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自考“商务交流”串讲精华(八)

2007-05-29 16:45   【 】【我要纠错

  第九章:组织和参加会议

  一、会议主席有哪些责任:

  1、主持会议:主持会议、维持会议秩序并确保小组的积极工作(应明确会议的任务和会议小组类型);

  2、会议控制:会议控制的方式和组织取决于召开会议的原因。控制应当着眼于建立行为标准,以这些标准徇会议的结果,并在必要时进行调整。作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则:决定讨论主题;明确讨论范围;确保人们围绕主题依次发言;尽可能做到公正、尽全力避免与会者的争论;确保其他成员了解会议的进展情况。

  3、引导:必须能够发起会议,并确保以良好的秩序进行主题的问题的讨论。介绍会议议题(解决问题过程):1)识别主题/问题;2)交换和开发建议;3)评价不同方案;4)选择行动计划(确保每个人都明确自己的责任)。

  4、促进讨论:1)主席应当经营以提出恰当问题的方式激励与会者(掌握提问技巧)

  如何促进讨论:1)提问的措辞避免“是”或“不是”的答案;2)提出简短的问题;3)采用紧扣主题的问题;4)采用只涉及一个方面的问题。

  5、应付“隐密议程”:应努力保持讨论集中,而不使其演变成与会者之间的个人冲突。

  6、作出决定:除了正式的投票表决方式,主席应采取一致同意的方法,或者恰如其分地引出解决问题的最佳方案。

  7、会议结果后,主席的责任是确保备好会议纪要和会议决定的后续行动计划。

  二、决策方法及其优缺点:

  1、权威决策法:由主席决定;快速、高效;但是成员可能没有表态或赞成;2、多数/投票表决决策法:一般认为比较公正;投票时机很关键;可能分裂群体成员;少数人会不同意,因此可能不承担责任;3、趋同决策法:根据群体的大致倾向决策;成员高度参与;过长(要求听取所有成员的意见,尽管他们实际上尚未形成明确观点);或许有时难以达到。4、达成一致决策法:每个人都完全同意;难以达成一致,实际上通常不必如此。

  三、与会者的责任:

  1、态度:树立对会议的积极态度,敞开思想并听取别人的意见;

  ——会议能为你提供各种机会:

  1)受益于别人的知识和观点;2)从同事的背景和经历中获取最大量的信息;3)对所执行政策和决策的参与感;4)更好地了解和正确评价你的同事,在你们中间形成团队工作精神;5)与别人交换你的个人思想;6)以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。

  2、准备:保证自己做好准备和了解会议主题;

  3、认识群体过程:对“群体过程”和群体功能的认识有助于树立正确的态度更好的参与。

  ——有效的会议参与者的特征:

  1)注意考虑其他有关的人;2)认识到交互作用过程必须是双向的,要灵活和宽容;3)注意交流障碍的存在,努力克服他们;

  4)辩证和分析地思考的能力5)有能力和意愿以适应别人的语言,清晰扼要地讲话;6)具有适当的时间意识,既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点;7)具有合作与调解的愿望,以实现群体目标;8)认识积极倾听的必要性。

  四、在一次会议中,应何时参与?

  ——当你感到有些东西可讲时:1)准备好即时参与;2)分几次发言,而不是一次把话都说完;3)保持灵敏状态,准备发言。

  五、会议的议程是:需要讲座的业务事项的顺序。

  六、议程顺序:

  1、选出主席和工作人员(必要时);2、会议通知——由秘书宣读(通常仅在非常正式的会议);3、上次会议纪要——阅读通过(通常由秘书),然后由主席签字;4、备忘录提出问题;5、达成的协议——秘书宣读;6、主席致开幕词;7、前面会议留下事项;8、财务问题(财务主管报告、帐目流转等);9、委员会和工作单位报告;10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单;11、预先提出并列在议程中的其他事项;

  12、下次会议日期;13、任何其他业务14、感谢主席(在一般会议上不常见);15、主席答谢(同上);16、主席宣布会议闭幕。

  七、议程准备和支持文件:

  1、议程中的每个项目应用数字排序,如发生变动,在会议开始时主席应说明理由;2、当继续上次会议的一个项目时,引用那次会议的日期和备忘录编码是有益的;3、另一种有用的方法是将参考资料作为重要的支持性文件,既可驸在相关项目后面,也可列一清单放在议程后面;

  4、在准备会议时,提问题比平铺直叙能激励更多的反馈;5、议程应有一个提示,确定下次会议的日期、时间和地点。

  ——议程计划步骤:

  1)根据上次会议列出突出问题;2)通过预期目前发展和与会议成员联系,提出商务中的新议题;3)选择重要议题;

  4)避免包括过多的“新问题”;5)将例行项目放在开始;6) 按逻辑关系排列关键项目;7)根据可用时间和与会者情况安排项目;

  8)用数字排列项目;9)交叉参考上次会议的议题;10)要求明确提出下次会议的细节,在议程结尾列出“下次会议日程”;11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中;12)与主席讨论通过议程;13)将议程草案交付打印,也可能由你自己打印;14)校对打印搞;

  15)驸带上次会议的备忘录,将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。

  八、制作备忘录:

  ——会议之前:

  1、寻找如何做此事的习掼或指导;与主席核实一下是否有专用格式。

  ——会议期间:

  1、记录资料、时间和会议地点;2、记录出席会议人员,收到谁的“缺席致歉”;3、识别讨论题目;有条件的话,使用议程为指导;

  4、按照会议首先处理例行项目的惯例——宣读上次会议的备忘录并签字,备忘录提出的问题和达成的协议;

  5、计划基于简要题目的记录,这类标题可摘自主题,或讨论、决策和拟定行动的摘要,包括时间和参与者;6、编排每项记录的参考号;7、跟随会议进程;8、及时澄清重点的和含糊不清的观点;9、以摘记形式书写,避免逐字地记录,除非要求如此;10、使用简短的句子和段落。

  ——会议之后:

  1、会后立刻清楚地起草备忘录;2、与其他人核对——可能是与主席;3、在会议两天内采用清晰的格式打印;

  4、仔细校对打印稿;5、将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员,以及任何需要知道情况的人;必要时发送修正稿;

  6、仔细将备忘录存档——组织内可能有备忘录存档规定,你应当了解和执行;7、核查对行动的监督和后续行动。

  ——避免做的事:

  1、试图主持会议和记时,指定别人记时;2、讨论速度过快,使你不能准确记录;3、在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点;4、备忘录中插入太多人名;5、包括未解释的缩写和术语,潜在阅读者对此不熟悉;6、拖延起草备忘录——忘记发生了什么;7、过分受成员地位影响;仅因为是你的上司,不意味着你必须记录他们说的每一个字;8、忘记确认下次会议的日期、时间和地点。

  九、视听会议的优、缺点:——优点:1、成本——租演播室召开一小时的电视会议、比从各地召集人们到一起开会要节省10倍甚至12倍。2、即时——在较短时间内通知开会;

  ——缺点:1、气氛——失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力;2、交往——没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会;3、连续性——实践中,会议很呆板,因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。

  十、如何召开成功的电话会议:

  ——对主席的提示:

  1、提前把议程传真给每个人,详细说明讨论主题和与会者情况;2、同时提前用传真发送文件和需要参考的资料;保存每人的传真号码,以便于在会议期间发送必要的补充资料。3、每人上线后马上点名;4、对与会者讲话总是报出姓名,以保证相应的人能听到你的评论;5、不时进行小结,保证使每人跟上进程;6、注意哪些人尚未发言,吸引他们参与会谈。

  ——对参与者的提示;

  1、不要和别人同时讲话;发言前稍等片刻,以确认别人真正讲完了;2、当你提出问题时,明确提问对象;3、 总是应答别人的提问,即使你没有现成答案;4、不要在同一个房间举行附带会议而未告诉主席,也不要使用你的电话的弱音和密码键。

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