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自学考试电子文件听课笔记(一)

2007-01-22 14:43   【 】【我要纠错

  1、电子文件

  是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

  2、简述电子文件的两个基本特征?

  第一、电子文件是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为数字文件(Digital Records)

  第二、电子文件是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特事实上的用途和效力。

  文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息,该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成,而不管记录的形式或载体如何。

  内容是指文件中所表达作者意图的信息;背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。

  结构是指文件内容信息的组织表达方式

  3、文件

  是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息,该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成,而不管记录的形式或载体如何。

  l 4、(内容)、(背景)和(结构)成为构成文件的三种要素。

  5、电子文件的种类

  (1)按电子文件的信息存在形式分类:

  A、文本文件(Text),或称为字(表)处理文件

  B、数据文件(Data),亦可称为数据库电子文件

  C、图形文件(Graphic)

  D、图像文件(Image)

  E、影像文件(Video)

  F、声音文件(Audio)

  G、命令文件,亦称计算机程序(Program)

  (2)按文件的功能分类

  可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件

  (3)按文件的生成方式分类

  可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体(如胶片)文件重新录入生成的转换文件。

  6、简述文件生命周期理论的基本内容?(可能性小)

  可概括为三方面:文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程;这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段;文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。

  7、电子文件划分为三个阶段,即设计阶段、形成阶段、维护阶段。设计阶段是指电子文件系统的设计、开发和安装阶段;形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程;维护阶段则是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。

  8、试述或简述电子文件生命周期理论?

  主要有如下方面:

  (1)电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程,这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中;

  (2)这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段,不同阶段之间没有明确的界限,处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能;

  (3)电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式,但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系;

  (4)对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。

  澳大利亚档案学者弗兰克。厄普沃德提出了连续保管模型。他的理由是纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于电子文件,因为电子文件的本质是动态的和可重复的,同一份文件的不同版本可以在不同的领域使用。

  9、电子文件生命周期理论是电子文件全程管理原则和前端控制原则的依据和基础。

  10、简述电子文件的特点?

  (1)信息的非人工识读性

  电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字代码,人无法直接识读和理解经过复杂编码的比特,只有通过计算机特定的程序解码,使之还原为输入前的状态,人工才能识读它。

  (2)系统依赖性

  电子文件的制作、处理,以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。

  (3)信息与特定载体之间的可分离性

  传统载体信息都被固定在某一载体上,成为不可分离的;而电子文件信息不再具有物理意义上的固定实体状态,可以在不同的载体上同时存在或相互转换。电子文件中的可流动的,具有相对独立性。

  (4)信息的易变性

  主要原因有:第一,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便;第二,电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。第三,电子信息技术的发展,新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击。

  (5)信息存储的高密度性

  电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质,随着技术的进步,电子文件介质的存储密度还将继续加大。

  (6)多种信息媒体的集成性

  电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合,这种文件称为多媒体文件。

  (7)信息的可操作性

  电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的,而是动态、可变、积极的信息。数字信息的可操作性主要表现在两个方面:

  第一、由于信息的易变性,可以方便地改变其存在状态。

  第二、可以利用已存在的文件信息做其他事情。

  11、试述电子文件的管理原则?

  (1)全程管理原则(也是一道简答)

  电子文件的全程管理是一种全面的管理;电子文件的全程管理是一种系统的管理,建立在大文件的概念基础之上,注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾;电子文件的全程管理是一种过程管理,是通过过程控制实现结果控制。

  电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定,管理系统的设计和运行,管理制度的内容和执行等方面,以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。

  (2)前端控制原则(也是一道简答)

  前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容,它以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。其必要性主要体现在以下两个方面:

  第一,前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。

  针对电子文件稍纵即逝的特点,防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前。把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程,可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。

  第二、前端控制是优化管理功能,高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟,而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行业务流程重构

  (3)真实性保障原则

  电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律的基础,是电子文件反映历史面貌,构成社会众,得以作为社会记忆长久保存的前提。

  原因来自两个方面:一是电子文件信息的易更改性;二是电子文件信息技术的软硬件依赖性

  (4)完整性保障原则

  电子文件的完整性包括两个方面的含义,一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全;二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

  电子文件的基本构成要素包括:载体、内容、物理和智能格式、活动、人员、档案链、背景

  (5)可读性保障原则

  电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础。

  12、前端控制

  是现代文件、档案管理理念的重要内容,它以文件生命周期理论为基础,把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。

  13、电子文件的真实性

  是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,与形成时的原始状态一致。

  14、电子文件的可读性

  是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。

  15、归档时间应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。(P、X)

  16、专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,不能转换时应将该软件与文件同时归档。(P、X)

  17、对于加密电子文件,应解密后再归档。(P、X)

  18、简述机构内部电子文件的管理模式

  (1)对电子文件实行统一管理

  《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《电子文件归档与管理规范》中都明确规定机构内部的电子文件、电子档案应该由文件、档案部门归口管理。

  (2)实行文件、档案一体化管理

  电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。

  19、简述档案馆电子文件的管理模式

  (1)集中式保管模式

  美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成这一方案。

  (2)分布式保管模式

  实践这种方案的典型是澳大利亚。

  事实上,不管采用保种保管模式,档案馆都在总体上控制着电子文件资源。

  20、简述数字档案馆

  (1)关于数字档案馆的概念,主要有两种:一是认为数字档案馆是一种实体概念、机构概念,是一种新的档案馆形态。即依赖数字化技术,对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化,并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理,在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。另一种认识是,数字档案馆是一种技术模式,是一个数字化的信息系统,是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。

  (2)数字档案馆与数字图书馆的差异有以下几方面:

  A、从管理对象上看,数字图书馆以数字化图书、文献信息资源为主体。数字档案馆的管理对象,即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息。

  B、从运作方式上看,数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合,提供统一的跨仓无缝查找。数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成,以及不同档案机构的联合,分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源,并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。

  C、从社会角色定位看,数字图书馆是各类知识信息的资源库,具有广泛的社会性、最大限度的开放性。而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息。

  (3)数字档案馆的主要功能

  A、电文文件信息的汇集功能

  B、电子文件信息的管理功能

  C、电子文件信息的发布功能

  21、简述电子文件管理的法律规范

  电子文件除具有国家立法的权威性、强制性之外,还具有分散性、不配套性,间接性、模糊性等特点。

  (1)关于电子文件的法律证据性

  由于电子文件只有在政府、机构或组织管理范围内取得了合法性,才可能具有行政有效性和法律凭证性。

  (2)关于电子文件的安全问题

  由国务院发布《计算机信息系统安全保护条例》、它与相关的法律如《著作权法》、《保密法》、《标准化法》、《知识产权保护条例》、《刑法》。

  (3)关于电子文件中的隐私权问题

  电子文件中的隐私权问题一般还是要参照《刑法》、《民法》、《行政法》等其他部门法中的一些规定。

  (4)知识产权

  22、简述电子文件制度

  电子文件制度是指国家为管理电子文件和电子文件工作所制定、批准并实施的,人们在从事电子文件工作中必须遵守的政策、掼、规定、程序、准则、方法的总称。

  主要表现为以下几方面:

  A、形成者的差异。电子文件法律规范是国家最高权力机关制定的。电子文件制度的形成者则是由中共中央、国务院制定或批准,也可以由国家有关主管机关,中央各部、委、办、局,地方各级人民政府及其有关主管机关拟定和制发。

  B、表现形式的差异。电子文件的法律规范具体体现为各个禁止性条文、义务性条文和授权性条文等。电子文件制度的具体表现形式为指示、办法、指南、决定、条例、章程、通则、意见、通知、命令等。

  C、执行方式的差异。电子文件法律规范是通过国家的强来保证的,电子文件制度一般是通过行政手段贯彻执行的。

  (1)综合性电子文件管理制度

  是旨在实现电子文件全程管理,较为全面涉及各方面管理要求的制度。它们分别是《电子文件规划:1994/95调查报告》、《电子文件:文献评述》和《电子文件管理指南》

  我国编写了《电子文件归档与电子档案管理概论》,白城市档案馆制定了《白城市直机关电子文件管理暂行办法》

  (2)专项电子文件管理制度

  是依照有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神,针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。

  23、专项电子文件管理制度

  是依照有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神,针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。

  24、综合性电子文件管理制度

  是旨在实现电子文件全程管理,较为全面涉及各方面管理要求的制度。

  25、电子文件标准

  是按照规定的工作程序制定,经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定,是电子文件管理人员应该遵守的业务技术规范。

  26、法律规范主要侧重于宏观的、原则的事物,具有强制性;制度涉及面较广,具有权威性;标准则主要侧重于业务、技术领域,注重对具有多样性、重复性的具有较强的操作性。

  27、电子文件管理特有的标准:

  《磁性载体档案管理与保护规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。第一部分:电子文件归档与档案管理》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求。第二部分:光盘信息组织结构》、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》、《CAD电子文件管理》

  28、鉴定

  价值鉴定(appraisal),即根据一定的方法和原则,判断电子文件的历史和现实价值,确定其保管期限;对保存期限已满的电子文件进行复审,并按照复审结果对电子文件作相应处理的过程。

  29、简述电子文件鉴定工作的影响因素

  (1)电子文件数量的增长

  (2)电子文件信息的易逝性

  这就要求将鉴定的时间提前,及早确定每份电子文件的价值和保管期限。

  (3)电子文件的软硬件依赖性

  单纯的内容上的有用性不足以构成电子文件保存价值,还必须从技术上保证其处于可利用的状态,这就要求同时从内容和技术状况两个方面展开电子文件鉴定工作。

  (4)电子文件信息的相关性

  (5)电子文件信息存储的高密度性

  30、1984年法国档案学者(哈罗尔德。瑙格勒)首次明确提出(电子文件双重鉴定)的思想。

  31、简述电子文件鉴定工作的内容

  (1)电子文件的鉴别工作

  这项工作回答了哪些文件需要开展鉴定工作的问题

  (2)电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定

  要科学地判断电子文件的保存价值,必须从两个方面入手:一是判断电子文件信息的有用程度,二是判断电子文件有用程度是否具有实现的可能,即检查电子文件的技术善,以明确电子文件的利用价值是否处于可利用的状态。其中以内容鉴定为核心,以技术鉴定为保障。

  内容鉴定分为归档前鉴定和期满鉴定两种。归档前鉴定,包括自动鉴定和人工鉴定两种方式。技术鉴定由于电子文件保管环境的变换需要进行多次,第一次是在文件归档前进行,以后每次迁移后一般都需要重新鉴定文件的技术状况。

  (3)电子文件的处置

  即根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作,如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。

  (4)对电子文件鉴定过程的记录

  32、电子文件的处置

  即根据确定或调整了的保管期限对电子文件所作的处理工作,如销毁、继续保存在文件系统中、脱机保存、迁移等。

  33、简述电子文件鉴定工作的特点

  (1)多维性

  其多维性表现在两个方面:第一,鉴定范围拓宽,除文件信息保存价值外,还要考虑文件属性及技术状况;第二,鉴定工作与其他多项工作具有密切联系,在内容上有交叉的地方,

  (2)连续性

  一份文件从形成前直至制作、归档、存储、利用、迁移、销毁等过程中,需要次鉴定活动。

  (3)分散性

  一般而言,电子文件在归档前的鉴定工作主要由电子文件形成部门承担。

  (4)风险性

  34、职能鉴定法由波兰档案学者卡林斯基提出,行政官员鉴定论由英国档案学者詹金逊于1922年提出,利用决定论是谢伦伯格得出来的。

  35、简述电子文件内容鉴定方法的支持因素

  (1)为谁鉴定及确立电子文件价值主体的问题

  电子文件的价值主体是全体公民

  (2)由谁鉴定

  我国长期以来采取的是档案工作人员、业务人员和有关领导三结合的鉴定组合。鉴定过程也分为个人鉴定和集体审查两个部分

  (3)文件价值

  文件对形成机构内部利用者的原始价值,又称第一价值,对机构外部利用者的从属价值,又称第二价值,其中从属价值又分为证据价值和情报价值。认为档案具有两个方面的基本价值,一是凭证价值;二是情报价值。

  从微观角度研究电子文件的有用性时,应注意以下几方面:

  A、微观文件的价值

  是指记载内容范围较小或时间较短的文件

  B、程序文件的依附价值

  36、简述电子文件内容鉴定的基本方法

  内容鉴定法和职能鉴定法渐渐成为电子文件鉴定采用的两种基本方法。

  首先,职能鉴定法的视野广阔,内涵深刻。以职能因素为标准鉴定文件能较为客观地反映各个历史时期社会的真实状态。其次,职能鉴定法的效率高。职能鉴定法从总体上判断机构形成有价值文件的能力,而不是直接对文件加以处理。

  此外,职能鉴定法关于为谁鉴定、由谁鉴定、文件价值三个要素的分析较准确

  因此,职能鉴定法是电子文件鉴定的基本方法,内容鉴定法是电子文件鉴定的辅助方法。

  37、电子文件内容鉴定的步骤

  (1)制定电子文件保管期限表

  为提高电子文件保管期限表的实际效用,应从四个方面入手:第一,将保管期限表制定工作纳入电子文件系统的设计工作,与电子文件鉴别工作同步进行;第二,仔细研究国家统一规定的通用保管期限表和行业保管期限表,以及本单位以前针对纸质文件制定的保管期限表,着重考察纸质文件中无对应类型的电子文件的保存价值;第三,指定文件形成部门专人配合档案人员完成电子文件保管期限表,如果需要的话,可以聘请档案行政管理部门或综合档案馆的工作人员对保管期限表的制定进行指导咨询;第四,电子文件保管期限表应该具体、可操作性强,文件保管期限的划分因为不必顾及纸质文件立卷时关联文件相对集中的要求,档次区分的跨度可以更小一些,保管期限表还应具有可拓展性,以便及时更新与补充。

  (2)将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护

  (3)鉴定归档前的文件

  (4)鉴定期满文件

  38、简述电子文件的技术鉴定

  (1)真实性鉴定

  (2)完整性鉴定

  完整性鉴定可以分为检查文件要素和检查要素集中手段两个方面。

  (3)可读性鉴定

  主要包括四方面的工作:

  第一,检查与电子文件相配套的软件、相关电子文件、文字材料是否齐全、完整。

  第二,检查电子文件的信息存储格式是否符合归档要求。

  第三,核实归档或迁移时填写的文件运行的软硬件环境、版本号是否正确。

  第四,检测在指定的环境平台上能否准确读出电子文件。如发现有很小的错误,可清洗后再读,以确认其可读性。

  (4)无病毒鉴定

  (5)介质状况检测

  39、简述电子文件的处置

  处置工作应依据如下两方面因素:第一,电子文件保管期限表;第二,经过有关部门或领导签字的鉴定报告。

  (1)销毁

  电子文件的销毁应采用与文件密级相适应的方法。

  (2)保存

  A、保存在文件管理系统中

  B、脱机保存

  C、缩微

  D、迁移

  40、电子文件归档范围

  确定电子文件的归档范围时,应参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》

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