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自学考试电子文件听课笔记(五)

2007-01-22 14:51   【 】【我要纠错

  166、文件需求调查包括哪几方面内容?

  (1)收集资料

  可能对机构保留什么证据造成影响的因素有三个:(法律要求)、(业务要求)、(社会要求)。

  (2)分析资料

  (3)整理调查成果

  167、质量需求调查包括哪几方面的内容?

  (1)宏观要求

  (2)细节要求

  168 第五节中   一、现有信息系统的评价    要了解  P168——170页

  169、简述认识方法体系

  包括:政策类、系统类、实施类、标准类

  170、简述确定方法体系

  政策、系统、实施、标准四类方法各有不同的使用价值

  (1)政策类方法

  它能够随着机构职能和技术环境等的变化而得到相应调整,要保证政策的权威性和连贯性。

  (2)系统类方法

  优点有:A保证文件管理的需求必须被满足;B用户不必意识到文件管理的功能需求

  (3)实施类方法

  (4)标准类方法

  标准的采用有利于减少系统软件和硬件依赖性,增加系统之间的互操作性。

  171、简述电子文件管理系统的设计的工作内容包括哪些?

  (1)辅助编程

  (2)制定政策、标准

  (3)划分权责

  (4)设计工作流程

  (5)拟订系统测试计划

  (6)拟订系统使用指南

  172、电子文件管理系统的实施包括哪些?

  系统更换、变更管理、培训、通报实施情况

  173、电子文件管理系统的评价包括哪些?

  对系统功能的评价方法、问卷实例、问卷评估及总结

  174、数据库电子文件

  把在机构各个信息系统中承担文件功能的数据库数据对象,或者包括机构数据库数据的文件。

  175、数据管理的发展历程经历了三个阶段:(人工管理阶段)、(文件管理阶段)、(数据库管理阶段。)

  176、一般的数据模型有(层次模型)、(网状模型)和(关系模型)

  177、数据库系统的三级模式由(外模式)、(模式)和(内模式)组成

  178、第二节  关系数据库中的操作对象及操作机制   要了解   P185——190页

  179、数据库电子文件的管理工具有哪些

  数据字典、日志管理、安全机制、完整性机制

  180、简述数据库电子文件管理策略

  (1)有效融合数据库管理系统和相关应用系统的管理机制和能力

  (2)划分保管期限

  (3)鉴别文件构成

  (4)实现自动鉴定

  (5)规范数据库设计

  (6)保证办公效率

  (7)支持恢复功能

  (8)实现综合管理

  (9)确保逐步调整

  181、电子邮件

  指借助于电子计算机生成、处理,通过电子邮件系统经由网络传递的电子信息。

  182、电子邮件的应用特性   多X

  便捷性、经济性、可靠性、广泛性

  183、电子邮件的种类

  (1)根据邮件生成领域划分

  从邮件生成领域来看,电子邮件有(公务邮件)和(私人邮件)之分

  (2)根据邮件内容划分

  从邮件内容来看,以公务活动中使用的电子邮件为例,可将其划分为(业务性邮件)和(事务性邮件)两种

  (3)根据编码形式划分

  从编码形式的角度来看,电子邮件可划分为:(文本邮件)、(图形邮件)、(图像邮件)、(声音邮件)、(影像邮件)、(多媒体邮件)等

  184、简述电子邮件的功能

  (1)电子邮件是承载信息的电子媒介

  (2)电子邮件是传递信息的数字化手段

  185、电子邮件在公务活动中的应用范畴有哪些?

  (1)快速传递电子文件和其他公务信息

  (2)高效处理电子文件和其他公务信息

  186、电子邮件系统满足电子文件和其他公务信息的不同的处理需求包括哪些?(X)

  (1)起草编辑文件

  (2)发送文件

  (3)收文显示

  (4)读取、检索文件信息

  (5)回复、转发文件信息

  (6)退文说明

  (7)对文件实施有效管理

  187、电子邮件的应用层协议包括哪些?

  (1)FTP  文件传输协议

  (2)SMTP  简单邮件传输协议

  (3)HTTP  超文本传输协议

  (4)POP3  邮局协议版本3

  188、电子邮件的结构主要包括(页眉、信体、附件)三个部分

  189、电子公务邮件的性质和特点?J   2001年在性质上考过J

  电子公务邮件的性质是:

  (1)从信息内容的角度来看,电子公务邮件具有行政有效性

  (2)从工作方式来看,电子公务邮件具有传递性

  (3)从技术途径及工作状态来看,电子公务邮件具有流动性

  电子公务邮件的特点是:

  (1)集机构活动的工具与证据为一身

  (2)正式文件与非正式文件共存

  (3)公务文件与私人文件交织

  190、简述电子公务邮件的管理难点?

  (1)使用量急剧增长,文件管理面临“电子邮件文山”

  (2)电子公务邮件的“身份”难以准确鉴别

  (3)电子公务邮件中的秘密或隐私的保护面临困扰

  (4)电子公务邮件的安全性令人担忧

  (5)电子公务邮件的可靠性与真实性莫衷一是

  191、简述电子公务邮件管理要则

  (1)社会环境的管理准则

  A、建立、健全法律法规

  B、完善标准体系

  C、遵循网络规范

  (2)机构环境中的管理规则

  A、机构必须履行管理电子公务邮件的职责

  B、机构必须明确电子公务邮件管理的职责划分

  C、机构必须承担培训工作人员的职责

  (3)电子公务邮件系统的内部环境管理原则

  A、电子公务邮件系统的生成、捕获过程控制:要遵循完整性原则及准确性原则

  B、电子公务邮件的传递过程控制:主要遵循安全性原则

  C、电子公务邮件的处置过程控制:包括删除及保存。被删除的邮件必须的确是不含任何公务信息的邮件或无保存价值的邮件,同时机构必须明确有权决定删除邮件的部门或人员以及删除标准,即遵循权限原则。电子公务邮件的保存应遵循适应性原则:一是确保电子公务邮件的完整性;二是确保电子公务邮件保存方式对机构的适应性;三是确保电子公务邮件保存格式对整个生命周期内文件利用需求的适应性。

  D、电子公务邮件系统的开发、设计过程控制。

  192、CAD文件

  在CAD过程中形成的所有文件,包括实现产品或项目所必须的全部设计文件及图

  193、CAD技术在解决设计问题过程中具有三大特征:(问题的模型化、设计分析和设计结果的图形表示)

  194、CAD的特点有哪些?(X)

  速度快、质量高、易于修改、展现复杂的效果、交互设计

  195、简述CAD文件的特点

  (1)专业性

  主要表现在形成领域和内容性质两个方面。不同专业活动中形成的CAD文件在内容性质、存储格式上具有明显的差别。系统配置、设计人员的习惯等差异更增强了CAD电子文件的个性化特征。

  (2)成套性

  CAD电子文件的成套性特征是由设计活动的特性决定的。成套性对与CAD文件的科学管理起着重要的规定和制约作用,CAD文件的收集、保管、鉴定和利用都需要考虑成套性特点。

  (3)文件种类和数据类型的多样性

  (4)继承性

  CAD文件继承性的特点,是由设计活动继承性的特点决定的。

  (5)技术含量高

  CAD文件主要的利用范围是科研、生产活动,文件中蕴涵着大量的科技数据,因此是国家重要的科学技术资源。

  (6)动态性

  CAD电子文件的动态性主要表现在三个方面:

  A、CAD电子文件是在产品(工程)设计过程中产生的,而设计是一个不断改进、不断完善的过程,文件中的数据也会不断更新和修改。

  B、各种电子文件之间相互调用

  C、CAD电子文件数据为其他与之集成的系统所共享,两 者保持动态的一致性。

  196、简述CAD文件的管理策略

  (1)协同工作

  即CAD文件管理应由多方协作共同完成。协同工作战略的基本特点是电子文件管理工作至少需由四方人员参加——主管领导、计算机技术部门、科技部门以及档案部门。

  (2)全面管理

  A、CAD文件不仅包括图形、图像文件,还包括数据、程序、文本文件等,有些文件是以纸质形式存在,管理工作应以成套CAD文件为对象

  B、应保存所有CAD文件自身数据及描述文件内容、结构和来源的元数据,反映设计、生产活动的全过程,维护文件的历史联系,保证CAD文件的证据性

  C、对自文件形成开始一直到文件归档保存、提供利用的全过程都应该施行管理措施

  D、为了实现上述三个方面的全面管理,应制定全面的CAD文件管理制度。

  (3)因地制宜

  CAD文件管理应立足于形成单位的实际(文件管理方法、保管环境、经济成本等),寻求最佳方案。

  197、档案部门介入CAD现行文件管理的模式有哪两种?

  (1)纵向管理式

  即自设计项目开始起,指定专门的档案人员负责该项目整个设计过程中文件的管理工作,一直到项目结束,这种管理模式的优点是:职责明确,熟悉项目,灵活开展工作。

  (2)横向管理式

  将单位内所有项目的文件管理工作按时间顺序分成前期文件管理。图纸打印、复制、分发、归档、档案管理等若干业务环节,每一个或每一组档案人员负责一个环节,优点是:流水作业,易于发挥各人专长,保证质量等。

  198、CAD文件管理系统的两种存在形式:

  (1)CAD文件管理系统包含在CAD设计软件中,是设计软件的一个组成部分。

  (2)CAD文件管理系统是独立于设计软件而存在的专门管理系统,这是目前CAD文件管理系统的主流。

  199、简述CAD文件管理系统的设计要求

  (1)应实现面向CAD文件生命周期的“全过程”控制

  控制措施应贯穿于文件形成、积累、归档、提供利用的全过程。

  (2)CAD文件管理系统的平台应与设计人员的开发平台一致

  A、可加强单位内部各系统之间的集成性,防止出现一个个“自动化孤岛”,低水平重复

  B、在阅读、调用文件时保证文件格式和内容不失真

  C、有助于真正将视角伸到文件形成过程,实现一些必要的干预措施。

  (3)积极对待本单位整体技术环境的制约性影响

  它是以现有的技术平台为基础的。

  (4)符合CAD电子文件光盘存储一致性测试要求

  (5)CAD文件管理系统应优于手工管理系统

  200、CAD文件管理系统的功能?     “X”

  (1)存储和采集信息;

  (2)提供快速、便捷的检索

  (3)控制输入输出

  (4)版本控制

  (5)权限控制

  (6)跟踪记录

  201、简述CAD文件作用就遵守哪些规则?

  (1)应根据产品或项目的复杂程度、继承性、生产批量以及生产组织方式等情况,在满足组织生产和使用产品要求的前提下,力求实用和少而精。

  (2)对CAD文件的基本格式、编号、绘图方法、编制程序、更改、签署、标准化审查等各个环节,均应贯彻现行国家、行业标准与规定。

  (3)鉴于目前的现实条件,允许采用CAD和常规设计联合编制成套文件;当采用CA帮常规设计联合编制同一套文件时,其编制方法和使用的符号、代号应当一致。

  (4)文件、档案管理人员应通过一定的途径介入文件形成阶段的管理,掌握文件编制的过程,了解编制过程,督促设计人员遵守编制CAD文件的规章与标准,并参与某些工作环节,如文件更改工作。

  202、看一下P251页的CAD文件的编号、签署

  203、CAD文件更改的两方面含义

  (1)对与被更改部分内容相关的其他设计文件,应同时发出更改通知单进行相应的更改

  (2)对内容相同载体不同的文件,应同时更改,保持其完整、正确、协调、统一。

  204、简述对CAD文件更改时的几种解决办法?

  (1)完善制度,要求设计人员必须完成自己所设计的文件的更改工作,可由档案部门实施监督。

  (2)由档案人员来完成,有些档案人员是从设计部门转来的,可充分利用他们的长处,也可减少设计人员的劳动量,使他们能集中精力开展新的设计任务,有些单位综合了第一和第二种做法。

  (3)系统解决,这是目前较为完善的一种做法,但是其实施条件是设计流程的自动化和网络化,即设计、签署、更改都是在网络中进行的,并且每一步作业都是留痕迹进行的。

  205、CAD文件的存储方式有三种(在线存储、近线存储、离线存储)

  206、简述CAD文件整理工作的要求

  (1)尊重成套性的特点

  (2)以文件类型为整理工作的重要依据

  (3)编写“文件目录系统说明”

  207、简述CAD文件的内容鉴定有哪几个特点?

  (1)从文件形成背景和文件内容角度鉴定的结果基本一致

  (2)内容鉴定主要由设计人员进行,档案人员提供协助

  (3)科技档案鉴定的基本原则仍然适用于CAD文件

  分析判断CAD文件的价值,遵循以下原则

  A、技术原则

  B、功能原则

  C、典型原则

  (4)鉴定工作逐步向自动化方向发展

  208、CAD文件的归档方式有(物理归档和逻辑归档)

  209、CAD文件归档至少(一式两套),一套(封存保管),一套(供查阅使用),必要时还应(复制第三套,异地保存)

  210、简述电子文件和纸质文件双轨运行的原因

  (1)计算机技术的不完善,其中安全问题是计算机技术最大的挚肘,保存硬拷贝是防止数字信息丢失、失真、遭受破坏而无法恢复的一种有效手段

  (2)许多实际工作环节的不配套,计算机技术的应用才刚刚起步,远远没有达到数字信息能满足所有工作环节的需要的程度,计算机辅助制造和数控技术的应用只局限在某一些行业和部分企业当中,处于生产和建设第一线的工人在近期内大多无法做到通过程序调阅相应文件

  (3)利用习惯的限制,由于多年形成阅读习惯,很多利用者倾向于使用纸质材料,对于大幅面图纸的查找是非常典型的例子,在尺寸相对较小的计算机屏幕上,很难将大幅面图纸显示得全面而清晰

  (4)法律制度的欠完善,在我国,电子文件的凭证作用尚未得到广泛而明确的承认,当需要一些档案材料作为证据的时候,公检法部门往往倾向于使用纸质材料。

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