公文格式代码：又称文件检索代码，是指代表文件格式类型的标记符号，由九位阿拉伯数字组成，标识于文件首页发文机关版头左上角。

    印制顺序号：又称公文份号，是指依据同一文稿印刷若干份时每份的顺序编号。

    秘密等级：简称秘级，是指公文秘密程度的等级，分绝密、机密、秘密三级。

    紧急程度：是对公文送达和办理的时间限度。

    收文处理标记：包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号等项目。

    发文机关版头：简称“文头”。文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定格式的发文机关标识。

    发文字号：是指由发文机关编排的文件代号。

    签发人姓名：是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。

    公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

    题注：是指对公文标题的注释说明。

    正文：是公文的主体部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

    主送机关：是指对主要受理公文的机关。

    无正文说明：是指由于篇幅所限，使公文生效标识（即落款、印章与成文日期）与正文不能同在一个页上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的说明。

    附件说明：是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。

    成文日期：是指文件形成的时间。

    机关印章与领导人签署：机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证；领导人签署是指发文机关领导人在公文正本的落款处，本人职务名称的后面签字或盖章，以证实文件的效用。

    注释或特殊要求说明：是用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项。

    阅读（传达）范围：是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。

    主题词：是指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。

    抄送机关：是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。

    印发说明：又称印制版记，是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数等。

    页码：是指公文每一张页的顺序编号。

    文稿：是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。

    草稿：是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。

    定稿：又称“原稿”、“底稿”、“正稿”。是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论式通过的更后完成的定型文稿。

    文本：同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本些法规文件又有试行本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

    正本：根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本更突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。

    副本：又称抄本。凡是根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本。

    存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。

    修订本：是指对于已经发布生效的文件，在实行一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。从修订本发布之日起，原文本即行失效。

    试行本、暂行本：大多用于一些法规性文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修改时所使用的文本。

    各种文字文本：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉字文件和少数民族文字文本。第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。