公文，是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。它的特点主要表现在以下几个方面：

　　法定的作者

　　法定的权威

　　特定的效用

　　规范的体式

　　规定的处理程序

　　1.公文法定的作者指的是发文的名义。也就是说，公文主要是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的。这些能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。

　　■机关的发文有时也用国家领导人或机关首长的名义。

　　■如中华人民共和国主席令、国务院总理令以及机关首长对所属工作人员的任免令（或任职通知）等。

　　■用领导人作为发文的名义，并不是以他个人的名义出现，而是代表他所在的机关的身份来发文的，也是法定的作者。

　　2.公文有法定的权威。公文既然是党政机关、社会团体。企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活动而制发的。这就必然要赋予公文以机关喉舌的地位。也就是说，公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。

　　3.公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。

　　公文所具有的特定效用是有一定的时间性的。任何公文都不是永远有效的。虽然有的公文具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。

　　公文在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。一旦它们的现行使命完成，那些对日后工作有查考利用价值的文件材料就将转化为档案保存，对今后的工作仍然起着查考、凭证作用。

　　4.公文有规范的体式。为了维护公文的法定性、权威性与严肃性，并便于进行公文处理，在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。

　　5.公文有规定的处理程序。公文的制发和办理都必须经过规定的处理程序。