第一章 办公自动化概述

　　一、名词解释

　　1 办公自动化：是利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源、提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定（即经济、政治、军事或其他方面的）目标。4 （我国专家定义）

　　2 办公自动化：就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。3 （季斯曼定义）

　　3 数据：是计算机加工处理的对象。凡是能够输入计算机并且被计算机进行加工处理的信 息，统称为数据。9

　　4 数据处理：是指利用计算机对数据进行收集、存储、加工、传播等一系列活动的总和。其特点：数据量大、数据结构复杂、时间性强；没有太复杂的数学运算。 9

　　5 办公自动化系统开发：是指一个具体的办公自动化系统从无到有的过程。13

　　6 软件生存期：是软件工程中的一个重要概念，软件产品从形成概念开始，经过开发、使用和不断增补修订，直到更后被淘汰的整个过程，称为软件生存期。14

　　7 系统分析：是开发研制OA系统的第一个阶段，其目的是建立一个明确、具体而又切实可行的系统目标。即解决“做什么”的问题。14

　　8 可行性分析：以调查研究的结果为基础，经过可行性调研，进一步论证系统的必要性和可能性。16

　　9 用户需求分析：是要完整、准确、清晰、具体地提出系统的要求，需求分析是在可行性基础上进行的，需求分析的结果是系统开发的基础，关系到系统的成败和软件产品的质量。17

　　10 系统设计：就是要在上述系统分析的基础上，将系统分析说明书中的各项内容具体化，即解决“如何做”的问题根据实际条件和系统的逻辑模型确定系统的实施方案。18

　　11结构化程序设计方法：即将整个系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对独立的部分，即模块。每个模块实现系统的一项具体功能，自顶向下、逐步细化。18

　　12系统实施：就是将设计结果转化为计算机可以执行的程序，测试其性能指标、正确性和可靠性，更终完成一个办公自动化系统。19

　　13 系统运行与维护：系统交付用户使用以后，直到报废为止的所有软件活动都属于系统运行维护阶段。办公自动化系统运行维护阶段的工作有用户培训、系统的评价和软件维护等。21

　　14电子文件：能被计算机识别、处理，存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，并可在网络上传递的文件。27

　　15决策支持系统：一个交互式的计算机系统，它利用数据库（DB）、模型库（MB30）和方法库（AB）以及很好的人机会话部件和图形部件，帮助决策者进行半结构化或非结构化决策的所有过程。30

　　二、答题

　　1 简述办公自动化的意义和我国办公自动化近期的首要任务？7-8t

　　答：意义：1）提高办公效率；

　　2）为各级领导的科学管理和正确决策服务；

　　3）向科学化、规范化、高效化、信息化转变；

　　4）办公自动化技术能把人从繁重、枯燥、重复性的劳动中解放出来。

　　首要任务：实现全国行政首脑机关的办公自动化、信息资源化、传输网络化和管理科学化是全国办公自动化近期的首要任务。

　　2 办公自动化包括哪些基本环节？8

　　答：一个完整的办公自动化系统，应包括四个基本环节，即信息采集、信息加工、信息传输和信息保存。

　　3 简述办公自动化的关键技术？9-10

　　答：1）数据处理 2）文字处理 3）语音处理 4）图形与图像处理

　　5）网络通信技术 6）决策支持技术

　　4 试述办公自动化系统有几种主要模式，各有何特点？11-12

　　答：1）事务型办公自动化系统：由单机或多机组成，负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等办公的一般事务工作，属于办公自动化建设的初级阶段；

　　2）管理型办公自动化系统：有各种较完善的信息数据库，由具有通信功能的多机网络组成，能对大量的各类信息进行综合管理，使数据信息、设备资源共享，使办公效率得到提高，属于办公自动化建设的中级阶段；

　　3）辅助决策型办公自动化系统：具有方案比较和辅助决策功能，利用预先设计的决策模型辅助人们作出判断和决策，它综合了事务型和管理型的全部功能，是应用模式的高级阶段。

　　5 简述办公自动化系统的组成？12-13

　　答：1）设备：主计算机、各种输入设备、各种输出设备、工作站、通信设备、各种办公设备；

　　2）软件：办公自动化系统软件和办公室应用软件；

　　3）办公人员

　　6 用软件生存期理论分析办公自动化系统开发的阶段划分及各阶段的主要工作？14

　　答：OA系统生存周期划分为四个阶段：

　　系统分析：主要工作调查研究、可行性分析、用户需求分析、系统总体规划。

　　系统设计：工作分为总体设计和详细设计。

　　系统实施：工作包括设备的购置、软件的实现、人员的配置和培训及数据的准备。

　　软件的实现，其具体步骤是编程和测试。

　　系统维护：工作有用户教育、系统评价和系统维护。

　　系统维护的内容包括：硬件维护、软件维护和数据维护。

　　软件维护有：改正性维护、适应性维护、扩展性维护。

　　7 办公自动化系统可行性分析和系统总体规划包括哪些内容？16-18

　　答：可行性分析包括：经济可行性、技术可行性、社会可行性。

　　系统总体规划有：办公现状分析、系统目标、阶段任务、设备选择、投资分配、管理机构、人员设置、技术培训、实施条件、实施步骤等方面，以及软件设计实施中各项工作完成的先后顺序、时间进度、开发费用预算等。

　　8 系统实施阶段有哪些主要工作？19

　　答：系统实施阶段的工作包括设备的购置、软件的实现、人员的配置和培训及数据的准备。

　　9 说明测试的目的和步骤，并说明各阶段测试的目的？20

　　答：测试的目的是发现软件的错误并对其进行修改和纠正。

　　测试分为三个阶段：

　　模块调试：由程序员在模块程序编写中对程序的正确性进行调试，其属于编码阶段。

　　联合调试：是将一组关联度大的程序进行共同调试，它是对接口的调试。

　　系统测试：是进一步验证软件在应用系统实际环境中的正确性、可靠性和适应性。

　　10 简述系统运行维护阶段的主要内容，其中系统维护工作的目的和内容？21

　　答：系统运行维护阶段的主要内容有用户培训、系统的评价和软件维护等。

　　系统维护工作目的：是对运行着的系统进行不断的修正；保证系统能够在比较长的时

　　间里正常运行，满足用户的需求，对系统所做的修改、补充和扩

　　展活动。

　　系统维护工作内容包括：硬件维护、软件维护和数据维护。

　　软件维护有三种类型：改正性维护、适应性维护、扩展性维护。

　　11 Intranet（企业内部网）技术有哪些特点？23-24

　　答：从技术角度上来讲，Intranet主要是利用INTERNET中的TCP/IP和Web技术来实现，同时借助于防火墙，建立内部网与外部的INTERNET隔离与联系。

　　特点：1）费用低廉，开销少，安装和维护方便

　　2）在网络安全方面，可防止外来的侵入和破坏

　　3）在带宽方面，Intranet大多是运行在高速以太网上，因此能够提供快速的Web访问速度。

　　12电子文件有哪些特点？27

　　答：1）电子文件信息形态数字化； 2）电子文件对设备的依赖性；

　　3）电子文件对标准化体系的依赖性； 4）电子文件载体的非直读性；

　　5）电子文件复制、传递的高保真性； 6）电子文件物理结构和逻辑结构关系的复杂性；

　　7）电子文件信息与载体的可分离性； 8）电子文件信息的共享性和不安全性；

　　9）电子文件信息内容的易更改性； 10）电子文件对元数据的依赖性；

　　11）电子文件的多媒体集成性； 12）电子文件非实体归档的可能性等。

　　13 决策支持系统的目标、作用和基本功能。30-31ts

　　答：决策支持系统以有效性为主要目标，

　　对决策者起“支持”和“辅助”的作用，支持决策的全过程。

　　基本功能：

　　1） 及时收集、整理、存储和提供本系统与决策过程有关的各种数据。

　　2） 收集、整理、存储和提供本系统之外的与决策过程相关的信息。

　　3） 存储并提供所需要的各种辅助决策模型。

　　4） 对系统所使用的数据、模型、方法进行组织、维护和管理。

　　5） 具有较强的数据处理能力，能在所要求的时间内对数据进行分析、汇总和加工，以获得综合的数据和预测信息。

　　6） 帮助明确决策目标，建立修改模型，提供各种方案，并对方案进行评价和选优。

　　7） 在原有数据、模型和方法的基础上，再生成新的数据、模型和方法。

　　8） 提供方便的人机对话接口和图形输出功能，具有良好的数据传输能力，以保证及时准确地把所需的数据和信息提供给决策者。