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自考《公文写作与处理》笔记(5)

2007-01-10 10:59   【 】【我要纠错

  第三章

  学习建议

  公文写作不同于一般文书的写作,有其严格的规范和体式。

  本章全面介绍了公文体式的含义及文体特征;公文结构各要素的含义及其在文面上的格式安排,公文的外观形式及装订要求;公文在写作过程中所形成的文稿与文本的含义及其作用。

  通过本章的学习,学员应识记:

  1、公文体式的含义;

  2、公文的文体、表达方式、语言的运用;

  3、公文的构成要素、数据项目分类、指定项目与选择项目;

  4、公文的格式安排、文面划分、及其用法;

  5、公文的排版与装订;

  6、公文的稿本、文稿、文本的含义及其分类。

  领会:

  1、公文体式规范的意义及党和国家对公文体式一系列规定和改革措施;

  2、叙述、说明、议论三种表达方式和语言;

  3、公文的构成要素与公文写作的关系;

  4、公文文面格式划分的作用和保持公文格式完整性的意义;

  5、公文讲求排版形式与装订规范的必要性;

  6、各种公文文稿与公文文本的关系及其各自用途。

  应用:

  1、分析公文的语言运用与公文效用的关系;

  2、以一份格式不全或有错的公文为例,指出其错处之所在并提出修改办法。

  本章是重点章节,出现选择题、问答题和案例题的可能性较大。在复习时重点掌握公文的构成要素和书面格式。此外,对公文的体式、文体特征、排版形式、装订要求及公文的文稿、文本,也要予以重视。

  案例分析

  1.举例说明公文标题的写法

  公文标题由发文机关名称、公文主题(事由)和文种组成,是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。例如:《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》,其中“国务院”是发文机关名称,“进一步加强证券市场宏观管理”是公文主题,即事由,“通知”是文种。这样的公文标题起提示作用,使人一看就明白它是什么机关发来的,说的是什么问题,什么种类的公文,即便于阅读处理,也便于归档和查找利用。

  公文标题一般都要求写完全,有些情况下也可以省略:

  (1)省略发文机关名称。这又可以分为两种情况:一种是一些法规类公文,如《企业财务通则》,其中 “企业财务”是事由, “通则”是文种。但这些法规类公文在正式公布时,仍要使用完整的公文标题,如,《国家新闻出版署、国家语言文字工作委员会关于发布<出版物汉字使用规定>的通知》。另一种是机关内部使用的公文,在落款处已明确写上发文机关的,在标题中可省去发文机关名称。

  (2)省略事由。有些文件内容单一,如“令”、“公告”等,正文部分文字较少,使人一目了然。在这种情况下,标题中的“事由”部分可以省略,以求庄重简练。例如:

  中华人民共和国财政部令

  第4号

  《企业财务通则》已于1992年11月16日经国务院批准,现予发布,自1993年7月1日起施行。

  部长 刘仲黎

  1992年12月30日

  以上这份命令的标题如果写成《中华人民共和国财政部关于发布<企业财务通则>的命令》,与正文字数相比,就显得繁复冗长了。

  (3)机关名称和事由同时省略。这类情况多见于公布性公文,如机关内部的通知、通告、启事,法院的布告等,仅仅以文种作为标题。目的是为了张贴时醒目,有利于扩大传播范围。

  但是有的省略是不应该的。例如一些机关的发文时,以为使用了正式文件版头,机关名称已在文件版头中印出,就在标题中将发文机关省略了。这种省略会给引用公文带来困难,也不便于文件的登记和管理。

  因此,公文标题的部分省略是有条件限制的,而且在任何情况下,文种都不能省略。此外,一些转发、批转类的公文标题也要注意准确、概括和简要,避免出现《关于转发<关于××××通知>的通知的通知》等累赘写法。

  2.举例说明如何确定成文日期

  成文日期是指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。成文日期年、月、日要写齐全,不得有任何省略。如不得将2001年7月1日写成“01年7月1日”。因为成文日期直接关系到公文的时效和日后对文件档案的查考问题。公文的成文日期标注在发文机关署名下方的,不论其文字多少,都要注意两者的距离相称。

  不同种类的公文其成文日期的确定有不同的标准:

  1.一般情况下,公文的成文日期以领导人签发日期为准。即机关领导人在定稿上的签发日期。

  2.经会议讨论通过的公文,以会议通过的日期为准,并加括号写在公文标题的正下方。如在《第七届全国人民代表大会第一次会议关于设立海南省的决定》标题下注明“(1988年4月13日通过)”字样。

  3.法规、规章类文件以批准日期为准。法规、规章性文件的发布日期与实施日期不一致时,应同时注明施行日期。如《中华人民共和国国家货币出入境管理办法》是国务院于1993年1月20日发布的,自1993年3月1日起施行。有的法规、规章性公文,如果是经过修订的,要分别标明发布时间、修订时间和施行时间。如《国家行政机关公文处理办法》注明:“(1987年2月18日发布,1993年11月21日修订)”,还在《办法》最后一条说明“(本办法自1994年1月1日起施行)”。

  4.联合行文,以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。

  5.一般的日常事务性公文,如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期以印发日期为准。

  同步练习

  一、单项选择题(本大题共30小题,每小题1分,共30分)在每小题列出的四个选项中只有一个选项是符合题目要求的,请将正确选项前的字母填在题后的括号内。

  1.行文方式是指____的方式。

  A.公文管理   B.公文传递运行   C.公文撰制处理   D.公文直接送达

  2.判定文件主送机关的依据是____.

  A.机关级别层次的高低

  B.是否对文件承担主办或答复的责任

  C.对文件所负主办或答复责任的大小

  D.与发文机关之间的关系

  3.签发,是____.

  A.机关领导人在发文稿上签名

  B.机关领导人在文件正本上签名

  C.文件承办人在文件处理单上签名

  D.机关领导人对来文办理进行批示

  4.文件处理的关键环节是____工作。

  A. 拟办  B.批办  C.承办  D.注办

  5.对发文进行终审的工作,是_____.

  A.核稿  B.签发  C.承办  D.批办

  6.注办,指____.

  A.对来文进行分送

  B.对来文办理提出初步方案或建议

  C.对来文阅读、执行与办复

  D.对来文办毕签注承办经过和结果

  7.____文件,不用签发形式生效。

  A.指导类  B.会议类  C.报请类  D.知照类

  8.印章应保管在文书工作机构的_____手中。

  A.正职领导  B.专人  C.副职领导  D.秘书

  9.盖印章时,应做到_____.

  A.上压正文,下不压成文日期

  B.既压正文,又压成文日期

  C.上不压正文,下要骑年盖月

  D.上不压正文,下不压成文日期

  10.核发,指_____.

  A.在定稿上注明办理情况

  B.对定稿进行复核并批注缮印要求

  C.在定稿上批注发文要求

  D.在定稿上落款处签署

  11.应标识签发负责人姓名的文件一般是

  A.重要的请示  B.重要的通报  C.重要的会议文件  D.重要的通知

  12.按名称特征组卷,其名称指

  A.案卷标题  B.文件的文种  C.文件的作者  D.文件的问题

  13.卷内文件的排列的主要依据是

  A.文件形成日期  B. 文件的作者  C.文件的文种  D. 文件之间的联系

  14.卷内备考表用以注明

  A.目录内案卷立卷状况  B.卷内文件及其立卷的状况  C.目录内案卷总数量  D.目录内案卷保管状况

  15.附件说明是针对附属正件之后的有关文件的

  A.内容所作的提要性说明  B.重要性所作的说明  C.名称及件数作的说明  D.图表所作的说明

  16.指令性的公文是指

  A.命令和决定  B.函  C.公告  D.通告

  17.向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用

  A.公告  B.通告  C.通报  D.决定

  18.向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关询问时用

  A.报告  B.决定  C.总结  D.请示

  19.不相隶属机关之间请求批准,用

  A.请示  B.报告  C.函   D.批复

  20.受双重领导的机关向上级机关行文,应当这样处理

  A.写明主送机关和抄送机关

  B.主送一个上级机关

  C.报送两个上级机关

  D.主送并抄送两个上级机关

  21.讲话类文书不包括

  A.讲话稿  B.开幕词、闭幕词  C.欢迎词、欢送词、答谢词  D.会议报告

  22.记录类文书不包括

  A.会议记录   B.大事记和接待记录 C.电话记录  D.工作简报

  23.提案属于_____类文书

  A.建议  B.简报  C.讲话  D.会议

  24.归档制度包括

  A.归档范围、归档时间、归档方式  B.归档时间、归档要求、归档范围

  C.归档要求、归档目的、归档范围  D.归档目的、归档要求、归档方式

  25.案卷标题通常应注明卷内文件_______三个基本部分

  A.作者、问题、时间  B.作者、时间、名称  C.时间、问题、名称 D.作者、问题、名称

  26.公文处理工作具有______的特点。

  A.政治性、时限性、机要性和规范性  B.政治性、时限性、机要性和领导性

  C.政治性、时限性、宣传性和规范性  D.政治性、组织性、机要性和规范性

  27.公文处理工作的组织形式有______两种形式。

  A.集中形式、分散形式  B.合作形式、分工形式  C.集中形式、分工形式  D.集中形式、合作形式

  28.以下内容中,______不属于文件处理工作的任务。

  A.文件的收发、登记和分送  B.制定规章制度  C.文件的拟办、批办、承办和催办  D.处理群众来信

  29.下面四句话中______是错的。

  A.公文的处理要讲究适时  B.公文的处理要按规定逐级传递

  C.公文的处理越快越好  D.公文的处理要有层次地运转

  30.公文处理工作的组织,不包括______.

  A.组织机构  B.组织领导  C.组织形式  D.组织管理

  二、多项选择题(本大题共10小题,每小题2分,共20分)在每小题列出的五个选项中有二至五个选项是符合题目要求的,请将正确选项前的字母填在题后的括号内。多选、少选、错选均无分

  31.立卷工作的意义在于____.

  A.保持文件的历史联系,便于查找利用

  B.维护文件完整和安全

  C.为档案工作奠定基础

  D.防止丢失与损坏

  E.加强对文件的保密工作

  32.发文文稿的形成包括:____等环节。

  A.核发  B.拟稿  C.会商  D.审核  E.签发

  33.公文的紧急程度分为________.

  A.特急  B.急件  C.火急  D.加急  E.平件

  34.通知的种类有批转性通知、转发性通知、_________.

  A.指示性通知  B.任免通知  C.会议通知  D.事务性通知  E.发布性通知

  35.按行文方向分,公文可分为

  A.上行文  B.平行文  C.双向行文  D.下行文  E.多向行文

  36.下面标题文中填对了的是

  A.×部关于几起重大火灾的“通报”。

  B.国务院办公厅关于发布《行政机关公文处理办法》的“通知”。

  C.×大学关于报送×省教育厅今年招生工作情况的“请示”。

  D.×省财政厅关于要求解决××县广播、电视设备问题的“命令”。

  E.×省财政厅关于同意××大学新建教学楼的“函”。

  37.秘密等级可分为

  A.绝密  B.普通  C.机密  D.秘密  E.机要

  38.决定的特点是

  A.性质重要  B.理论性强  C.政策性强  D.宣传性强  E.有约束力

  39.按文件名称立卷适用于______.

  A.司法文件  B.人事文件  C.教学文件  D.统计文件  E.会计文件

  40.会议文书的特点有______.

  A.成套性  B.时效件  C.单一性  D.稳定性E.多样件

  1 A 2 B 3 C 4 C 5 A 6 A 7 B 8 A 9 B 10 B 11 A 12 A 13 B 14 A 15 A 16 D 17 D 18 B 19 C 20 D 21 C 22 C 23 A 24 B 25 D 26 C 27 A 28 A 29 A 30 D

  31 A 32 ABCD 33 AB 34 ACDE 35 ABC 36 AB 37 AB 38 ABD 39 CE 40 ABC

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