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自学考试电子文件听课笔记(二)

2007-01-22 14:45   【 】【我要纠错

  41、双套归档制下纸质文件的归档范围

  我国规定在电子文件归档的同时,应归档相同的纸质文件,这就是双套归档制。

  42、对于法律凭证问题还未解决的电子文件、有密级的电子文件、在技术环境变迁下难以维护真实性的电子文件等,则必须实行双套归档制。

  43、电子文件归档方式有两种:逻辑归档和物理归档

  44、逻辑归档

  在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

  45、简述采用逻辑归档的机构

  一方面,档案部门能够掌握归档文件信息,归档文件的著录信息及存储地址应自动保存到档案部门的数据库中,以方便其他人员的查询;另一方面,文件生成部门仍然可方便地使用该文件,但不能修改和删除。

  46、物理归档

  把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

  47、物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。

  48、电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。

  49、一般来讲,逻辑归档尽可能实时进行,以免发生失控

  50、电子文件归档工作的要求

  (1)前端控制的思想在归档阶段应得到充分体现

  (2)电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步

  51、简述归档电子文件的质量要求

  (1)齐全完整

  (2)真实有效

  指文本文件应是最后定稿

  (3)格式规范

  我国规定归档电子文件的格式应为工业标准。

  (4)一式两套

  物理归档的电子文件一般要求有一式两套脱机文件,其中一套封存,一套提供利用。必要时还可以一式三套,其中两套封存,异地保管。

  (5)经过整理

  整理完毕后,还应填写统一的《归档电子文件登记表》

  52、移交双方按照《归档电子文件登记表》清点归档材料,对归档文件进行全面的检查验收,在确认归档文件的技术状况合格、相关材料齐全后,双方在一式两份的《归档电子文件登记表》、《归档电子文件移交检验表》、《电子档案接收检验登记表》上签字盖章,各留一份,保存备查。

  53、电子文件检索的含义

  广义的检索包括存储和查找两个相反方向的过程——存储具有检索意义;狭义的检索仅指文件信息的查找过程。

  54、表达检索标识的用语不仅包括检索语言,还包括一些自然语言。

  55、简述电子文件检索的种类

  (1)按计算机处理方式划分

  电子文件检索可以分为脱机批处理检索、联机检索两种。

  批处理检索是将用户的查找要求进行分批处理,对用户提问不立即回答,而是集中起来,送入计算机统一处理。

  联机检索是指用户通过计算机终端,以人——机对话的方式直接对文件信息进行检索、浏览、输出。

  (2)按计算机处理技术划分,电子文件检索可以划分为布尔检索、截词检索、加权检索、原文检索、超文本检索等。

  截词检索是模糊检索的一种主要方式。按截断的位置来分,截词可分为前截断、后截断和前后截断三种。前截断也称后方一致,即检索用词与词表或信息库中存储词完全一致或后半段一致均为命中。

  以上三种都是运用标引词进行检索的方法。

  56、简述电子文件检索和档案计算机检索差异

  主要表现在以下几个方面:

  (1)两者的工作基础不同

  档案计算机检索的对象是机读目录;电子文件的检索则是以电子文件目录以及电子文件全文为检索对象

  (2)两者的技术手段不同

  档案计算机检索所运用的技术手段一般是采用单机形式;电子文件的检索则采用复杂得多的网络技术

  (3)两者的服务模式不同

  档案计算机辅助管理强调的仍然是档案馆(室)内部信息的加工,而不是利用。档案计算机检索采用的是以档案馆(室)为中心的服务模式,电子文件检索采取的是一种完全以用户为中心的服务模式。

  57、简述电子文件检索与其他管理环节的关系

  (1)部分收集工作的内容将转由检索系统的开发来承担

  这种由实际拥有向文件资源存取发展的趋势是不可避免的。一定量的物理保存是相当必要的,尤其是对于社会记忆的积聚地——档案馆。

  (2)检索工作对整理工作提出新要求

  文件和档案的整理一般分为两类:实体整理和信息整理。原来占很大比重的实体整理工作将弱化、简化,信息整理则呈强化的发展趋势。

  (3)检索工作同时包含着安全保护工作的内容

  检索连接文件系统输入和输出两个接口,容易出现泄密、篡改、删除等问题,一般宜结合技术与人工干预双重手段,采取相应的安全保护措施。安全保护措施可分为两类:第一类针对的是人员,第二类针对文件。

  58、电子文件检索系统目前可以利用的技术包括:

  多媒体技术、触摸屏技术、虚拟实在技术

  59、检索语言

  是根据检索的需要而创制的、表达文献主题概念和检索课题概念的人工语言。检索语言由语汇和语法构成。

  60、档案文件的检索语言主要包括分类检索语言和主题检索语言两类。分类检索语言以分类号作为文件的检索标识,现有的分类语言词典是《中国档案分类法》。主题检索语言以主题词作为文件检索标识,现有的主题语言词典是《中国档案主题词表》

  61、电子文件检索语言呈现出一些新的特点和趋势

  (1)分类语言和主题语言向一体化方向发展

  (2)自然语言和检索语言综合应用的方向发展

  62、专家系统一般由知识库、推理机制、解释工具、知识获取工具和人机接口组成。

  63、说明电子文件检索专家系统的功能

  (1)帮助用户表达自己真正的信息需求

  (2)选择主题词

  (3)改进检索策略

  64、著录作用

  体现在三个方面:

  第一,当需要关于所需文件的信息时,便能获得

  第二,当需要关于所需文件中的信息时,便能获得

  第三,当需要文件原件时,便能获得。

  65、电子文件著录

  是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息,准确描述电子文件的过程及成果。

  66、电子文件著录的特点

  (1)全要素

  文件三要素:内容、结构和背景

  (2)全过程

  (3)综合性

  这里的综合性是指著录手段的综合性

  (4)多级性

  全宗、大类、属类、小类、案卷直至单份文件著录

  67、文件级以及案卷级的著录工作一般应由电子文件形成部门完成,著录文件与电子文件同时归档

  68、著录标准:《国际档案著录(通则)》[ISAD(G)(第2版)

  69、电子文件著录项目(P76-78页)

  迁移者、归档或销毁时间、迁移前载体类型、迁移前盘带号、机构史或传记、保存史、软硬件平台项(包括:机器名称及型号、网络硬件环境[产品名称及型号]、网络系统名称及版本、操作系统名称及版本、应用软件名称及版本、迁移前硬件环境、迁移前软件环境、文件类型、迁移前文件类型、文件签署所用技术)、电子文件名、迁移前电子文件名、路径名、迁移前路径名、版权/限制复制

  70、密级

  是指文件的机密程度,划分为公开级、国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。

  71、标引

  分析电子文件的内容并赋予其规范化检索标识的过程。

  72、按照使用的标引语言,标引可以分为自由标引和受控标引,自由标引是指直接使用未经规范的自然语言进行的标引,如关键词标引。受控标引是指使用统一的规范化语言进行的标引。

  73、自动标引

  是指利用计算机技术自动完成对文件题名、提要,直至全文的处理,抽取关键词并规范成主题词或分类号的过程。

  74、从标引的深度来分,有全文主题标引和题名主题标引;从选用的标引词来分,有主题词标引和关键词标引。

  75、全文自动标引的方法主要有单词标引、短语标引及语义标引三种类型。

  76、题名关键词自动标引是我国档案部门主要采用的自动标引方法。方法主要有词典匹配法和分词抽词标引法。

  77、元数据

  是数据的数据。由电子文件系统自动记录的关于文件形成时间、地点、人员、活动、文件系统、结构及内容等方面的具体数据。

  78、简述元数据与著录信息的联系与区别

  (1)就内容而言,系统自动记录的元数据中某些可以直接转化为著录信息,某些著录信息无法从元数据中提取

  (2)就作用而言,元数据的作用要广泛得多,著录的作用包括登记、介绍、报道、交流和检索,而元数据的作用除了便于检索之外,还包括保护电子文件的长期真实性,保证其凭证性、长期可读性

  (3)就生成方式而言,元数据是文件管理系统在文件形成与管理过程中自动形成,而著录信息的生成则是借助于自动著录和人工著录相结合的方式。

  79、简述电子文件Web检索的特点

  (1)借助超级链接表示多种检索途径

  Web提供多种链接方式,包括来源方面的、时间方面的、主题方面的等,为用户提供多条检索途径。

  (2)检索界面统一、友好

  Web浏览器为用户提供了图形检索界面。此外,完善的导航将引导用户自由浏览文件、档案信息,改变过去呆板、僵化的表格式检索提问

  (3)检索系统相对持久稳定

  (4)集成多种检索技术

  Web技术有多种,集成化是其发展的趋势,如数据库技术与超文本技术的集成。

  (5)传播文件、档案管理知识

  通过检索途径的预先设计,体现了档案管理者的专业知识,使用户在不知不沉中接受了文件、档案管理知识的熏陶。

  80、电子文件Web检索的步骤

  (1)建立网站

  (2)加工检索信息,组织检索数据库

  (3)实现文件信息的共享

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