公文办理程序：就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

    收文：是指机关文书部门收进外单位发来的文件材料。

    收文办理：是指文书部门收到材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。

    收文办理程序：组成收文办理这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

    签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

    登记：就是指需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收发和处理。

    分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

    传阅：是指单位或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

    轮幅式传阅：传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮幅式传阅”。

    拟办：是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。拟办意见可根据来文的情况分别由办公部门负责人或业务部门承办人提出。

    批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

    承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

    催办：是指根据承办时限的要求，及时地对那些必须办理答复的文件承办的情况时行督促和检查。

    查办：是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

    注办：是指对公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

    发文：是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

    发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运行过程。

    拟稿：是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

    审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发之前，对公文的内容、体式进地的全面审核和检查。

    签发：是指机关领导人对文稿的更后审批。

    核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

    缮印：是指对已经签发的公文定稿进行印刷。

    校对：是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消除书写、排字上的错误。

    用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。

    发文登记：与收文登记一样，主要是为了便于对文件的管理和查找等。

    封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。

    公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

    案卷：是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。

    文书部门立卷制度：指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

    问题特征：是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。

    时间特征：是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。

    名称特征：又称文种特征，是指公文文种的名称。

    作者特征：是指制发文件的机关、单位或个人。

    地区特征：又称地理特征，指的是文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。

    通讯者特征：是指文件的收发或问答双方。

    立卷类目：也称归卷类目、案卷类目。

    编制立卷类目：是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。

    平时归卷：是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。