①必须在公文主题词表中选用主题词。公文主题词表应由各级办公厅（室）制定，不得随意更改；上报的文件，应按上级机关的公文主题词表使用主题词。下行文，平行文则应按本级机关制发的《主题词表》标注主题词。

　　②公文主题词表中的类别标题不作主题词用。因为类别标题没有进行编码，主题词表中没有的，作为主题词使用以后，就无法检索，文件也就调不出来；同时，主题词使用不受类别限制，根据需要，可将不同类别的主题词进行组配标引。

　　③主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，更后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”再标类属词“水土保持”，更后标上“通知”。

　　④一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。比如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”，然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；更后标“通知”。

　　⑤在公文上标注主题词，要直接反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。选定的词必须是更能确切表达主题内容的名词或名词性词组。对表达同一概念的主题词，前后选词要一致，在无适当词表示的情况下，可采用类别词或者概念相近的主题词，如类别词仍不合用，也不能用词表的词进行组配时，可选择自由词标注。但使用自由词标注只限在未列入词表的人名、年代、机构、地名、文献名以及公文中出现的新主题概念，就是新学科、新理论、新技术、新材料等词汇，而不是进行随意的自由标注。

　　⑥“主题词”三字居左顶格用3号黑体字标注在抄送机关上1行，“主题词”后标冒号；冒号后标主题词的词目，词目之间应有一个字的间距。一份文件的标引应根据其内容和特点，除类别词外，一般以不超过五个主题词为宜。