第十二章  公文的整理与归档

　　1 什么是归档文件整理工作？

　　答：归档文件整理工作是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”

　　2 简述归档文件整理工作的意义。

　　答：⑴ 归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。

　　⑵ 归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。

　　⑶ 归档文件整理为档案工作奠定了基础。

　　3 什么是文书部门整理（立卷）制度？

　　答：文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指由机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行行文文件材料的整理（立卷）工作。

　　4 简述实行文书部门整理（立卷）制度的优越性。

　　答：⑴ 由文书部门整理（立卷），可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和了解文书处理过程的长处，便于提高归档文件整理的质量和整理（立卷）工作的效率。

　　⑵ 由文书部门整理（立卷），可以有效地避免和防止文件的散失，有利于归档文件的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

　　⑶ 由文书部门整理（立卷），文书部门就可以暂时保存当年的文件材料。

　　⑷ 由文书部门整理（立卷），按年度集中归档，并且确保文件归档的质量，可以促进机关档案工作，提高机关档案管理水平，更好地为机关工作服务。

　　5 怎样选择公文整理（立卷）的环节？

　　答：⑴ 被确定为整理（立卷）环节的文书部门要直接经手文件的处理。

　　⑵ 对整理（立卷）环节所经手处理文件的数量有一定的要求。

　　⑶ 确定整理（立卷）环节时，还要考虑机关办公地点的分布情况。

　　⑷ 还要考虑文书工作人员的数量和配备情况以及他们对业务的熟悉程度等因素。

　　6 简述公文整理（立卷）的范围。

　　答：公文整理（立卷）的范围，是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定考察利用的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿，以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理（立卷）与归档的范围之内。

　　7 简述公文整理（立卷）的分工。

　　答：公文整理（立卷）的分工，是指哪一级的文件由哪个机关或部门整理（立卷），其作用主要是为了避免各党政机关或部门之间在整理（立卷）时发生不必要的重复或遗漏。

　　8 怎样理解“归档文件”的含义？

　　答：归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这一含义可以从以下方面来理解：

　　⑴ 指出了归档文件的来源和范围。

　　⑵ 应于归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。

　　⑶ 应于归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　9 简述归档文件的整理单位“件”的含义。

　　答：把“件”作为归档文件整理的基本单位，是从检索的实际需要及减轻立卷工作量出发的。只有理解和掌握了“件”的概念，在实际进行文件整理时，就可以将文件按“件”装订，然后再进行后续程序的工作。

　　10 掌握公文整理（立卷）范围应抓住哪些主要条件？

　　答：掌握公文整理（立卷）范围要抓住反映本机关工作活动和具有考察利用价值这两个主要条件。

　　11 归档文件整理的基本原则是什么？

　　答：归档文件整理的基本原则是：遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　12 简述归档文件整理的质量要求。

　　答：⑴ 归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修理，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

　　⑵ 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

　　13 以“件”为单位的归档文件整理方法与传统的“立卷”方法比较有哪些不同？

　　答：⑴ 取消案卷，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。

　　⑵ 界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。

　　⑶ 分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题），并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。

　　⑷ 装订以“件”为单位进行，对装订材料不作统一规定，只要符合档案保护要求即可。

　　⑸ 文件排列方法强调事由排列，时间、重要程度作为参考因素，可根据实际情况选用。

　　⑹ 归档章的位置不限于首页右角上，首页上端任何空白处均可；同时对归档章的项目加以调整，只保留检索必备项目。

　　⑺ 取消案卷，卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。

　　⑻ 无需编页号，目录改设“页数”项。

　　⑼ 归档文件直接装盒保管。

　　⑽ 无需撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊。

　　⑾ 档案盒的项目设置有了较大变化。

　　14 推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应作好哪些方面的工作？

　　答：⑴ 更新观念，增强改革意见。                      ⑵ 提高人员素质。

　　⑶ 加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。  ⑷ 注意新旧整理方法的衔接。

　　15 简述归档文件整理的工作步骤。

　　答：归档文件整理的工作步骤分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。

　　16 归档文件以“件”为单位装订时，件内文件怎样排列？

　　答：“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。

　　17 什么是归档文件的分类？归档文件的分类方法有哪些？

　　答：归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

　　归档文件的分类方法：

　　⑴ 按年度分类 ⑵ 按保管期限分类 ⑶ 按机构（问题）分类 ⑷ 几种分类方法的结合运用

　　18 简述归档文件的排列方法。

　　答：归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：

　　⑴ 对同一事由的归档文件，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。

　　⑵ 对不同事由的归档文件，可采用按不同事由行程时间的先后排列和按事由的重要程度排列。

　　⑶ 对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的更后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表表中加以说明。

　　19 什么是归档文件编号？编号的作用是什么？

　　答：归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。

　　编号的作用是：通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作揖及日常管理和查找利用工作提供便利。

　　20 简述归档文件目录的主要项目及填写要求。

　　答：归档文件目录由归档文件目录封面、归档文件整理说明和归档文件目录三部分构成。

　　归档文件目录的具体填写要求是：

　　⑴ 件号：填写室编件号。

　　⑵ 责任者：是指制发文件的组织或者个人，即文件的发文机关或署名者，而不是承办，办理或撰写该文件的组织机构名称。责任者一般应按文件照录。

　　⑶ 文号：是指文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年份和序号三个部分组成。

　　⑷ 题名：指文件的标题。文件标题是归档文件内容的起点，一般应照实抄录，不得省略或变更。

　　⑸ 日期：指文件形成的时间，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。

　　⑹ 页数：以件为单位填写总页数，用于统计和核对。

　　⑺ 备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。

　　21 档案盒的作用是什么？归档文件装盒有哪些具体要求？

　　答：档案盒的作用是存放和保存归档文件，它不具备档案保管单位的作用。

　　归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。装盒时应视文件的多少选择档案盒的厚度。

　　22 什么是归档？简述归档制度的主要内容。

　　答：机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒以后，逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。

　　归档制度的主要内容是：

　　⑴ 归档范围：凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。

　　⑵ 归档时限：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。

　　⑶ 归档要求：㈠ 应归档的文件材料齐全、完整。

　　㈡ 文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷。

　　㈢ 归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。