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自考“管理系统中计算机应用”课堂笔记(一)

2008-10-08 10:57   【 】【我要纠错

  1.1信息与管理

  1.1.1信息和数据

  1.信息与数据的概念

  信息的定义:信息是对事物运动状态和特征的描述,而数据是载荷信息的物理符号。

  信息和数据的区别:

  信息是认识了的数据,是数据的含义;同时,信息更本质地反映事物的概念,而数据则是信息的具体表现,所以信息不随载体的性质而改变,而数据的具体形式却取决于载体的性质。

  管理信息的定义:经过加工处理后对企业生产经营活动有影响的数据。只有经过加工处理的数据,才能成为对管理决策有用的信息。管理中涉及的数据是一种广义的数据,它不仅包括数值数据,而且也包括非数值数据。

  2.信息的递归定义

  管理数据和信息之间的区别是相对的,一个系统或一次处理所输出的信息,可能是另一个系统或另一次处理的原始数据;低层决策所用的信息又可以成为加工处理高一层决策所需信息的数据,这就是信息间的递归定义。

  1.1.2管理和管理系统

  1.管理

  管理是管理者或管理机构,通过计划、组织、领导和控制等活动,对组织的资源进行合理配置和有效利用,以实现组织特定目标的过程。

  管理的概念有以下几个含义:

  (1)管理的目的是实现企业的目标。

  (2)管理是对组织资源进行合理配置的过程。

  (3)管理的实施是通过计划、组织、领导和控制等活动进行的。

  2.企业管理系统

  “系统”是由相互作用和相互制约的若干要素结合而成的,具有特定目标和功能的有机整体。

  实现企业预期的经济效益目标,需要构成一个可控制的管理系统。它一般有三个组成部分:一是管理的客体,即管理对象(生产和服务过程);二是管理的主体,即管理者和管理机构;三是联系两者的信息系统。

  1.2管理信息

  1.2.1管理信息的作用

  管理信息的作用也主要体现在以下几方面:

  1.管理信息是重要的资源

  信息对经济发展、社会进步起着巨大作用。信息的占有水平与利用程度,成为衡量一个国家现代化水平的重要标志,是国家综合实力的重要组成部分。

  管理者管理的主要资源有:人力资源、原材料资源、机器资源(包括设备和能源)、资金资源和信息资源五类。其中,前四种资源都是有形的,一般称之为物质资源;而信息资源是无形的,是由于它所描述的对象而具有价值,为此称之为概念资源。管理者是利用概念资源来管理物质资源的。

  2.管理信息是决策的基础

  现代管理的核心是决策。正确的决策取决于多种因素,如决策体制、决策方法、领导者的能力、技巧等;但决定性的因素,是对客观实际;即对未来行动及其后果的正确判断。信息系统可以帮助企业领导迅速取得和分析有关决策的信息,有助于企业降低决策中的不确定性和风险。如果信息不充分,决策就失去了根本的依据,信息不灵就可能导致决策的失败。要提高企业的竞争能力,要实现正确的决策,就必须拥有大量的信息。

  3.管理信息是实施管理控制的依据

  管理过程就是信息的收集、传递、加工。判断、决策的过程。企业系统的全部活动可概括为两大类:生产活动和管理活动,围绕着生产活动,执行着决策、计划和指挥职能。生产活动中流动的是物,而管理活动中流动的是信息。

  物流和信息流的关系:物流是生产经营活动的主体流动,信息流伴随着物流产生,反映物流的状况。管理人员通过信息流了解物流的运动;同时通过信息流计划和调节物流。因此,在经营管理中信息流起着主导作用。

  企业中物流是单向的、不可逆的,而信息流是双向的,即有信息反馈。

  信息反馈的定义:控制物流的输入信息作用于受控对象后,把产生的结果信息返回到输入端,并对信息再输入发生影响的过程。而上述作用于受控对象后的结果信息称为反馈信息。

  4.管理信息是系统内外联系的纽带

  从企业内部来看,企业本身是一个复杂系统。为将各组成部分联结为一个整体,为使组织间相互协调,就要将它们之间的信息流很好地组织起来。因此信息既是系统之间联系的纽带,也是系统内各组成部分联系的纽带。

  1.2.2管理信息的特点和分类

  1.管理信息的特点

  管理信息具有一般信息的特点,又有其本身独特之处,这些特点可归纳如下:

  (l)原始数据来源的分散性。

  (2)信息资源的非消耗性。

  (3)信息量大。

  (4)信息处理方法的多样性。

  除传统的算术运算和简单统计加工外,近年来数理统计、运筹学中的许多方法,在经济管理领域中的应用日益广泛。

  (5)信息的发生、加工、应用,在空间、时间上的不一致性。

  2.管理信息的分类

  (1)按信息稳定性分类,将信息分为固定信息和流动信息两类。

  固定信息是具有相对稳定性的信息,在一段时间内可以在各项管理任务中重复使用,不发生质的变化。它是企业一切计划和组织工作的重要依据。

  流动信息(作业统计信息),它反映生产经营活动中实际进程和实际状态的信息。它随生产经营活动的进展不断更新,时间性较强,一般只具有一次性使用价值。但是及时收集这类信息,并与计划进行比较分析,是评价企业生产经营活动、揭示和克服薄弱环节的重要手段。

  通常将信息稳定系数在0.85以上的信息划成为固定信息。实际工作中,把一些相对稳定的信息也包括在固定信息中,但它们的信息稳定系数不得低于0.6.以工业企业为例,其固定信息主要由三个部分组成:

  ①定额标准信息。

  ②计划合同信息。

  ③查询信息。

  (2)按决策层次分类,将管理信息分为战略信息、战术信息和业务信息。

  企业是分层次进行管理的,不同层次的管理具有不同的职能,需要不同的信息。

  战略信息:供企业高级管理者进行战略决策时使用,包括系统内外、过去和现在、各种环境的大量信息。

  战术信息:供企业中级管理人员完成大量计划编制、资源分配等工作时使用。主要包括系统内部各种固定信息,历史情况与现状信息、以及部分具体的外部信息。

  业务信息:供企业基层管理人员执行已经制定的计划,组织生产或服务活动时使用。主要包括直接与生产、业务活动有关的、反映当前情况的信息。

  1.2.3管理信息处理的内容

  管理信息处理的内容主要包括信息的收集、存储、加工、传输和提供五个方面:

  1.信息的收集

  根据数据和信息的来源不同,可以把信息收集工作分为原始信息收集和二次信息收集两种。

  原始信息收集:在信息或数据发生的当时、当地,从信息或数据所描述的实体上直接把信息或数据取出,并用某种技术手段在某种介质上记录下来。

  二次信息收集:收集已记录在某种介质上,与所描述的实体在时间与空间上已分离开的信息或数据。

  二者区别:原始信息收集的关键问题是完整、准确、及时地把所需要的信息收集起来,它要求时间性强、校验功能强、系统稳定可*.

  二次信息收集则是在不同的信息系统之间进行的,其实质是从别的信息系统得到本信息系统所需要的信息,它的关键问题在于两个方面:一是有目的地选取或抽取所需信息;二是正确地解释所得到的信息。

  2.信息的存储

  在信息存储方面应考虑存储量、信息格式、使用方式、存储时间、安全保密等问题。

  3.信息的加工

  对收集到的信息都要进行加工,以便得到更加反映本质或更符合用户需要的信息。

  从加工本身来看,可以分为数值运算和非数值处理两大类:

  (1)数值运算包括简单的算术与代数运算、数理统计中的各种统计量的计算及各种检验、运筹学中的各种最优化算法以及模拟预测方法等。

  (2)非数值处理包括排序、合并、分类、选择、分配,常规文字处理,图形、图像处理等。

  4.信息的传输

  信息的传输形成企业的信息流。信息传输应考虑信息的种类、数量、频率、可*性要求等。

  在实际工作中,信息传输与信息存储是相联系的。当信息分散存储于若干地点时,信息的传输量可以减少,但分散存储也会带来存储管理上的一系列问题,如安全性、一致性等,而且变得难以解决。如果信息集中存储在同一地点,上述问题比较容易解决,但信息传输的负担将大大加重。

  5.信息的提供

  信息加工完成后,就应按管理工作的要求以各种形式,将信息提供给有关单位和人员,在企业中提供的主要形式为各种计划、统计报表、报告文件等。

  1.2.4管理信息处理的要求

  现代企业对信息处理的要求可归结为及时、准确、适用、经济四个方面。

  在企业经营活动中,根据不同范畴的问题,需要进行不同的决策,以及与之相应的信息。这些决策大致可以分为三类:

  (1)战略规划:确定企业的目标和方针,制定实现目标所需要的资源配置计划。一般来说,战略规划所需要的信息是经过高度概括的,主要是外部信息,信息的范围广泛多样。

  (2)管理控制:管理控制是经营管理人员按照战略规划确定的方针策略,运用给定的资源,有效地实现预定目标的过程。

  (3)日常业务管理:日常业务管理就是高效率执行特定业务的过程。由于业务的内容、目标、所用资源等都是在管理控制过程中确定的,因此,在这一过程中需要进行判断的过程不多。所需要的信息绝大部分是企业内部发生的,信息内容既明确又详细。(以上内容仅供参考)

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