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自考“公文写作与处理”简答题(13)

2007-11-21 16:12   【 】【我要纠错

    第十三章   案卷整理与归档

    什么是案卷组合?为什么说它是公文立卷工作中的一个重要环节:

    简称组卷,是指机关文书部门或业务部门在年终或第二年上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

    卷内文件排列与编号应该注意哪些问题:

    1.卷内文件排列。具体排列的方法有以下几种:

    1)按时间先后排列。

    2)按作者-时间排列。

    3)按问题-时间排列。

    4)按地区-时间排列。

    5)按通讯者-时间排列。

    6)按姓氏笔画或拼音字母的顺序排列。

    2.卷内文件的编号。要注意以下几点:

    1)凡是装订的案卷,应统一在有文字的每页文件材料的正面右上角,背面的左上角填写页号。

    2)卷内文件编号的范围只限于卷内有文字页面的文件材料。

    3)编号应当先用铅笔,以区别于原有文件上的号码。

    为什么说拟写案卷标题是文书档案人员的一项基本功:

    因为案卷标题是案卷封面上最重要的项目,也是以后编制档案检索工具的主要依据。

    案卷标题的结构是怎样的:

    通常由文件作者、问题、名称三个部分组成,中间用“关于”、“的”来连接。

    拟写案卷标题应当注意哪些问题:

    1.要注意政治上的正确性。

    2.要注意文字表述简练通顺,概括准确。

    3.要注意案卷标题的基本结构要力求完整,合乎语法,标点正确。

    为什么要对案卷进行编目:

    案卷编目 是进行手工检索的基本条件,也是实现档案计算机检索与储存的基础性工作。

    案卷编目的主要内容是什么:

    1.填写卷内文件目录。

    2.填写卷内备考表。

    3.填写案卷封皮。

    简述案卷装订的必要性::

    案卷的装订,是为了固定文件之间的排列顺序,保护文件不受损坏和防止散失,便于保管和利用。

    简述案卷装订的具体要求:

    整齐、牢固、不影响阅读。

    怎样对案卷进行排列与编号:

    1.案卷的排列。

    1)将一个组织单位的案卷先按保管期限分开。

    2)案卷排列可以在条款排列的基础上适当地进行调整。

    3)上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷,又可以按照其重要程度、问题、名称来进行排列。

    4)一些特殊的案卷,也可采取特殊的排列方法。

    2.案卷的编号。具体编法是将本机关一年所形成的案卷,依次按永久、长期、短期、短期和副卷编制统一的案卷顺序号。

    为什么要编制案卷目录:

    案卷目录又可作为移交目录,是公文处理部门逐年向机关档案室交接案卷的依据和凭证。

    编制案卷目录的方法:

    1.由各部门的公文立卷人员编制移交目录,然后由档案室汇总编排卷号、编制正式的案卷目录。

    2.由机关档案室通盘组织,指导各部门的公文立卷人员统一分类、编排卷号、直接编制案卷目录。

    编制案卷目录应当注意的问题是什么:

    1.案卷目录与案卷封皮的项目内容要一致,如发现有不准确的地方要随时改正。

    2.将归档时的案卷顺序中的永久、长期、短期三种保管期限案卷及副卷分别填写。

    简述文件检索工具的作用:

    用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。

    简述文件检索工具的编制方法:

    1.文号索引。又叫文件作者目录,它是以文号编排为主的。

    2.文件分类目录。又叫文电综合分类目录,它以一个全宗机构一年立成所有案卷的卷内文件目录为对象。

    什么是“归档”:

    公文立卷部门立好的案卷,必须逐年移交给机关档案室集中保管,称为“归档”。

    归档制度包括哪些主要内容:

    1.归档范围。

    2.归档时间。

    3.归档要求。

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