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写作(一)部分应用文(四)

2006-09-15 14:39   【 】【我要纠错

  十六、会议记录

  为使会议的决议能在今后得到很好的贯彻和执行,并作为以后检查执行情况等的根据,或者便于传达一次会议的精神,有必要把会议的具体内容记录下来。这些记录的材料,就叫“会议记录”。记录要真实准确,符合原意。

  会议记录包括两个部分:

  (一)会议的组织情况:

  1.会议的名称。

  2.开会的时间、地点。

  3.出席人数,如果人数不多,可一一写明姓名。

  4.列席人数,也可写出姓名或只写列席人员范围。

  5.缺席人数,也可一一写出姓名,注明缺席原因。

  6.主持人。

  7.记录人。

  (二)会议内容,是会议记录的主要部分。记录方法有两种:

  1.摘要记录。只记会上报告了什么事情,讨论了什么问题,通过了什么决议。

  2.详细记录。要把每一个人的发言都记下来。

  会议结束,记录完了,另起一行写“散会”两字。

  最后,要由主席或主持人和记录人签名。

  为了提高记录速度,可以适当使用一些自己熟悉的简称、代号、符号,待会议间歇或会后整理时再补上全称或原称。必要时,可以学习速记法。

  十七、决定

  决定是机关、社会团体对某些问题或重大行动作出安排。决定一经作出,就不容改变,必须照办。它或者是有法规作用,或者是有行政约束力,所以,作决定时,必须十分慎重。

  1.标题写“决定”或“关于××的决定”等字样。

  2.写正文内容,交代作出决定的原因和决定本身。

  3.最后写作出决定单位的名称(加盖公章)和作出决定的日期。

  十八、工作计划

  工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确,用词造句必须准确,不能含糊。

  (一)工作计划的格式:

  1.计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素,如“××印刷厂团委1986年工作计划”。

  2.计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求,工作的项目和指标,实施的步骤和措施等,也就是为什么做、做什么怎么做、做到什么程度。

  3.最后写订立计划的日期。

  (二)工作计划的内容。一般地讲,包括:

  1.情况分析(制定计划的根据)。制定计划前,要分析研究工作现状,充分了解下一步工作是在什么基础上进行的,是依据什么来制定这个计划的。

  2.工作任务和要求(做什么)。根据需要与可能,规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。

  3.工作的方法、步骤和措施(怎样做)。在明确了工作任务以后,还需要根据主客观条件,确定工作的方法和步骤,采取必要的措施,以保证工作任务的完成。

  (三)制订好工作计划须经过的步骤:

  1.认真学习研究上级的有关指示办法。领会精神,武装思想。

  2.认真分析本单位的具体情况,这是制订计划的根据和基础。

  3.根据上级的指示精神和本单位的现实情况,确定工作方针、工作任务、工作要求,再据此确定工作的具体办法和措施,确定工作的具体步骤。环环紧扣,付诸实现。

  4.根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难,确定预算克服的办法和措施,以免发生问题时,工作陷于被动。

  5.根据工作任务的需要,组织并分配力量,明确分工。

  6.计划草案制定后,应交全体人员讨论。计划是要靠群众来完成的,只有正确反映群众的要求,才能成为大家自觉为之奋斗的目标。

  7.在实践中进一步修订、补充和完善计划。计划一经制定出来,并经正式通过或批准以后,就要坚决贯彻执行。在执行过程中,往往需要继续加以补充、修订,使其更加完善,切合实际。

  十九、总结

  总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,进行一次具体的总分析、总研究;也就是看看取得了哪些成绩,存在哪些缺点和不足,有什么经验、提高。

  (一)基本情况。

  1.总结必须有情况的概述和叙述,有的比较简单,有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

  2.成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。成绩有哪些,有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的,都应讲清楚。

  3.经验和教训。做过一件事,总会有经验和教训。为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。

  4.今后的打算。根据今后的工作任务和要求,吸取前一时期工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。

  (二)写好总结需要注意的问题

  1.总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式,听取各方面的意见,了解有关情况,或者把总结的想法、意图提出来,同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点,到群众中找事实的写法。

  2.一定要实事求是,成绩不夸大,缺点不缩小,更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

  3.条理要清楚。总结是写给人看的,条理不清,人们就看不下去,即使看了也不知其所以然,这样就达不到总结的目的。

  4.要剪裁得体,详略适宜。材料有本质的,有现象的;有重要的,有次要的,写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分,该详的要详,该略的要略。

  5.总结的具体写作,可先议论,然后由专人写出初稿,再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔,或亲自主持讨论、起草、修改。

  二十、发言稿

  发言稿是参加会议者为了在会议上表达自己意见、看法或汇报思想、工作情况而事先准备好的文稿。

  发言稿写法比较灵活,结构形式要求也不那么严格,可以根据会议的内容、需要等情况而有所区别。常见的形式有:

  ①开门见山提出本人要谈的问题及对问题的看法,然后说明理由,最后照应开头对全文做简明扼要的总结。

  ②直接写出要讲的几个问题或几点意见,可用序号1、2、3等表示,问题讲完,即告结束,不写开头和结尾。

  ③汇报经验、情况的发言,内容比较系统,它包括情况叙述、经验介绍、体会收获等,这几方面的内容要连贯地写出来,构成一篇比较完整的文章。

  写发言稿时,要注意三点:

  ①观点鲜明。对问题持什么看法,要明确表态。对尚未认识清楚的问题,要实事求是说明,不要含糊其词,如果是汇报性的发言,要中心明确,重点突出,不必面面俱到。

  ②条理清楚。一篇发言稿要谈几方面的问题,每一方面问题要讲哪些条目。都要安排得有条有理,让人听起来容易抓住重点。

  ③语言简洁明快。发言是直接面向听众,所以,发言的语言一定要简洁明快,尽量不使用冗长罗嗦的句子,更不要使用一些深奥难懂的词句,话要说得准确、易懂,最好运用大众语言。

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