的方法和手段

  一是加强预测和应变能力;

  二是要善于区分轻重缓急;

  三是该今天办的事情决不能拖到明天去办;

  四是秘书看问题要全面,处理问题要持重,思考问题不可绝对化、走极端;

  五是秘书要坚持原则,出了问题要敢于承担责任;

  六是秘书在工作中要大量采用现代化办公设备和办公手段,要学会使用计算器、录音机、电子复印机、照像机等。

  七是要不断提高业务水平,要和同事交流经验,并同其它秘书性人员加强联系,善于向别人学习。

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