第六章 文档一体化系统

　　一、名词解释

　　1 档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。163

　　2 文件生命周期理论：是研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论。164

　　3 文档一体化：就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。165

　　4 文档一体化计算机系统：是采用计算机技术来实现的文书、档案一体化管理的系统。采用计算机技术，可以使文书、档案一体化管理的优越性得到更充分的体现，更大限度的实现信息资源共享，避免无谓的重复劳动，是实现办公自动化的一个重要环节。170

　　5 系统维护：是在系统的运行过程中，为使其能正常运转而进行的保养、维修及改善工作。174

　　6 文档一体化系统需求分析：是在对传统文档工作操作流程、工作环境、人员状况等进行分析的基础上，明确计算机文档一体化系统开发的目标、系统应具有的功能，并写出书面的系统需求说明书。178

　　7系统设计：是系统研制的第二阶段，是根据文书档案人员在系统分析阶段共同商定的系统逻辑功能，结合实际条件，具体设计系统的实施方案，即解决“如何做”的问题。181

　　二、答题：

　　1 简述公文与档案的关系？164

　　答：1）公文和档案无本质区别，只是同一事物的不同发展阶段。

　　2）公文是档案的前身（源头）。

　　3）档案是在公文使用和办理完毕后经过鉴定归档转化形成的，档案是公文的归宿。

　　2 简述我国学者将文件生命周期划分成几个阶段及各阶段的内容。164

　　答：划分为四个阶段：

　　1）制作阶段：是借助于缮写、印刷、录音等信息记录手段来固定文件撰写的结果，

　　形成具有法定效力文本的过程。

　　2）现实使用阶段：是文件开始在规定的受文范围内运行，履行其现行作用。即实现制 作文件的目的，在各项工作中发挥作用的阶段。

　　3）暂时保存阶段：即文件履行完成自身的现行效用，完成了制作者的制作目的，其中一部分文件以无任何价值，即被销毁，而另一部分对日后工作仍有参考价值的将继续被保存。

　　4）永久保存阶段：部分文件完全失去了它的现行效用，对本机关已无明显的利用价值，而对社会和科学研究仍有久远的意义。

　　3文档一体化包括哪几方面的内容？165

　　答：有：文档实体生成一体化；文档管理一体化；文档信息利用一体化；文档规范一体化。

　　4 说明实行文档一体化的条件及文档一体化模式。166、169

　　答：条件：

　　1）理顺管理体制，完善组织机构；

　　2）进行标准化建设；

　　3）改变陈旧观念，培养与一体化相适应的人才。

　　模式：

　　1）机关内部文件、档案管理一体化

　　是将文件、档案工作有联系的内容进行配合、交融，精简不必要的环节，实现文件登记与档案著录同步同卡。

　　2）机关之间从机构和职能上进行一体化；

　　是设置统一的机构，配备专职人员，统一组织管理各机关文书、档案工作。

　　3）建立有人、财、物和管理自主权的文件中心。

　　这种模式的文件中心，是介于各机关和档案馆之间的一种过渡的文件机构。

　　5 说明文档一体化的意义？167-168

　　答：1）使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；

　　2）文档超前控制；

　　3）提高信息检索效率；

　　4）科学决策的需要；

　　5）提高行政效率；

　　6）有利于人、财、物的合理利用。

　　6 文档一体化计算机系统包括哪几个子系统？说明各子系统的主要功能？170、182图

　　答：文档一体化计算机系统包括：公文子系统、归卷子系统、档案管理子系统、系统维护

　　子系统。

　　公文子系统的功能包括：公文的处理功能、服务功能和维护功能。

　　归卷子系统的功能：是在文档一体化系统中实现归卷管理，它在整个文档一体化系统中起着承上启下的重要作用。

　　1） 它是公文子系统和档案管理子系统的衔接部分，控制着公文数据向档案数据的转化过程。

　　2） 进行数据格式和标准的转化工作。

　　3） 为档案管理子系统提供操作对象和数据内容。

　　档案管理子系统的功能：是档案检索、档案借阅、档案统计、档案编研等。

　　系统维护子系统功能：一般项目维护、主题词维护、分类维护、代码维护、数据维护。

　　7 简述归档子系统的逻辑组卷方式？172

　　答：系统一般提供两种逻辑组卷方式：自动组卷和手工组卷。

　　自动组卷时，系统提示用户输入组卷条件如档案类型、时间、保管期限、分类号等，由计算机自动将符合条件的文件增添到卷内。对自动组卷结果可以进行手工调整，从中移出记录、添加记录、调整顺序或按某一特征进行排序等。

　　手工组卷，是指不通过系统批量组卷，而直接在计算机屏幕上通过键盘或鼠标进行文件的移动，“手工将文件添入案卷内从而达到组卷的目的。

　　8 简述计算机组成的逻辑案卷与组织排架的实体案卷之间的转化形式？172

　　答：1）有的单位将逻辑组卷的结果直接作为实体组卷的依据；

　　2）有的则借助逻辑组卷简化立卷工作，实体组卷并不与逻辑组卷结果完全吻合，如一个逻辑卷可以对应多个实体卷，或者几个逻辑卷组合成一个实体卷的情况等；

　　3）有的单位干脆不进行传统意义上的立卷，按照流水号归卷，依照逻辑组卷的结果进行查询，指明其实体位置，从而达到检索目的。

　　9 说明文档一体化系统中维护子系统的内容？174-177

　　答：内容有一般项目维护；主题词维护；分类维护；代码维护；数据维护。

　　一般项目维护包括文件类型、档案类型、著录项目设置、 用户管理等项目。

　　主题词维护包括词表建立和词表管理工作。

　　分类维护确定类别、类目、层次、分类代码等项目。

　　数据维护包括数据备份、数据恢复、整理数据等项目。

　　10 说明文档一体化系统需求分析由哪些人进行？简述文档一体化系统需求分析的主要内

　　容？178-179

　　答：需要由文书档案工作人员、文档部门领导和程序设计人员组成工作小组来进行。

　　内容：1）重点解决好在文书、档案独立管理体制下由于脱节严重早晨造成的问题；

　　2）文档材料的基本情况；

　　3）管理质量要求。

　　11 简述档案管理子系统中档案检索方式。173

　　答：档案检索从层次上分为案卷检索和文件检索两种。

　　案卷检索一般包含以下几种方式：按主题词检索、按档号查询、按年度查询、按案卷题名查询。

　　文件检索的方式提供了更多的检索入口，除了按主题词、档号、文件题名、年度等检索之外，还提供了按成文日期、保管期限、责任者等检索途径。

　　12 说明文档一体化系统中系统约定的目的与内容？185

　　答：目的：由于文档一体化系统所涉及的模块很多，有时候采用的编程工具也不相同，这就需要在系统设计阶段对用户界面、全局通用操作和变量命名等对象进行约定，以统一的风格展示给更终用户。

　　内容：通用界面设计、通用操作设计、代码设计。

　　13 试述文档一体化系统的档案数据库结构设计？186、表187

　　答：1）在文档一体化系统中涉及多个数据表，由于数据复杂，种类繁多，适宜采用多库管理模式。档案数据库涵盖了在归档子系统和档案管理子系统中主要的数据关系，它一般都是按照关系数据库理论来进行设计的。

　　档案数据库设计包括各种数据表、表内字段、表间关系等的设计。

　　2）由于各个文档一体化系统所对应的实际情况不同，其数据库结构也不尽一致，具体到数据表的设置和表结构都有不同之处。确定建立哪些表以及包含哪些字段是一项很重要的工作，在实际设计过程中，往往需要几次反复的过程来优化数据库结构。

　　14 绘制归档子系统模块图。182图

　　15 根据所在单位的实际情况绘制档案管理子系统的模块图。184图

　　16 以图示说明档案管理子系统中借阅模块的流程。190图