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自考“企业档案管理”笔记(第三章)

2007-02-06 15:28   【 】【我要纠错

  第三章 企业文件的形成与归档

  名或简:企业文件:在企业生产建设、经营管理等各项活动中,按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念,它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录,不是某一类企业文件的专指称谓。

  选:企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。

  第一节 企业文件的形成

  简:企业创立时期文件的形成

  企业的创立,就是通过法定的程序,组成一个具有独立主体地位的经济实体,并在该实体内部根据特定的需要,设置一整套组织管理系统,使其按既定的目标运行;一般而言,企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。

  在企业创立时期主要形成的文件有:

  1、 创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。

  2、 企业章程及有关部门的批准文件。

  3、 企业基本建设活动中形成的文件。

  4、 注册申请报告、企业资信证明、营业执照。

  5、 人事材料。

  6、 财务和会计文件,主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件,如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。

  7、 企业成立文件。

  8、 商标注册文件。

  9、 其他一些原始材料。

  简:企业调整阶段形成的文件

  1. 企业合并、分立时期形成的文件

  合并是指两个或两个以上的企业,依照法律规定、行政命令或合同的约定,经过一定的法律程序,变为一个企业法人的行为。

  一般的合并程序及其产生的文件包括:

  1) 调查论证

  2) 报批审查

  3) 清产核资

  4) 通知及公告

  5) 法律公证

  6) 工商变更登记

  企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策,经过一定的法律程序,分解为两上或两个以上的企业法人的行为。

  2、企业整顿时期形成的文件

  整顿是指企业因经营管理不善造成亏损,不能清偿到期债务时,为维持社会经济秩序,恢复企业生计,调整企业债务,改善企业经营管理的秩序,恢复正常的企业行为而采取的具体措施。

  整顿中形成的文件有:

  1) 申请整顿

  2) 整顿方案

  3) 形成审议书

  4) 法院的裁定材料

  5) 整顿方案的实施文件

  6) 终止整顿程序的文件

  简:企业破产文件的形成?

  破产是指企业债务人不能清偿到期债务时,为保护多数债权人的利益,处理债务人而进行的一种诉讼程序。

  破产过程中形成的文件有:

  1、 向债务人所在地法院提出破产申请

  2、 债权人向法院申报债权期满后,陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料;这一阶段形成的主要文件有:债权记录和证明材料、和解协议(未申请整顿的企业不产生该文件)、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。

  3、 法院宣告破产的发布公告

  4、 法院指定组成清算组,进行破产清算

  5、 企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。

  第二节 企业文件形成工作的管理

  简:企业文件形成的特点?

  1、 与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点,实行“4同步”的管理措施。

  2、 来源分散,种类、类型呈多样化趋势发展

  3、 不同种类的企业文件形成规律不同

  4、 标准化程度日益提高

  简:4同步:

  企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步,检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步,鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统,是否符合归档要求同步;上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

  选:企业档案部门对企业文件形成工作进行协助、指导和监督的对象主要有3个:

  1、 企业文件标准执行情况;

  2、 企业文件形成与积累过程

  3、 企业科技文件的编号、更改、复制与发放。

  选:同企业文件形成直接相关的标准有4个:

  1、 制图标准

  2、 关于机械产品文件的若干标准

  3、 公文行文标准

  4、 关于特殊载体材料的标准

  选:对编制文件过程中执行标准情况进行审查和管理,这是企业标准管理部门的职责:

  选:对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督,是企业企业档案部门的职责。

  简:对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督

  1、 以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据,监督、指导企业文件的形成、积累工作。

  2、 根据企业生产经营活动的性质和具体任务,协助、指导企业文件的形成、积累工作。

  3、 根据企业不同种类文件的形成特点,监督、指导企业文件的形成、积累工作。

  4、 抓住薄弱环节和难于形成的文件,协助做好企业文件形成、积累工作。

  5、 实行“3纳入”,将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。

  6、 恰当运用经济手段,加强对企业文件形成和积累的监督和指导。

  “三纳入”:把企业文件的收集和归档纳入企业各项管理程序,纳入企业各项活动的工作计划,纳入有关部门职责范围和有关人员的岗位责任制“

  第三节 企业文件立卷

  企业文件立卷:将企业文件系统整理,组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程,实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。

  简:企业文件立卷的要求:

  案卷是一组具有有机联系、价值与密级相同的企业文件的最小集合体。组织企业文件案卷的要求:

  1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用;

  2、 案卷必须符合一定的质量要求:

  1) 必须是一组具有有机联系的企业文件;

  2) 卷内文件数量适度;

  3) 卷内文件的保存价值与密级应基本一致;

  4) 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。

  3、必须按照企业各种文件不同的形成规律,分别利用科学合理的立卷方法,及时组强案卷。

  选:案卷的本质特征是有机联系。

  简:确定经营管理文件的案卷单元的方法?

  1、 按问题确定案卷单元。就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷,通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。

  2、 按作者确定案卷单元。就是将同一作者形成的文件组成案卷。

  3、 按时间确定案卷单元。就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法,适用于时间性强的文件,如计划、总结、统计材料等。

  4、 按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法,多应用于一些综合性文件,如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。

  5、 按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。

  确定科技文件案卷单元时应注意3点:

  1、 当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时,相互之间的文件,特别是图样,会有重复的现象。

  2、 当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时,不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷,只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。

  3、 当产品、设备革新、改造,工程、设备使用、维修、改扩建时,新形成的文件应单独立卷,不必将原来相应的案卷拆重组,既减少劳动量,也能反映企业生产、技术发展的历史过程。

  简:确定会计文件案卷单元的方法?

  1、 会计凭证,一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册,案卷的厚度不超过3cm;

  2、 会计账本,基本上是一账一卷;

  3、 会计报表,年报、季报、月报分别组卷。

  选:对于卷内文件,不需重新编页号的是成套图样、计算书

  选:不属于卷内文件目录应当包括的内容有:密级、保管期限

  选:备考表的主要内容包括:

  立卷人;

  检查人;

  立卷时间;

  案卷情况说明。

  选:案卷题名是封面的核心内容,处于封面的中心突出位置。

  简:什么是案卷?

  案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体;按照国家有关规定的要求,组织企业文件的案卷是企业各职能部门的本职工作,企业档案工作者对这项工作负有协助、指导和监督的职责。

  简:案卷必须符合一定的质量要求?

  答:(1)案卷必须是一组具有有机联系的企业文件,而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。

  (2)案卷内企业文件的数量要适度。

  (3)案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。

  (4)案卷外形应烽求规范、整齐、美观、实用。

  简:确定科技文件案卷单元的方法?

  1、 按结构组卷。这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件,特别是图样部分。

  2、 按子项组卷。这种方法,主要适用于基本建设工作文件。

  3、 按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。

  4、 按专业组卷。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。

  确定科技文件案卷单元时,应处理好以下几个问题:

  (1)当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时,相互之间的文件,应以基型产品为基础,保证其齐全成套;其他产品的文件,一般只保存本身专用的部分。

  (2)当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时,不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷。

  (3)当产品、设备革新、改造,工程、设备使用、维修、改扩建时,新形成的文件应单独立卷。

  简:案卷编目的涵义和内容

  划分案卷的范围并予以排序之后,须以案卷为对象,通过一定的形式固定案卷整理的成果,揭示卷内文件的内容和成份。主要的内容有:编页号,编制卷内目录,填写备考表,填写案卷封面和脊背标签等,最终组成案卷。

  1、 编页号:若一卷文件形成时已编有页号,不必另行编制,如成套图样、计算书等。

  2、 编制卷内文件目录:项目有:每份文件的排列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所在页号和备注等。

  3、 备考表:主要内容:案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

  4、 案卷封面和脊背标签,最终组成案卷:案卷题名是封面的核心内容。

  第四节 企来文件归档制度

  选:归档是企业文件形成部门的职责,收集是企业档案部门的职责。

  简:制定企业文件归档制度的要求?

  答:1)符合国家有关法律法规的规定,同时具有一定的灵活性;

  2)符合企业生产经营活动及其形成文件的实际;

  3)与企业各项管理制度相衔接;

  4)制度的条文必须明确、可操作性强。

  选:企业文件的归档制度包括5项内容:

  1、 归档范围;

  2、 归档时间;

  3、 归档份数;

  4、 归档要求;

  5、 归档手续。

  简:确定企业文件归档范围的基本方法?

  答:1、研究和分析企业生产经营的范围和性质,从而掌握企业所形成文件的种类和成分,确定归档范围中应该包括哪些方面的文件;

  2、掌握企业基本职能活动的内容和范围,把在这些活动中形成的文件作为归档范围的主体。

  3、针对不同种类企业文件的形成特点和利用价值,分门别类地确定不同文件的归档范围。

  4、站在历史的高度,确定企业文件的归档范围。

  论:归档时间?(多选)

  答:归档时间,是指应当归档的企业文件向档案部门移交的时间。正确规定归档时间,对维护企业文件的完整与安全,确保有关职能部门和档案部门的日常工作秩序,都有实际意义。

  1、 管理文件:一般在形成和第二年上半年内向档案部门移交归档。

  2、 科技文件:根据形成的具体情况可按:

  1) 按项目结束时间归档;

  2) 按工作阶段归档;

  3) 按子项结束时间归档

  4) 按年度归档;

  5) 随时归档。

  3、 会计文件:在会计年度终了后,暂由企业财务会计部门保管一年,期满后移交给档案部门保管。

  4、 人事文件:一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门归档。

  简:归档要求:

  1、 归档工作由企业各职能部门承担,企业档案部门要对归档工作进行协助、指导和监督。

  2、 归档文件要选用优质的制成材料。

  3、 归档文件须经系统整理。

  4、 对科技文件的归档,实行科技文件归档审批表制度。

  第五节 企业档案部门的接收归档及相关问题

  简:企业档案的收集渠道:

  1、 本企业业务职能部门移交文件归档;

  2、 外单位转让或移交;

  3、 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让;

  4、 面向社会收集、征集相关材料。

  选:目前,企业文件进馆工作有2方面内容:

  1、 企业文件现行期满,经系统整理后移交给企业档案馆;

  2、 企业档案馆(室)依法向国家有关档案馆移交有关档案。

  简:企业档案进馆工作的要求:

  1、 以国家现有的政策、法律、法规为准绳,谋求企业档案信息资源整体效益的最佳化。

  2、 采取多种措施,实现对企业档案信息资源的控制。

  3、 明确进馆范围、进馆档案的质量要求和进馆手续,保证企业档案顺利进馆。

  论:企业向国家有关档案馆移交档案的范围?

  答:1、在大中城市规划区内进行建设的企业,按《城市建设档案归属与流向暂行规定》向城建档案馆移交有关档案。

  2、处于资产和产权变动中的企业,按照或参考1998年3月5日国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,向有关的档案馆移交。

  移交的档案包括两个方面:

  (1)企业资产与产权变动档案,主要包括党群档案、行政管理档案、生产技术管理档案和经营管理档案,这部分档案可移交给专业部门的档案馆,或寄存所在地的综合性档案馆;

  (2)企业资产与产权变动过程中形成的档案,包括向有关机关或单位的申请、请示及其批准、批复文件,终止财务决算报告及编制说明、财务清理报告、财产处置结果报告,以及协议书、合同等,这部分档案可向专业部门的档案馆(或上级主管单位其他形式的档案部门)移交,也可向本单位档案馆移交。

  简:企业集团档案馆的进馆范围

  答:1、集团总部形成的文件。

  2、核心企业形成的文件。以上两部分是企业档案馆最主要的来源。

  3、其他成员企业形成的重要档案。

  4、从外单位、个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料。

  简:企业资产产权变动过程中档案的归属与流向

  1、 随实物走:适用于记载和反映有实体形态的科技对象的、并具一定的经济价值的档案,如设备仪器、基建档案。

  2、 收进(寄存)所在地的国家档案馆。适用于经济价值不大但具有重要历史查考价值的档案,特别是在地区范围内有代表意义的企业的档案。包括其党政群工作档案、行政管理档案等。

  3、 收进专业主管部门。适用于一些对本部门有查考价值的档案,如生产技术管理、经营管理、会计档案等。

  4、 其他走向。如:破产企业的人事档案可转交劳动局或人才交流中心;未有买主的设备、产品、建筑的档案材料可存放在产权交易中心等。

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