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自考《科技档案管理》串讲(8)

2007-01-11 13:30   【 】【我要纠错

  第八章 检查、协助科技文件的鉴别、整理工作

  填空:

  1. 区分科技文件和政务文件,最主要的是分析文件的内容。

  2. 科技资料只有现实的参考作用。

  3. 确定科技文件保存价值和划分其保管期限,是归档的要求和组织案卷的前提条件。

  4. 案卷内科技文件目录,是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。

  5. 备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。

  6. 案卷封面,是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。

  单、多选:

  1. 为保证归档文件的完整,在整理、归档之前都应按项目收集齐全、完整成套。

  2. 为保证科技文件的准确性,归档的科技文件应达到两个“一致”:

  一是同它所记载和反映的科技对象或科技过程相一致;

  二是同一个项目的科技文件相互之间在内容上应该协调一致。

  3. 区分科技文件与政务文件的原则(方法):内容原则、整体原则、职能原则。

  4. 按隶属关系排列,这种方法适用于机械产品图样(图纸)的排列。

  5. 按总体和局部关系排列,这种方法适用于基本建设工程图样的排列。其总的排列顺序是:总体布置图——系统图——平面图——大样图等。

  6. 按地区特征进行排列,这种方法主要用于地质勘探图样、地震观测图样的系统排列。

  7. 按时间顺序排列,主要用于某些自然现象观测图样。

  8. 案卷封面的作用是介绍作用、保护作用。

  9. 案卷封面的内容项目,主要由三部分组成:案卷题名、案卷的管理性内容项目、档号项。

  10. 案卷题名是案卷封面的核心内容。

  11. 案卷题名在结构上一般由三个部分组成:项目名称、案卷内科技文件的内容特征、科技文件名称特征。

  简答和论述:

  一、简述科技文件的鉴别工作的主要内容?100

  答:1 归档文件完整性的鉴别; 4 科技文件保存价值和保管期限的鉴别。

  2 归档文件准确性的鉴别; 5 归档文件密级的鉴别。

  3 文件属性的鉴别;

  二、简述如何正确区分科技文件与科技资料?102

  答:1 主要表现在两个方面:

  其一:它们同本单位科技、生产活动的关系不同。

  其二:它们所具有的作用不同。

  2 科技文件是本单位科技、生产活动中直接形成的原始记录,它不仅具有现实的依据作用,而且具有历史的查考作用和凭证作用。

  3 科技资料只是为了科技、生产活动参考的目的而搜集、交流或购置来的材料,它只有现实的参考作用。

  三、简述组织案卷的要求?104

  答:案卷——是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。

  要求:1 案卷必须是一组具有有机联系的科技文件;

  2 案卷内科技文件的数量要适度;

  3 案卷内科技文件的保存价值和密级应基本一致;

  4 案卷应力求整齐美观,便于管理和使用;

  四、简述组织案卷的方法?105

  答:1 按结构组织案卷,机械产品和设备科技文件可按结构组织案卷。

  2 按子项或子课题组织案卷。

  3 按工序或阶段组织案卷。工艺文件可以按加工工序的不同,组织相应的案卷。

  4 按专业组织案卷。设计和基本建设工程的图样,可以按不同专业,分别组织案卷。

  5 按问题组织案卷。某项综合调查或考察、某个专业讨论会的文件,均可按照不同问题,分别组织案卷。

  6 按名称或文件性质组织案卷。设计任务书,计算书、说明书、工程预算等,可按名称组织案卷。

  7 按地区组织案卷。地质勘探文件、地形测量文件可按地区组卷。

  8 按时间组织案卷。水文、气象、天文、地震等观测文件可按时间组织案卷。

  9 按作者组织案卷。

  五、简述案卷编目的内容?110

  答:案卷编目——是以案卷为对象,通过一定的形式固定案卷系统整理成果,揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。

  内容:编页号,填制案卷内科技文件目录,填写备考表,填制案卷封面和脊背标签。

  六、简述案卷编目的要求?110

  答:1 要正确地反映案卷系统整理成果,揭示出案卷内科技文件的内容与成分。

  2 要能够固定案卷内科技文件的排列顺序和位置。

  3 使用语言、符号要标准化或规范化、文字简明、书写工整、字迹清楚。

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