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自考“公文写作与处理”思考题(第三章)

2007-02-09 14:52   【 】【我要纠错

  第三章 公文的体式与稿本

  1 什么是公文体式?为什么公文要有一定的体式?

  答:⑴ 公文的体式是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。

  ⑵ 公文之所以要有一定的体式,主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性,提高办事效率并为公文处理工作提供方便。

  2 什么是公文文体?公文文体在表达方式和语言运用上有哪些特点?

  答:公文的文体,是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点,即公文的表达方式和语体特征。

  公文文体与一般的应用问题不同,在表达方式和语言运用上有它自身的特点。

  ⑴ 公文的表达方式。表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段,它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中,兼用叙述、说明和议论三种表达方式,并以说明为主,而一般不宜使用描写和抒情。

  ⑵ 公文的语言特点。语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性,所以,公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。

  3 简述公文写作中怎样才能做到语言简明。

  答:在公文写作中,做到语言简明,绝非易事。要写得简短明白,既需要一定的思想理论水平,又要思路清晰,有一定的分析概括能力,还要有较高的文字修养。在此基础上,方能做到叙述平直,说明扼要,逻辑严密,议论精当。要力戒空话、套话,不要使用一些生僻的词语。

  4 什么是公文的书面格式?它在公文的文面上分成哪几个部分?

  答:公文的文面格式即公文的规格样式,是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。公文讲求文面格式,这是公文在形式上区别于一般文章的重要标志。

  《国家行政机关公文格式》将公文各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

  5 什么是公文的构成要素?眉首、主体、版记三个部分各有哪些构成要素。

  答:一份完整的公文是由一些规定的项目构成的,如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素,或称公文的组成部分。

  眉首的构成要素:⑴ 公文份数序号 ⑵ 秘密等级和保密期限 ⑶ 紧急程度

  ⑷ 发文机关标识 ⑸ 发文字号           ⑹ 签发人

  主体的构成要素:⑴ 公文标题 ⑵ 主送机关 ⑶ 正文 ⑷ 附件 ⑸ 成文时间

  ⑹ 公文生效标识         ⑺ 附注

  版记的构成要素:⑴ 主题词 ⑵ 抄送机关 ⑶ 印发机关和印发说明

  6 发文字号的作用是什么?编排发文字号应当注意哪些问题?

  答:发文字号的作用:一是统计发文的数量,便于公文的管理;二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

  编排发文字号要力求准确、稳固、系统。机关代字应是该机关名称中最具特征、最精炼、最集中的概括。发文机关和机关内各组织单位的代字应由机关的办公厅(室)统一编排,从机关和单位名称中选取最具有代表性的字,并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。主要是讲究实用,尽量减少公文文字数。

  7 公文标题是怎样构成的?怎样编写好公文标题?

  答:⑴ 公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。

  ⑵ 公文标题的书写位置应位于红色横线之下,分1行或多行居中排列。一般说来,公文标题要尽量简短,不要占的行数太多,对那些较长的标题则要动些脑筋,先要把标题的意思搞懂,回行时要注意做到词意完整,排列对称,间距恰当;做到既有美感,又要避免产生异议,然后再决定如何断行,不要草率从事。

  8 为什么要正确选定公文的主送机关?公文的主送机关一般有哪几种情况?

  答:公文的主送机关一定要选准,这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。因为任何一个机关的发文,都是为了公务活动的需要,公文中的事项或问题都要靠对方机关来处理或答复,这是公文的现实效用性所决定的。如果将主送机关的名称定错了,该送的没送,或者将不该送的也送了,就会造成责任不明,意见不一,或相互推诿,无人过问,以致贻误工作。

  公文的主送机关一般有以下三种情况:

  ⑴ 上级领导机关对下级发出的公文,其所属的下级机关单位都负有贯彻执行的责任。

  ⑵ 下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文,在一般情况下都只有一个具体的主送机关,不要多头主送。

  ⑶ 直接向社会公众发布的公文。

  9 简述公文正文的结构及写作要求。

  答:正文的机构一般可分为导语、正文主体、结束语三个部分。

  ⑴ 导语。导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法,以表明制发这份公文的依据、目的或原因。

  ⑵ 正文主体。正文的主体是公文的最主要部分,也是写好公文的关键和难点所在。由于公文的文种不同,行文目的不同,其写作的具体要求也不同。

  ⑶ 结束语。结束语就是正文的结尾。结束语部分要意尽言止,自然终结。

  10 公文标注主题词的作用是什么?主题词的标注应当注意哪些问题?

  答:公文标注主题词的作用是:

  ⑴ 公文标注主题词,可以准确简要地概括文件的主要内容。

  ⑵ 公文标注主题词,可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度,有利于提高整个机关的办事效率。

  ⑶ 公文标注主题词,有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。

  公文标注主题词应当注意以下问题:

  ⑴ 必须在公文主题词表中选用主题词。

  ⑵ 公文主题词表中的类别标题不作主题词用。

  ⑶ 主题词标引的顺序是先标类别词,再标类属词。

  ⑷ 一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。

  ⑸ 在公文上标注主题词,要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。

  ⑹ “主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行,“主题词”后标冒号,一般不超过五个主题词为宜。

  11 什么是“版记”?怎样正确理解“版记”的特定含义与保持公文书面格式完整性之间的关系?

  答:置于主题词之下的各要素统称版记。

  版记的特点是位置要依公文主题的构成而定。《格式》规定,版记应置于公文最后一页(封四),版记的最后一个要素置于最后以行。这样,眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分。由此可以准确认定公文是否完整。一份完整的公文,眉首、主体、版记三部分缺一不可。

  12 简述公文的排版形式与装订要求。

  答:⑴ 公文的排版形式,是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括:公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

  ⑵ 对公文提出装订要求,是保证公文在装订过程中的质量控制。公文印在左侧装订、不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整,不空。无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固,后背不可散页明钉。裁切成品尺寸齐整,四角成90度,无毛茬或缺损。

  13 比较公文的草稿与定稿,正本、副本与存本的异同。

  答:草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称之为草稿。草稿主要供发文机关内部在撰拟公文过程中的讨论、修改和送审使用。草稿是未定型的非正式文稿。

  定稿。定稿是指草稿经过修改、审阅,并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿是机关执法文件的唯一可靠的标准稿本。

  正本。根据已经签发的定稿制发的正式文件,称为“正本”。正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署,以证实文件的效力。

  副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本成为副本,副本又称抄本。副本的作用,主要代替正本供穿越、参考和备查使用。

  存本。公文的存本,是指发文机关印制一份文件的正本留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。它的特点是根据正本印制甚至同时印制出来,除印章或签署外,具有正本同样的文件格式和附加标记。

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