公文办理程序

　　练习与思考

　　1 什么是公文办理程序？收文办理与发文办理各有哪些程序？

　　答：公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。收文办理的程序主要包括：签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。发文办理程序包括：拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

　　2 机关收文的主要来源有哪些？签收公文要注意哪些问题？

　　答：机关收文的主要来源包括：（1）机要交通送来的机要文件（2）邮局送来的挂号函件和电报（3）外机关和部门直接送来的文件材料。签收公文要注意的问题是：（1）查清收文机关名称（2）查清信封号与递送人所登记的号码是否一致（3）查清文件封口是否破损（4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

　　3 收文登记的作用是什么？收文登记要注意哪些问题？

　　答：收文登记的作用主要是（1）便于管理和保护文件（2）便于检查和检索文件（3）便于文件的统计和催办工作（4）作为核对与交接文件的凭据。收文登记要注意登记的手续要尽量做到简便有效。注意选取有用材料进行登记。

　　4 收文登记有哪几种形式？各有哪些优点？

　　答：收文登记的形式是（1）簿册式登记。它的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。（2）联单式登记。它的优点是减少重复登记的某些项目。简化登记手续。（3）卡片式登记。卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要。

　　5 简述公文分发的原则与要求。

　　答：公文分发的原则和要求是：（1）对于难以把握的文件和资料要先填好《公文处理单》等以便于送给领导人等查阅和签收（2）对于属于主管机关日常事务的公文要按主管业务的分工范围直接分送给有关部门的负责人。（3）对于答复文要相对于有关部门给予，依依对应。（4）在文件份数少的情况下要按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的顺序分送（5）公文分发登记的交接制度要旅行签收手续

　　6 公文的传阅应当注意哪些问题？

　　答：传阅应注意的问题是：（1）传阅顺序方面。先传阅给机关主要领导主管负责人和主管业务部门阅读。（2）传阅文件应以文书人员为中心进行传递（3）在传阅过程中或者传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现问题要及时处理。（4）每份传阅资料都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》

　　7 为什么说拟办是收文处理的重要环节？应当从哪些方面做好拟办工作？

　　答：因为拟办工作是秘书部门实现“四个”转变，在办文办事中出谋划策，变被动服务为主动服务，发挥参谋助手作用的体现。做好拟办工作应该从以下方面入手：（1）拟办之前，认真研究公文内容、弄清来文背景，查明问题症结。（2）弄清掌握有关政策和规定（3）要熟悉业务（4）拟办意见要周到（5）拟办文字要简明扼要。

　　8 简述公文拟办的作用及主要内容。

　　答：公文拟办的主要作用是：使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级的精神、工作发展情况和其他有关信息，并便于领导快速处理公文，避免拖拉。

　　公文办理的主要内容是：（1）提出所述问题的原则和方法。（2）提出规定的承办的时限（3）两个或两个以上的单位共同承办的，须指出主办单位和主办人。（4）批办意见均应郑重地填写在《公文处理单》的“批办意见”栏内。

　　为什么说承办是公文处理的重要环节？承办应该注意哪些问题？

　　答：因为承办直接关系到发文的质量和机关公文处理工作的效率。承办应该注意的问题是：（1）对有领导具体批示意见的公文一定要认真领会领导的指示精神。（2）对没有领导签署批办意见的公文应根据有关文件精神、有关规定或按以前的惯例，酌情办理。（3）对于要求牵头或联合办理的公文，要先拟订草稿请有关部门会商再请领导审批。（4）来文涉及以前的公文资料时要注意查找曾经的公文资料以作参考以防出错。

　　10 怎样作好催办和查办工作？试比较催办和查办工作的区别。

　　答：作好催办工作应当注意三点要求：（1）明确催办范围（2）将催办落实（3）要建立和加强公文催办工作的组织机构。查办工作是各级党政办公厅（室）的重要工作，应当重视督促和检查。区别催办和查办主要从以下几方面入手：（1）查办主要是对大政方针的贯彻落实进行监督，其查办事项要经领导批示或授权再进行；催办是文书部门的一项例行工作，主动性较强。（2）查办的问题要进行查办立项，其重点在于查证落实。催办作为收文的一道正常手续，一般只限于了解是否已经办理。

　　11 为什么要履行注办手续？注办都有哪些内容？

　　答：履行注办手续十分必要，这对于以后的公文的整理和日后的复考都有很大的方便。注办的内容主要包括：（1）一般的传阅文件完毕后，注明阅毕日期。（2）需要办理复文的文件，办完后要注明“已复文”字样及日期（3）用口头或电话答复的文件要注明时间、地点等，并有承办人签字（4）不需要复文的文件要注明“已办”、“已阅”等字样。

　　12 公文在起草过程中应当注意那些问题？

　　答：公文起草的过程应当注意：（1）拟稿要符合国家的方针政策（2）拟写文稿要达到观点明确、条理清楚、文字简练、书写工整等要求。（3）文稿中的人名、地址、数字等引文要准确。（4）引用公文时要先引标题，再引发文字号。（5）拟稿中涉及计量单位时要使用国家法定的标准计量单位。（6）拟写文稿要用词准确用字要规范。

　　13 公文审核的重点是什么？公文审核的“六查”是什么？

　　答：公文审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合有关规定。“六查”是：（1）查是否需要行文，以什么名义行文。（2）查文稿内容与法律、法规和政策以及上级的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。（3）查要求和措施是否明确具体，切实可行。（4）查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。（5）查文字是否准确、精练、条理清楚，标点使用是否正确。（6）查公文格式是否符合规定。

　　14 为什么说签发是公文处理的重要环节？公文签发要注意哪些问题？

　　答：因为公文签发是机关领导人行使职权的一个重要表现，是一件非常严肃的事情。公文签发要注意：（1）不能越级签发公文（2）以机关部门名义发文的可由部门负责人签发（3）签发的文字必须认真修改和查阅（4）文件同意签发时要在签发栏注明“印发”等字样（5）联合发文的要由主办该公文的单位负责，送请有关部门领导人会签。

　　15 简述核发公文的要求与内容。

　　答：（1）审批意见是否明确，审批人是否签署全名等（2）公文格式是否符合规定（3）编排发文字号（4）对需要表明等级、紧密程度的公文进行标注（5）确定分送单位和印制份数

　　16 缮印与校对的要求各是什么？

　　答：缮印要求（1）终于原稿，不允许随意改动（2）文字准确无误，设计美观大方便于阅读（3）缮印公文要尽量避免末页无正文的现象。（4）缮印公文要注意保密（5）缮印公文要建立登记制度。公文校对要作到：（1）以原稿为准（2）校对方法和原则实行双人对质“一校一读”（3）校对中出现错字等文字差错现象应以鲜明颜色标明（4）校对完毕应对文件格式等进行全面复查。

　　17 公文在用印、发文登记和封发环节应注意哪些问题？

　　答：公文用印方面要注意的问题是：（1）以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，且核对无误（2）公文用印端正、清晰，不能模糊不正（3）两个以上机关的联合公文都要加盖各机关的公章（4）要与制发公文的机关、部门或单位相一致。（5）要核对数量，超过数量的公文不能用印。发文登记的要求：（1）内收发登记要注意分开登记，不要混淆。（2）对于内收发对外收发的登记要履行交接手续。（3）对于外收发登记，无论是外机关还是本机关的内手法都视为来文处理。封发的要求：（1）分装前检查分送单位、密级等附件的准确性（2）收文机关的邮政编码、地址、名称要核对无误。（3）写清发文密级程度（4）应及时发送不要迟发。（5）回忆发送文件允许与会人员带回的要履行签字手续。