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自考《公文写作与处理》笔记(1)

2007-01-10 09:50   【 】【我要纠错

  第一章

  学习建议

  本章对公文作了全面的概述,是学习、掌握本教材的基础。

  通过本章的学习,学员应识记:

  1、公文的含义及理解;

  2、公文产生的社会条件、我国古代公文产生的主要线索及演变;

  3、文书、文件与公文的基本含义;

  4、公文的主要特点及其法定作者与行文单位的含义;

  5、公文的主要作用;

  6、常见的公文分类的方法及含义;

  7、公文名称的含义及种类。

  领会:

  1、公文与国家管理活动的关系;

  2、公文产生的社会意义,公文演变与政权更迭的关系;

  3、文书、文件与公文的异同;

  4、公文的法定作者与公文的法定权威与效用的关系,公文体式规范的意义,公文规定处理程序的必要性。

  5、公文的作用及其在机关信息传递与公务联系中的重要性;

  6、公文分类的意义;

  7、公文名称与公文内容的关系,正确使用公文名称的意义。

  应用:

  我国现行机关行文中未正确使用公文名称的情况及其对机关公务活动的影响。

  本章出现选择题和问答题的可能性较大。在复习时重点掌握公文的分类和名称,此外,对公文的含义、特点、作用,也要予以重视。

  案例分析

  举例说明如何正确把握行文方向

  从一个单位的对外文件来说,可以行文方向划分为上行文、平行文和下行文三类。

  (1)上行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文,是自下而上的行文,故称上行文。比如,国务院各部、委,各省、自治区、直辖市给国务院所报送的工作报告和请示就是上行文。一般地说,上行文是作为下级机关向上级领导机关,下级业务部门向上级业务主管部门汇报工作,请示问题,请求给予领导和业务指导的文件。

  (2)平行文。平行文就是指同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。比如,中共中央各个部之间,国务院的各个部、委、局之间,各个省委之间,省人民政府之间,各个县委之间,县人民政府之间,都是平级平行机关。再如,省军区和省人民政府之间,学校和工厂之间,没有领导指导关系,是一些不相隶属的机关。上述这些机关之间,在相互联系或协商工作问题时,一般都适宜于使用“函”来行文。

  (3)下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如,党中央给各个省、自治区、直辖市党委,国务院给各省、自治区、直辖市人民政府所发的文件就是下行文。下行文一般常用指示、决定、通知、批复等。

  下行文是上级机关对下级机关、上级业务主管部门对下级业务部门实施领导与业务指导责任的重要工具。对下级机关与业务部门来说,是重要的收来文件。一些面向群众的公告、通告、通知等文件,也是下行文。

  一些下级机关为业务问题向上行文时,不按业务归口原则行文,以为只要找政府机关就能迅速解决问题,实际上这些请示送政府机关后,仍然要转到各业务主管部门研究,由业务主管部门提出意见,或作出处理决定。这种不合规范的行文,不仅未能达到请示单位的目的、愿望,反而形成大量公文倒流现象,严重影响工作效率。因此,工作人员应注意,一定要按业务归口原则请示或商洽工作。

  造成上述这种现象的主要原因,是由于有些工作人员对“隶属关系”的概念理解比较狭窄,一提“隶属关系”就只从行政上理解,因而在为有些业务部门或机构拟制文件时,以行政机关的名义向上级行政机关行文。事实上,各级业务部门和机构,除了在行政上与各级所属机关具有隶属关系外,它们还在全国范围内组成了一个由上而下的垂直领导结构,建立了自上而下的业务指导关系,这种业务指导关系也是隶属关系。

  重点难点

  一、从不同的角度对公文进行分类

  由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的,为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行,就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手,对机关在日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。这是人们认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。

  常见的、基本的公文的分类,主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。

  1.从公文的来源来划分,可将一个机关的公文分为三个部分:对外文件、收来文件和内部文件。

  (1)对外文件。是指本机关(或部门)拟制的向外单位发出的文件,它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。

  (2)收来文件。简称收文,是指由外机关拟制的,作为传达其自身机关的意图,发送到本机关(或部门)来的文件。

  (3)内部文件。是指制发和使用都限于机关内部的文件。

  2.从公文的行文关系上来划分,可将机关公文划分为上行文、平行文和下行文三类。

  课后练习

  一、单项选择题(本大题共30小题,每小题1分,共30分)在每小题列出的四个选项中只有一个选项是符合题目要求的,请将正确选项前的字母填在题后的括号内。

  1.向同级业务主管部门请求批准时,应使用的文种是____.

  A.请示  B.报告  C.议案  D.公函

  2.签署是指____.

  A.机关领导人在定稿上亲笔签名

  B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

  C.机关领导人对收文的办理签注批示意见

  D.文件的承办人在文件处理单上亲笔签名

  3.主送机关指____.

  A.收文机关

  B.办理或答复收文的机关

  C.需要了解收文内容的机关

  D.必须送达的机关

  4.拟办,指____.

  A.拟稿

  B.对发文审核把关

  C.对来文办理做出批示

  D.对来文办理提出建议性意见

  5.用于注明卷内文件与立卷状况的是______.

  A.卷末备考表

  B.文件分类表

  C.卷内文件目录

  D.案卷目录

  6.撰写请示,要求_____.

  A.主送一个主管的上级机关

  B.主送上级机关的领导人

  C.受双重领导的机关主送两个上级机关

  D.主送主管的与有关的上级机关

  7.撰写批复,开头应写明_____.

  A.上级机关的指示

  B.国家的有关法规

  C.下级机关的工作情况

  D.所针对的请示的日期与标题

  8.一般文件的成文日期,指_____.

  A.领导人签发的日期B.文件用印日期C.文件发出日期D.领导人签署文件正本日期

  9.联合行文的作者,应为______.

  A.具有隶属关系的机关

  B.同级或级别相近的机关

  C.同一组织系统中的上下级机关

  D.具有业务指导关系的机关

  10.转发与批转公文时用______.

  A.通报  B.通知  C.公函  D.批复

  11.发文字号是指

  A.文件代号  B.机关代字  C.发文年度  D.发文顺序号

  12.注办是指

  A.对来文进行分送

  B.对来文办理提出初步方案或建议

  C.对来文阅读、执行与办复

  D.对来文办毕签注承办经过和结果

  13.______文件,不能用签发形式生效。

  A.指导类  B.会议类  C.报请类  D.知照类

  14.清退指将办完清理出的文书交给_______ .

  A.发文机关或指定的专门部门  B.档案部门  C.文件销毁部门  D.秘书部门

  15.签署是指

  A.机关领导人在公文定稿上亲笔签名

  B.机关领导人在公文正本上亲笔签名

  C.机关领导人在收文的办理签注上批示意见

  D.机关领导人文件处理单上签亲笔签名

  16.以机关名义对外签发公文,必须遵循_____.

  A.集体会商的原则  B.先核后签的原则  C.正职签发的原则  D.规范签发的原则

  17.盖印章时,应做到

  A.上压正文,下不压成文日期

  B.既压正文,又压成文日期

  C.上不压正文,下压成文日期

  D.上不压正文,下不压成文日期

  18.注发是指

  A.在定稿上注明办理情况

  B.在定稿上批注缮印要求

  C.在定稿上批注发文要求

  D.在定稿上落款处签署

  19.最有效的催办方式是

  A.电话催办  B.文字催办  C.登门催办  D.会议催办

  20.立卷是指

  A.将办理完毕文件进行整理

  B.将办理完毕文件组成案卷

  C.将办理完毕文件组成组合体

  D.将办理完毕文件进行编目

  21.国家主席依照有关法律公布行政法规和规章,应当用

  A.令  B.决定  C.通知  D.公告

  22.国家主席依照有关法律宣布施行重大强制性行政措施应当用

  A.令  B.决定  C.通知  D.公告

  23.国家主席依照有关法律嘉奖有关单位及人员应当用

  A.令  B.决定  C.通知  D.公告

  24.根据《办法》,“议案”的作者指

  A.各级人民政府  B.各级人民代会大会代表  C.群众  D.国家领导人

  25.下列哪个事由,根据《办法》,不可以使用“决定”

  A.关于严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

  B.关于大兴安岭森林特大火灾事故的处理

  C.关于授予×××全国劳动模范的称号的嘉奖

  D.关于在太平洋×地区试验运载火箭使过往船只周知

  26.“公告”根据《办法》适用于

  A.向国内外宣布重要事项或者法定事项

  B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

  C.对重要事项或者重大行动做出安排

  D.宣布施行重大强制性行政措施

  27.“通告”根据《办法》适用于

  A.向国内外宣布重要事项或者法定事项 

  B.公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

  C.对重要事项或者重大行动做出安排  

  D.宣布施行重大强制性行政措施

  28.传达有关单位周知或者执行的事项,使用

  A.公告  B.通告  C.通知  D.通报

  29.转发上级机关和不相隶属机关的公文,使用

  A.决定  B.通告  C.通知  D.通报

  30.传达重要精神或者情况,使用

  A.决定  B.通告  C.通知  D.通报

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