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自考“公文写作与处理”串讲笔记(十四)

2007-06-28 17:18   【 】【我要纠错

  第十一章 公文办理程序

  第一节 公文办理程序概述

  (1)公文办理程序:就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

  (2)公文办理示意图:略。P305

  第二节 收文办理程序

  收文:是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。

  收文办理:是指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

  过程包括:签收、拆封与登记;分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。分述如下:

  (1)签收、拆封和登记

  1)签收。是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接双方的责任,保证公文运转的安全可靠。

  机关的收文主要有三个来源:

  一是机要交通送来的机要件;

  二是邮局送来的挂号函件和电报;

  三是外机关和部门直接送来的文件材料。

  对照公文投递单或送文登记簿认真清点,做到四查清:

  1.查清信封或封筒上的收文机关名称,是否确属本机关的收文,以防错投、错收;

  2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致;

  3.查清文件封口是否破损,包装是否牢固,如发现有散包、破封、密封条被拆等情况,应及时追查原因;

  4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

  2)拆封。

  1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件,则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

  2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

  3)登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向,经保正文件的收受和处理。

  公文登记的作用主要有:

  1.便于管理和保护文件,防止积压和丢失;

  2.便于检查和检索文件;

  3.便于文件的统计和催办工作;

  4.作为核对与交接文件的凭据。

  公文登记的具体范围:

  1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件;

  2.下级机关文件。包括请示、报告性文件;

  3.重要的带有密级的刊物、资料;

  4.其他机关商洽问题和需要答复的文件;

  5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。

  不必登记的材料和文件:

  1.各种公开的和内部不保密的出版物;

  2.一般的公开信和不应拆的私人信件;

  3.已被综合性文件包括的文件材料;

  4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等;

  5.领导“亲收”、“亲启”件,这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后,认为须交机关存查或处理的,再行登记,并交有关部门处理。

  外收发文登记项目包括:收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。(外收发使用的《收文登记簿》P308)

  内收发的收文登记主要项目应包括:收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

  收文登记的形式:薄册式、联单式、卡片式 .(具体参见:P309-313)

  (2)分发和传阅

  1.分发。亦称分办,是指文书人员在文件拆封登记以后,按照文件的内容、性质和办理要求,及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

  分发的原则和具体要求是:5点。略。P314

  2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件,需要经机关各们领导人和许多部门阅知时,由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

  属于传阅件之列的主要包括:

  1.上级机关的指导性文件或重要会议文件;

  2.需要几位领导共同批办的文件,包括上级机关和有关部门的专项业务文凭,下级机关的请示,以及本机关制发的需要会签的文件等;

  3.机关领导在文件上有重要批示,需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

  传 阅文件应当注意的问题:

  1.传阅的顺序,一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读,然后送其他有关需要阅知的对象;

  2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递,这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”;

  3.在传阅过程中或传阅完毕后,文书人员要及时对文件进行检查,发现有领导批示时,要按批示意见进行处理;

  4.每份传阅文件,都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后,阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。(《文件传阅单》和《阅读通知》见P316)

  (3)拟办、批办与承办

  1)拟办。是指对来文的处理提出初步的意见,供领导人批办时参考。

  做好拟办工作,要做到以下几点:

  1.拟办之前,要认真研究公文的内容和发文机关的要求,弄清来文的背景,查明问题的症结所在,便有针对性的提出切实可行的拟办意见。

  2.要清楚地掌握有关政策和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定。

  3.要熟悉业务。

  4.拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响。

  5.拟办意见不是具体的承办计划或方案,文字要简明扼要。

  2)批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

  批办的主要内容包括:

  1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

  2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人,规定承办的时限。

  3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的,必须指出主办单位和主办人,以便承办单位和承办人员具体执行。

  4.名项批办意见,均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内,并签署批办人姓名日期。

  3)承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

  公文承办有两方面的意思:

  一是从业务部门来说,承办是指对具体工作问题的执行和处理,如上级的有关政策、规定,要组织学习和贯彻落实;平级机关来函商办的业务问题,要进行调查和办理。

  二是从公文处理工作来说,主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文(指那些必须回复的来文)

  承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点:

  1.对有领导具体批示的意见的公文,一定要认真领会领导的指示精神,按照领导的意图办理复文。

  2.对没有领导签署批办的意见的公文,即一般性文件,应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例,酌情办理。

  3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文,本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商,并由本部门和有关部门负责人签名后,再报请机关领导审批。

  4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时,承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考,不能凭记忆办事,以防出错。

  (4)催办、查办与注办

  1)催办。是指那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

  催办的目的:是为了避免办理拖沓,文件积压,克服官僚主义,加速文件运转,提高机关办事效率的重要措施。

  催办工作一般有两种情况:

  一是对内催办。主要内容是:上级机关发来本机关的文件,特别是要及时回复的文件的催办;平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办;下属单位主送本机关的请示性文件的催办;本机关下发所属单位需要回复文件的催办。

  二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

  催办工作应当注意做到的几点:

  1.要明确催办范围。

  2 要明确催办落实。

  3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。

  催办的形式:口头催办、电话催办和书面催办等。

  选用形式的方法:

  1.在机关内部,尽可能由催办人员上门当面催询,了解有关公文的承办情况,也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。

  2.对外机关,可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询,或用发便函、催办单等方式进行催办。

  3.如果为了便于掌握情况,由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时,就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记,注明承办时间,在办理答复以后,立限即填上复文号,然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

  2)查办。是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实,以及对某些问题进行查处,解决的一项承办性工作。

  一般在县以上的党委办公厅(室)内部都设有专门机构,其任务是督促检查并协助办理下列问题:

  1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况;

  2.各种会议的决办事项;

  3.文件、电报的拟办、拟复事项;

  4.对需要解决的重大问题提出查办意见,报请领导批示;

  5.领导批示或交办的事项。

  查办与催办的异同:

  相同:都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。

  区别:1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查,可办的事项要经领导批示或授权后才能进行;而催办则是文书部门的一项例行性工作,凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

  2.查办的实质是督促检查,限期落实,是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段,查办的重点在于查证落实;而催办作为收文处的一道程序,一般只是限于了解是否已经办理,对如何办理及办理结果是不大过问的。

  查办工作一般按以下程序进行:

  1.阅读有关材料,搞清查办的问题。

  2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素:A.确定查办的事由;B.明确办理要求;C.指明承办单位或承办人;D.规定完成时限;E.提出办结后的反馈要求。

  3.查办的办理。分两种情况:一种是转出交办;一种是由查办人员直接承办。

  4.查办的结果与反馈。结果的几种情况:

  A.肯定的。即反映问题属实,按规定作了处理;

  B.否定的。即反映问题失实,向批示人、当事人说明了情况;

  C.部分肯定,部分否定。

  D.事件的范围有所扩大,即由一个问题涉及一片,或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。)

  5.立卷归档。

  3)注办。 是指对公文承办结束后,由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

  注办一般包括以下内容:

  1.一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注明阅毕的日期。

  2.需要办理复文的文件,办理后要注明“已复文”,并注上复日的日期和文号。

  3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等,并由承办人签字。

  4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

  第三节 发文办理程序

  发文:是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料,包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理:就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

  发文办理程序由拟稿、审核与签发;核发、缮印与校对;用印、登记与分发等环节组成。

  (1)拟稿、审核与签发

  1)拟稿。公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

  公文拟稿必须注意的问题:7点。略。P326

  2)审核。是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前,对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

  公文的审核要做到“六查”:

  1.查是否需要行文,以什么名义行文。

  2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致,与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。

  3.查要求和措施是否明确具体,切实可行。

  4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

  5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚,标点使用是否正确,文字书写是否规范。

  6.查公文格式是否符合规定。

  关于上面第4条目前没有切实把好关的主要有几个问题:   略。P328)

  公文格式的审核主要包括:

  1.查文种的使用是否恰当。

  2.查公文标题是否能正确体现文件内容;

  3.查公文格式安排是否得当。

  3)签发。是指机关领导人对文稿的最后审批。

  需要注意的几个问题:

  1.机关领导在签发公文时,必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发,不可越级签发公文。

  2.以机关内某个部门名义的发文,可由部门负责人签发。

  3.签发人在签发文件时,必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。

  4.文件经签发人审批同意发出时,签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样,并签署全名,注明年月日。

  5.几个相关或部门的联合发文,一般应由主办该公文的单位负责,送请有关联署机关或部门的领导人会签。

  (2)核发、缮印与校对

  1)核发。是指在公文正式印发之前,对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

  核发的内容与要求:

  1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批,审批手续是否完备,及审批意见是否明确,审批人是否签署全名及时间等。

  2.文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发(传达)范围、主题词是否正确、恰当,标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

  3.编排发文字号。

  4.对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。

  5.确定分送单位和印制份数。

  2)缮印。是指对已签发的公文定稿进行印制。

  缮印公文要注意的问题:5点。略。P331

  3)校对。是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正,以修改和稍除书写、排字上的错误。

  公文校对的两种方法:一是由印制单位先校对一次或者两次,然后再次由承办人校对一次;另一种方法是完全由承办人员负责校对。

  校对公文必须注意以下几点:4点。略。P332

  (3)用印、登记与封发

  1)用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。

  公文用印要注意几个问题:5点。略P333

  2)发文登记。一切发出的文件,均应进行登记。

  发文登记一般采用薄册式形式。三种形式见P308-313

  3)封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。

  封发文件应注意几点:5点。略。P334

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