第三章 公文的体式与稿本

　　1 什么是公文体式？为什么公文要有一定的体式？

　　答：⑴ 公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。

　　⑵ 公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。

　　2 什么是公文文体？公文文体在表达方式和语言运用上有哪些特点？

　　答：公文的文体，是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。

　　公文文体与一般的应用问题不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。

　　⑴ 公文的表达方式。表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。

　　⑵ 公文的语言特点。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。

　　3 简述公文写作中怎样才能做到语言简明。

　　答：在公文写作中，做到语言简明，绝非易事。要写得简短明白，既需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基础上，方能做到叙述平直，说明扼要，逻辑严密，议论精当。要力戒空话、套话，不要使用一些生僻的词语。

　　4 什么是公文的书面格式？它在公文的文面上分成哪几个部分？

　　答：公文的文面格式即公文的规格样式，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。公文讲求文面格式，这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

　　《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

　　5 什么是公文的构成要素？眉首、主体、版记三个部分各有哪些构成要素。

　　答：一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。

　　眉首的构成要素：⑴ 公文份数序号 ⑵ 秘密等级和保密期限 ⑶ 紧急程度

　　⑷ 发文机关标识 ⑸ 发文字号           ⑹ 签发人

　　主体的构成要素：⑴ 公文标题 ⑵ 主送机关 ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文时间

　　⑹ 公文生效标识         ⑺ 附注

　　版记的构成要素：⑴ 主题词 ⑵ 抄送机关 ⑶ 印发机关和印发说明

　　6 发文字号的作用是什么？编排发文字号应当注意哪些问题？

　　答：发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

　　编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中更具特征、更精炼、更集中的概括。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取更具有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。主要是讲究实用，尽量减少公文文字数。

　　7 公文标题是怎样构成的？怎样编写好公文标题？

　　答：⑴ 公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

　　⑵ 公文标题的书写位置应位于红色横线之下，分1行或多行居中排列。一般说来，公文标题要尽量简短，不要占的行数太多，对那些较长的标题则要动些脑筋，先要把标题的意思搞懂，回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当；做到既有美感，又要避免产生异议，然后再决定如何断行，不要草率从事。

　　8 为什么要正确选定公文的主送机关？公文的主送机关一般有哪几种情况？

　　答：公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文，都是为了公务活动的需要，公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复，这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称定错了，该送的没送，或者将不该送的也送了，就会造成责任不明，意见不一，或相互推诿，无人过问，以致贻误工作。

　　公文的主送机关一般有以下三种情况：

　　⑴ 上级领导机关对下级发出的公文，其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。

　　⑵ 下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。

　　⑶ 直接向社会公众发布的公文。

　　9 简述公文正文的结构及写作要求。

　　答：正文的机构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。

　　⑴ 导语。导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法，以表明制发这份公文的依据、目的或原因。

　　⑵ 正文主体。正文的主体是公文的更主要部分，也是写好公文的关键和难点所在。由于公文的文种不同，行文目的不同，其写作的具体要求也不同。

　　⑶ 结束语。结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止，自然终结。

　　10 公文标注主题词的作用是什么？主题词的标注应当注意哪些问题？

　　答：公文标注主题词的作用是：

　　⑴ 公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。

　　⑵ 公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率。

　　⑶ 公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。

　　公文标注主题词应当注意以下问题：

　　⑴ 必须在公文主题词表中选用主题词。

　　⑵ 公文主题词表中的类别标题不作主题词用。

　　⑶ 主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。

　　⑷ 一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。

　　⑸ 在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。

　　⑹ “主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词”后标冒号，一般不超过五个主题词为宜。

　　11 什么是“版记”？怎样正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系？

　　答：置于主题词之下的各要素统称版记。

　　版记的特点是位置要依公文主题的构成而定。《格式》规定，版记应置于公文更后一页（封四），版记的更后一个要素置于更后以行。这样，眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。一份完整的公文，眉首、主体、版记三部分缺一不可。

　　12 简述公文的排版形式与装订要求。

　　答：⑴ 公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

　　⑵ 对公文提出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。公文印在左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，不空。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固，后背不可散页明钉。裁切成品尺寸齐整，四角成90度，无毛茬或缺损。

　　13 比较公文的草稿与定稿，正本、副本与存本的异同。

　　答：草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿主要供发文机关内部在撰拟公文过程中的讨论、修改和送审使用。草稿是未定型的非正式文稿。

　　定稿。定稿是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的更后完成的定型文稿。定稿是机关执法文件的唯一可靠的标准稿本。

　　正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。正本更突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。

　　副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本成为副本，副本又称抄本。副本的作用，主要代替正本供穿越、参考和备查使用。

　　存本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。它的特点是根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。