公文的格式与稿本

　　练习与思考

　　1 什么是公文体式？为什么公文要有一定的体式？

　　答：公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文要有一定的体式是因为为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。

　　2 什么是公文文体？公文文体在表达方式和语言运用上有哪些特点？

　　答：公文的文体是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点。公文文体在表达方式上的特点是在公文写作中兼用叙述、说明和议论三种表达方式。在公文文体的语言运用上的特点是准确、简明、庄重、得体。

　　3 什么是公文的构成要素？公文构成要素的指定项目和选择目各有哪些？

　　答：公文的构成主要是由数据目构成的，如发文机关、发文字号等。指定项目主要有公文管理标记、发文机关、版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等组成。选择目主要有签发人、附件说明、注释等构成。

　　4 什么是公文的书面格式？它在公文的文面上分成哪几个部分？

　　答：公文的书面格式是指在公文构成的数据项目在公文的文面上所处的位置和书写格式。书面格式在公文的文面上包括文头、行文和文尾三个部分。

　　5 公文的文头、行文和文尾三个部分各有那些数据项目？

　　答：公文的文头包括：公文格式代码、印刷顺序号、秘书等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名。行文部分包括：公文的标题、题注、主送机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导人签署、注释或特殊要求说明。文尾部分包括：主题词、抄送机关、印发说明、页码。

　　6 发文字号的作用是什么？编排发文字号应当注意哪些问题？

　　答：发文字号的作用是：统计发文的数量；在查找和引用公文时可以为该份公文的代号使用。编排发文字号应当注意的问题是要力求准确、稳固、系统。

　　7 公文的标题是怎样构成的？怎样编写好公文标题？

　　答：公文的标题构成是：发文机关名称、公文主题、文种。公文标题的编写一定要注意完整，省略公文的标题有限制而且适合公文的标题！

　　8 为什么要正确选定公文的主送机关？公文的主送机关一般有哪几种情况？

　　答：正确选定公文的主送机关直接关系到公文发出后能否得到及时的处理。公文的主送机关主要有三种情况：（1）上级领导对下级发出的公文，下属单位有贯彻行文的责任。（2）下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文。（3）直接向社会公众发布的公文。

　　9 简述公文正文的结构及写作要求。

　　答：公文的结构主要是由导语、正文主体、结束语三个部分组成。公文正文的写作要求拟写公文的起草者熟悉业务、懂政策并具有一定的马列主义水平，还需要掌握语言文字和公文写作的技能。

　　10 公文标注主题词的作用是什么？主题词的标注应当注意哪些问题？

　　答：标注公文的主题词的作用主要是：（1）可以准确简要地概括文件的主要内容。（2）帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关办事的效率。（3）有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。标注主题词应当注意：必须在公文主题词中选用主题词；公文主题词表中的类别标题不作主题词用；有两个以上的主题要依次标注；主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

　　11 什么是文尾？怎样正确理解文尾的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？

　　答：文尾就是公文的末尾。就公文来说有单是结构和复合式结构。无论是哪种类型，文尾只有一个，且应该放在公文整体结构的更后，这应该成为公文结构规范化的基本要求！

　　12 简述公文的排版形式与订装要求。

　　答：公文的排版形式是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，属于公文的外观形式。公文的装订要求应该是采用线装、钉装或胶粘的办法。一律在左侧装订。

　　13比较公文的草稿与定稿，正本、副本与存本的异同。

　　答：草稿是内容和文字表述都没有成熟的一个起始环节。而定稿则是指经过修改、审阅，并由领导人签发形成的定型文稿。正本是根据已经签发的定稿制发的正式文件，其明显特征是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签名。副本是根据公文正本复制的其他稿本称为副本，又称作抄本。存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。

　　公文的行文规范

　　练习与思考

　　1 什么是公文的行文规范？它包括哪几个方面？

　　答：行文规范：按照一定的规定或准则来维护机关之间的行文秩序。它主要包括行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

　　2 什么是公文的行文关系？确定行文关系的基本原则是什么？

　　答：公文的行文关系：是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。确定行文关系的基本原则是：（1）国家行政机关的隶属关系和职权范围。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。地方各级人民政府服从国务院是我国各级行政机关行文关系的基本准则。（2）党的各级机关的隶属关系和职权范围。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

　　3 怎样划分机关之间的行文关系？

　　答：根据四种情况划分机关之间的行文关系，它们分别是：同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系；上级业务主管部门和下级业务主管部门之间具有业务上的指导关系；非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性的关系；同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。

　　4 简述公文的行文方向与方式。

　　答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文方向分为上行、下行和平行三个方向。根据机关工作的需要可以将公文分成三种形式，分别是：上行文、下行文和平行文。其中，上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。下行文是上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。平行文是同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

　　5 为什么说逐级上行文是上行文中更基本、更常用的一种方式？

　　答：逐级上行文是下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。因为下级机关一般都采用这种方式向所属上级领导机关请示和报告工作，所以逐级上行文是上行文中更基本、更常用的一种方式。

　　6 行文规则的主要内容有哪些？

　　答：行文规则的主要内容是：注意隶属关系，尊重机关职权；大力精简文件，严格控制发文数量和范围；在一般情况下，党政机关不得越级行文；牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；行文必须正确确定主送机关和抄送机关；主送机关与公文名称要相互呼应；关于联合行文的问题；关于“请示”的行文问题；关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题；在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行。

　　7 简述行文关系与发文范围之间的关系。

　　答：行文关系是规定上级机关对其所属的下级机关有权行文，党政机关的发文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围来确定的。行文关系和范文范围，可以发文和每文必发是有区别的。

　　8 为什么说在一般情况下党政不得越级行文？

　　答：因为为了保证领导隶属关系和工作业务联系的准确性，而且下级机关直接越级可能使直接的上级机关的工作限于被动，同样，上级机关或业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接的隶属关系而不应当越级，不越级行文可以避免造成工作上的脱节，所以一般情况下党政不得越级行文。

　　9 为什么牵涉到几个部门的问题要先协商一直或经上级裁决后才能向下行文？

　　答：因为在机关工作中，有些问题往往牵涉到几个部门，对某些问题的决定可能影响到某些部门的利益或增加某些部门的工作难度，这就要从全局或整体利益出发，经过有关方面协商以后再向下行文，确保问题得到快速有效地解决。

　　10 简述公文的主送机关与公文名称之间的关系。

　　答：主送机关是直属上级领导机关的，其行文可使用“请示”、“报告”、等上行文名称；主送机关是直属下级机关的，其行文可使用“通知”、“通报”、“指示”、“决定”、“批复”等下行文名称；主送机关是同级机关或不相隶属、不同级别的机关，一般只用平行文“函”的公文名称。

　　11 什么是联合行文？联合行文要注意哪些问题？

　　答：联合行文就是同级机关、部门或单位可以联合发文的形式。联合行文要注意的内容是：（1）行文的各机关部门必须是同级的（2）联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业，是非常有利的（3）几个平行机关或部门联合行文，应奖相对应的各机关都列为主送机关（4）联合行文应当确有必要，且单位不宜过多。

　　12 各级党政机关办公厅（室）的行文如何把握好职权范围和授权范围？

　　答：各级党政机关的办公厅（室）是各级党政机关的办事机构，办公厅（室）不是超越自己的职权范围行文，而是在代表它所隶属的党政机关行使职权，这种关系反映在行文上，就决定了办公厅（室）行文，只限于它的职权范围内的文件和经它所隶属的党政领导机关授权的文件，凡在自己的职权范围的事情即可，凡是授权以办公厅（室）名义下发的文件，对授权机关或领导人要在文件开头加以说明。