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自考“企业档案管理”笔记(第九章)

2007-02-06 15:36   【 】【我要纠错

  第九章 企业档案统计

  1.论:企业档案统计的意义与任务?(看)

  答:(一)企业档案统计的意义:(也可答)

  (1)企业档案统计是了解和掌握企业档案形成、管理及利用情况的重要手段。

  (2)企业档案统计是提高企业档案管理水平,维护企业档案的完整与安全,执行集中统一原则的有力措施。

  (3)企业档案统计可以帮助企业档案工作者研究档案利用规律,更好地开发企业档案信息资源。

  (4)企业档案统计是企业管理决策的重要依据。

  (5)企业档案统计可以充分调动广大企业档案工作者的积极性。

  (二)企业档案统计的任务:(也可答)

  (1)组织各种形式的企业档案统计调查,收集有关企业档案工作现状与发展的统计资料。

  (2)对收集来的统计资料进行以统计分组和统计汇总为主要内容的系统整理,使之系统化、有序化。

  (3)对经过整理的统计资料进行统计分析,以便对企业档案工作的发展作出科学的、总体的评价。

  (4)为档案行政管理部门、专业主管部门和国家统计部门提供统计资料,实行统计服务和统计监督。

  (5)根据统计资料,对企业档案工作的发展进行预测,并提供预测材料。

  2.企业档案微观统计包括(ABC)

  A档案数量统计

  B档案利用统计和人员、设备、环境及财务等辅助统计

  C档案管理统计

  D档案利用统计

  E各级档案行政管理部门进行的统计

  3.企业档案统计调查方案的内容(ABCDE)

  A确定调查目的

  B确定调查对象

  C调查单位

  D调查项目

  E调查方式

  4.专门调查包括(ABCE)

  A重点调查

  B典型调查

  C抽样调查

  D案卷调查

  5.企业档案统计整理包括(ABCD)

  A统计审核

  B统计分组

  C统计汇总

  D编制统计表

  E统计分析

  6.简:企业档案统计分析的层次?

  答:企业档案统计分析通常可分为三个层次:1),计算符合分析内容所需要的资料;

  2),由量的分析过渡到质的认识,阐明企业档案工作发展的规律,分析影响企业档案工作的因素和原因;

  3),抓住当前亟需解决的问题,进一步分析产生和发展的主客观条件,提出解决矛盾、改进工作的切实建议。

  7.论:企业档案统计指标?(第一次出可能性不大)看

  答:(1)统计指标是表明统计总体数量特征的范畴。企业档案统计指标就是表明企业档案工作总体的某种属性与特征的概念和数值。

  (2)一个统计指标只能反映统计总体的某个侧面,或某一侧面的某一特征。但在企业档案工作的实践中,涉及到很多方面,涉及到很多特征,而且相互联系着、彼此制约着。为此,要深入、全面地了解或认识企业档案工作,就必须采用多个、并具有密切联系的指标。

  (3)这些处于有机联系之中的多个统计指标,就构成了统计指标体系。企业档案统计指标体系实际上是反映企业档案工作数量方面所包括的各项统计指标,以及这些统计指标间的相互关系。

  8.企业档案数量统计由三方面构成:(ADE)

  A档案专题统计

  B档案整理统计

  C档案鉴定统计

  D档案分类统计

  E档案综合统计

  9.论:档案综合统计?(可能出多选或名词)

  答:(1)收进量。含义是指在统计期内,企业档案机构接收归档入库的档案数量。它属于时期指标。

  (2)移出量。该指标是指在统计期内,档案除正常利用之外移出库外的数量。它也属时期指标,计量单位与收进量一致。

  (3)销毁量。这是指在统计期内,经过企业领导批准销毁的档案数量。其性质为时期指标,计量单位与收进量一致。

  (4)封存量。这是指在统计期内,经有关领导批准,执行封存期的档案数量。性质与计量单位同收进量。

  (5)接转量。该指标是指在统计期初的库藏档案数量。它属时点指标,计量单位同前。

  (6)库藏量。该指标是指在统计期末的库藏档案数量。性质与计量单位同接转量。

  10.为什么要统一收进量的计量单位?☆有可能出

  答:收进量的计量单位,由于企业档案种类较多,实体形态差异较大,因此,有必要对收进量的计量单位进行统一。

  (1)收进量的基本计量单位为“卷”。

  (2)收进量的通用计量单位为“米”。它是指档案叠放排列的厚度之和。

  (3)资料收进量的计量单位为“册”。

  (4)图表型档案材料的计量单位为“自然张”与“标准张”。所谓自然张,就是图表型档案材料的实际张数;而标准张则是以4号图纸或A4型号的复印纸幅面大小为基本单位,称为1张,其他幅面的图表型档案均折算为这种标准的倍数或分数。

  (5)新型档案的计量单位为:照片档案用“张”,录音、录像、影片档案用“盒”,电子档案用“片”。

  11.档案专题统计通常它可分为(ACD)

  A状况

  B封存量统计

  C密级

  D保管期限

  E接转量统计

  12.企业档案管理统计包括(BCE)

  A档案专题统计

  B整理

  C鉴定

  D档案分类统计

  E保管

  13.企业档案利用统计(ACE)

  A档案用户统计

  B档案整理统计

  C利用档案统计

  D档案分类统计

  E利用服务统计

  14.档案及其工作进行统计分析,往往涉及到三个基本的“部件”(ACE)

  A总量指标

  B综合指标

  C相对指标

  D单一指标

  E平均指标

  15.总量指标计量单位一般有实物单位、劳动单位和货币单位三种形式。(选择)

  16.实物单位有:卷、张、台、套、米、平方米等。

  17.劳动时间有:天、小时

  18.论:企业档案统计工作的相对指标?

  答:相对指标就是在企业档案工作中,两个相互联系的指标数值之比,用来反映企业档案工作的质量。相对指标常用百分数来表示。相对指标有:归档率、完整率、准确率、查全率、查准率。

  (1)归档率。它是用来检查企业所形成文件归档齐全程度的,也是考核企业档案机构档案收集工作的一项重要指标。即实际归档数与应当归档数的百分比。

  (2)完整率。完整率的指标是检查已归档的文件是否齐全的一项指标。具体地说,就是已归档的文件份数与应归档的文件份数之比的百分数。

  (3)准确率。准确率指标主要是用来考查企业所形成的准确的科技文件份数与应归档的科技文件份数的百分比。

  (4)查全率。档案查全率是指用户利用的档案数量与库藏范围内相关档案数量的百分比。

  (5)查准率。该指标是指在统计期内,用户利用档案数量与调卷数量之比。

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