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自考“公文写作与处理”思考题(第十一章)

2007-02-09 15:05   【 】【我要纠错

  第十一章  公文办理程序

  1 什么是公文办理程序?收文办理与发文办理各有哪些程序?

  答:公文处理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经历的一系列环节。

  收文办理程序主要有:

  ⑴ 签收、拆封与登记 ⑵ 分发与传阅 ⑶ 拟办、批办与承办 ⑷ 催办、查办与注办

  2 机关收文的主要来源有哪些?签收公文要注意哪些问题?

  答:机关的收文主要有三个来源:⑴ 机要交通送来的机要件  ⑵ 邮局送来的挂号函件和电报  ⑶ 外机关和部门直接送来的文件材料

  签收公文要做到“四查清”:

  ⑴ 查清信封或信筒上的收文机关名称,是否确属本机关的收文,以防错投、错收。

  ⑵ 查清信封号码与递送人在签收登记簿上所登的号码是否一致。

  ⑶ 查清文件封口是否破损,包装是否牢固,如发现有散包、破封、密封条被拆等情况,应及时追查原因。

  ⑷ 查清文件登记件数与实有件数是否相符。

  3 收文登记的作用是什么?收文登记的范围有哪些?

  答:收文登记的作用是:

  ⑴ 便于管理和保护文件,防止积压和丢失    ⑵ 便于检查和检索文件

  ⑶ 便于文件的统计和催办工作              ⑷ 作为核对与交接文件的凭据

  收文登记的范围有

  ⑴ 上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件。

  ⑵ 下级机关文件。包括请示性、报告性文件。

  ⑶ 重要的带有密级的刊物、资料。

  ⑷ 其他机关商洽问题和需要答复的文件。

  ⑸ 上级机关召开会议印发的会议文件材料。

  4 收文登记有哪几种形式?各有哪些优点?

  答:收文登记的形式,一般可分为簿册式、联单式和卡片式三种。

  ⑴ 簿册式登记的优点是容易保存,适宜按时间顺序进行登记。

  ⑵ 联单式登记的优点是,可以减少重复登记的某些项目,简化登记手续。

  ⑶ 卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要,在卡片盒里灵活地进行分类排列。

  5 简述公文分发的原则与要求。

  答:⑴ 对那些方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥型文件,或重大问题的请示、报告之类的文件,以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导。

  ⑵ 对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围直接分送给有关部门或承办人。

  ⑶ 对来文机关答复本机关询问的文件,要按本机关原发文的承办部门或主管人分送。

  ⑷ 在文件件数少、阅办阅知部门多的情况下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分送。

  ⑸ 公文的分发要建立登记交接制度,以便及时收回,防止文件散失。

  6 公文的传阅应当注意哪些问题?

  答:⑴ 传阅的顺序,一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门传阅,然后送其他有关需要阅知的对象。

  ⑵ 传阅文件应以文书人员为中心进行传递,这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”。

  ⑶ 在传阅过程中传阅完毕后,文书人员要及时对文件进行检查,发现有领导批示时,要按批示意见进行处理。

  ⑷ 每份传阅文件,都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。

  7 为什么说拟办是收文处理的一个重要环节?怎样做好公文拟办工作?

  答:拟办是收文处理的一个重要环节,是秘书部门实现“四个转变”,在办文办事中出谋献策,变被动服务为主动服务,发挥参谋助手作用的具体体现。

  做好拟办工作,要求做到以下几点:

  ⑴ 拟办之前,要认真研究公文的内容和发文机关的要求,弄清来文的北京,查明问题的症结所在,以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。

  ⑵ 要清楚地掌握有关政策和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定。

  ⑶ 要熟悉业务。要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况。

  ⑷ 拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响。

  ⑸ 拟办意见不是具体的承办计划和方案,文字要简明扼要,除讲明简单的理由之外,不要作深入的阐述,拟办意见之下,要签署拟办人姓名和拟办日期。

  8 简述公文批办的作用及主要内容。

  答:批办的作用就在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文,掌握上级指示精神,工作发展情况和其他有关信息;并便于加强对公文处理工作的领导,向承办人及时交待意图与要求,合理组织人力,避免承办人在文书处理上走弯路,或由于分工不明,责任不清,形成观望等待而拖延时间等。

  批办的主要内容

  ⑴ 提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

  ⑵ 提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人、规定承办的时限。

  ⑶ 凡是需要两个单位或者人员共同承办的,必须指出主办单位和主办人,以便承办单位和承办人员具体执行。

  ⑷ 各项批办意见,均应郑重地填写《公文处理单》的“批办意见”栏目内,并签署批办人姓名和批办日期。

  9 为什么说承办是公文处理工作的一个重要环节?承办公文要注意哪些问题?

  答:承办在公文处理工作中是一个关键性环节。任何一份公文都是为了解决一定的问题而形成的。问题如何解决,公文办理是否及时,就在承办这个关键环节上,它直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。

  承办部门或承办人员在处理来文过程中要注意以下几点:

  ⑴ 对有领导具体批示意见的公文,一定要认真领会领导的指示精神,按照领导的意图及时办理,不得延误推诿。

  ⑵ 对没有领导签署批办意见的公文,即一般性公文,应根据有关的文件精神、有关规定或按以前的惯例,酌情办理。

  ⑶ 对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文,本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会上,并由本部门和有关部门负责人签名后,再报请机关领导审批。

  ⑷ 来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时,承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考,不能凭记忆办事,以防出错。

  10 怎样做好公文的催办与查办工作?试比较公文催办与查办工作的区别。

  答:催办工作应注意做到以下几点:

  ⑴ 要明确催办范围 ⑵ 要将催办落实 ⑶ 要建立和加强公文催办工作的组织机构

  查办工作其任务是督促检查并协助办理下列问题

  ⑴ 党政领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况。

  ⑵ 各种会议的决办事项。

  ⑶ 文件、电报的拟办、批复事项。

  ⑷ 对需要解决的重大问题提出查办意见,报请领导批示。

  ⑸ 领导指示或交办的事项。

  从机关文书部门的工作来说,查办和催办都是对公文的承办情况进行监督检查或催询,其区别在于:

  ⑴ 承办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行监督检查,查办的事项要经领导批示或授权后才能进行;而催办则是文书部门的一项例行性工作,凡应催办的公文,文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

  ⑵ 查办的问题要进行查办立项,即通过文字表达形式对所要进行查办的事项登记上账,提出明确的质与量的规定和应达到的目标要求,经领导审定后实施,对查办的结果要写出汇报材料及时反馈,查办的重点在于查证落实;而催办作为收文办理的一道程序,一般只是限于了解是否已经办理,对如何办理及办理结果是不大过问的。

  11 为什么要履行注办手续?注办一般包括哪些内容?

  答:履行注办手续十分必要,便于公文的整理和日后的查考。注办是随手可做的事,不需要花费多少时间。机关工作人员要具有严谨的工作作风,自己经办的事应该有始有终,手续完备,使公文处理的来龙去脉留下清晰的记录。这样既利于自己工作任务的完成,也有利于他人和有关工作的顺利进行。

  注办一般包括以下内容

  ⑴ 一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注明阅毕的日期。

  ⑵ 需要办理复文的文件,办完后要注明“已复文”,并注上复文的日期和文号。

  ⑶ 用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容等,并由承办人签字。

  ⑷ 不需复文的文件要注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等字样。

  12 公文在起草过程中应当注意哪些具体问题?

  答:⑴ 公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规及有关规定。

  ⑵ 拟写的文稿要达到如下的要求:情况要确实,观点要明确,条理要清楚,文字要精炼,直书不曲,字词规范,书写要工整,标点要准确,篇幅力求简短。

  ⑶ 文稿中的人名、地名、数字、引文要准确,日期应写具体的年、月、日。

  ⑷ 在文件拟稿中,如要引用某份公文,应当先引标题,后引发文字号。

  ⑸ 在文件拟稿中,涉及计量单位时,必须使用国家法定的标准计量单位。

  ⑹ 拟写文稿,在使用简短时应先用全称,并加以注明。

  ⑺ 公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

  13 公文审核的重点是什么?简述公文审核中“六查”的主要内容。

  答:公文审核的重点是:是否需要行文,公文内容、文字表述、文中使用、格式等是否符合有关规定。

  公文审核中“六查”的主要内容:

  ⑴ 查是否需要行文,以什么名义行文。

  ⑵ 查文稿内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是否一致,与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。

  ⑶ 查要求和措施是否明确具体,切实可行。

  ⑷ 查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

  ⑸ 查文字表述是否准确、简炼、条理清楚,标点使用是否正确,文字书写是否规范。

  ⑹ 查公文格式是否符合规定。

  14 为什么说签发是公文形成的关键性环节?签发公文应当注意哪些问题?

  答:公文的签发是指机关领导人对文稿的最后审批。公文的草稿经签发后,即为公文的定稿,公文就可据以生效。公文的签发是公文形成的关键性环节,签发公文是机关领导人行使职权的一个重要表现,是一件及其严肃的事情,必须注意以下几个问题:

  ⑴ 机关领导在签发公文时,必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发,不可越级签发。

  ⑵ 以机关内某个部门名义的发文,可由部门负责人签发。

  ⑶ 签发人在签发文件时,必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改,对其所签发的公文内容和文字表述的正确性应付完全责任。

  ⑷ 文件经签发人审批同意发出时,签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样,并签署全名,注明年月日。

  ⑸ 几个机关或部门的联合发文,一般应由主办该公文的单位负责,送请有关廉署机关或部门的领导人会签。

  15 简述核发公文的内容与要求。

  答:⑴ 文稿是否按规定程序报请有关领导人审批,审批手续是否完备。

  ⑵ 文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发(传达)范围、主题词是否准确、恰当,标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

  ⑶ 编排发文字号。

  ⑷ 对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。

  ⑸ 确定分送单位和印制份数。

  16 缮印与校对公文有哪些要求?

  答:缮印公文要注意以下几个问题:

  ⑴ 缮印公文要忠于原稿,不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及换掉层次、段落。

  ⑵ 缮印公文要做到:文字准确无误,设计美观大方,页面整洁清晰,字体大小得当,标题居中醒目,排列疏密相宜,符合格式要求,便于阅读办理。

  ⑶ 缮印公文不要出现末页无正文的现象。

  ⑷ 缮印公文要注意保密,不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。

  ⑸ 公文的缮印要建立登记制度。

  校对公文必须注意以下几点:

  ⑴ 公文的校对必须以原稿为准。

  ⑵ 校对的方法原则上应当实行双人对制,特别重要的文件,还应坚持“两校两读”。

  ⑶ 校对中发现的错字、漏字等,须以醒目的色笔和统一的校对符号标明,在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯,不要在原错字处加字或减字。

  ⑷ 校对完毕后,应对文件的格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面复查,查对无误后,校对人在校样上签字,然后付印。

  17 公文在用印、发文登记和封发环节要注意哪些问题?

  答:公文用印要注意以下几个问题:

  ⑴ 公文用印时,必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据,经核对无误后始得用印。

  ⑵ 公文用印要端正、清晰,不得模糊歪倒。

  ⑶ 两个以上的机关或部门的联合下发的公文,各机关部门都要加盖印章。

  ⑷ 公文用印一定要与制发公文的机关、部门或者单位相一致。

  ⑸ 公文用印要核实份数,超过份数的不能盖印。

  发文登记一般采用簿册式登记的形式,每年一本,便于保存,也便于查找。多数机关采用这种方式。

  ⑴ 内收发的发文登记簿。  ⑵ 内收发对外收发的送文登记簿。  ⑶ 外收发的发文登记簿。

  封发文件应注意以下几点

  ⑴ 文件分装之前,先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等,然后按发送份数进行分装。

  ⑵ 收文机关的邮政编码地址、名称要在发送文件的信封上写准确。

  ⑶ 发文如系密件、急件、亲启件,凡文稿上没有注明的,须分别注明,并在封套上加盖密件戳、急件戳、写明亲启。

  ⑷ 文件装封后,应及时发送,发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。

  ⑸ 会议发放的文件,凡允许与会人员带回的,也要履行签字手续,并应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”,以加强对会议文件的管理。

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