一、明确发文主旨

　　任何一份公文都是根据机关工作中的实际需要来撰写的，公文的主旨体现了机关领导意图和发文目的，它是公文的灵魂和统帅。

　　（1）公文的中心内容是什么？

　　（2）根据公文内容，准备采用什么文种。

　　（3）要明确公文发送范围和阅读对象。

　　（4）明确发文的具体要求。

　　二、收集有关材料

　　明确发文的主旨后，就可以围绕发文主旨来收集有关材料，进行一定的调查研究工作。当然，并不是拟写每一份公文都要进行这方面的工作。

　　（1）收集、阅读和研究有关的文件材料。

　　（2）深入下去，收集有关的实际材料。

　　材料的收集必须做到真实、典型、适用、时效。

　　三、拟出写作提纲

　　材料收集起来之后，对一些篇幅比较长的公文来说，还要拟写出一个写作提纲，对公文的结构先有一个通盘考虑，全面安排，将公文的主要背景、轮廓勾画出来，然后进行具体的起草工作。

　　四、认真起草正文

　　1.把握公文主题，选好用好材料。

　　2.观点正确，情况确实。

　　3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。

　　4.文字表述要简练，交代问题要清楚。

　　对于重要引文要反复核对，做到准确无误。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

　　五、反复检查修改

　　毛泽东同志在《反对党八股》中引用鲁迅的话：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”毛泽东同志接着补充说“鲁迅说‘至少看两遍’，至多呢？他没有说，我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。”

　　公文的修改，应从以下几方面着手：

　　1.关于主题的修改。

　　看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。

　　2.关于观点的修改。修改公文要考虑观点是否正确，表达有无问题。

　　3.关于材料的修改。材料是公文的基础。

　　4.关于结构的修改。

　　（1）公文总体结构的修正

　　（2）起承转合的调整

　　（3）层次位置的改变

　　（4）详略的变动

　　其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。

　　5.关于语言的修改。（准确、鲜明、生动、简洁）