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自考“商务交流”串讲精华(十四)

2007-05-29 16:56   【 】【我要纠错

  第十七章:其他写作工作

  一、备忘录:

  1、虽然基本的礼貌用语是必需的,但出于礼貌和恭维的结束语可以省略;2、信息要尽可能简短;3、多数公司提供带有标题信息的备忘录纸簿,备忘录一般包括四个部分:送达、发送人、日期、标题。4、有时备忘录还包括发送者办公地点、传真号、电邮地址等。

  二、备忘录格调(风格):

  1、信息的性质:信息、询问、请求、惩戒、祝贺等;2、消息的前后照应:3、收函人的个性和地位:4、收函人与发函人的关系:友好、生疏、正式等。

  三、明信片和答复卡片

  四、传真和电传

  五、表格设计:

  ——分布:

  1、 尽可能让它更吸引人;2、尽可能把它做得更简洁;

  3、确信它有如下功能

  1)提供你真正需要的信息;2) 为每个答案提供足够的空间;3) 能够尽可能容易被填写。

  ——安排:

  1、按逻辑顺序安排你的问题和指令;2、避免交叉参考和不分地点地解释信息;3、清楚深层次矛盾和表面上的自相矛盾。

  ——风格:

  1、直接问题和指令总体来说好于标题式设计;2、 使用简单清楚和直接的语言。

  ——测试:

  1、在定案之前通常测试表格;2、 选择与最终目标对象相同的人测试表格。

  六、准备一份问卷:

  1、 确信问卷调查是获得你所需信息的最好方式;2、以中立的风格确定问题框架;3、问题扼要,避免冗长复杂难懂;4、直接提问,避免模棱两可;5、明确你要找的信息,考虑你怎样搜索、分析上前已得到的信息;6、尽可能使用问题框架化,使所获信息容易处理;7、以逻辑方式在问卷中安排你的问题;8、选择你的调查对象;9、通过小规模实验测试问卷;10、使用吸引人却不乏坦诚的布局,以便问题易读好答,而且很方便地返还给你。

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