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自考“科技档案”笔记(6)

2007-02-06 15:48   【 】【我要纠错

  四、论述题

  1试述科技档案现实性强的特点?

  (1)科技档案的现实性特点,是指它具有较强的现实使用性。其他文件归档后,基本上完成了现行功能;科技档案则不同,归档后的大多数科技档案,不仅没有退出现行使用过程,相反,正是它们发挥现行效用的活跃时期,而且将在较长的时期内发挥现行效用。

  (2)这一特点,客观地对科技档案的科学管理提出了某些特殊要求。如:科技档案必须同它所记述和反映的科技对象保持一致,必须建立和健全更改、补充制度等。

  2试述科技档案的成套性特点及其对科技档案管理的制约作用?(考过两次)

  (1) 科技档案的成套性特点,是由科技、生产活动的特点决定的。围绕着一个独立项目的进行,形成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体。这就是科技档案的成套性特点。

  (2) 成套性特点,它集中体现在科技档案的形成和内容构成两个方面。

  (3) 这一特点对于科技档案的科学管理起着重要的制约作用,它要求科技档案必须完整,科技档案分类整理也必须以它为依据,科技档案的各项有关管理工作都需要考虑这一特点。

  3试论科技档案的依据凭证功能?

  (1) 科技档案具有重要的依据作用。要节约人、财、物,保证科技、生产活动高效率地进行,必须有完整、准确的科技档案为依据。例如:

  1)科技档案是产品定型、产品再生产或停产产品恢复生产的依据;

  2)科技档案是维护、使用、检修工程对象的依据;

  3)科技档案是设备使用、维护和管理的依据;科技档案是在特殊条件下进行科学决断 的依据。

  (2) 科技档案具有客观的凭证作用。是科技、生产活动中的直接记录,它是随着科技、生产活动的进程有规律地形成的,而不是主观随意编写的,因此,它具有客观的凭证作用。科技档案对有关争执的解决经常发挥凭证作用。

  4试述科技档案集中统一管理的特点与优越性?

  (1) 特点:

  1) 科技档案要按专业实行集中统一管理;

  2) 科技档案工作应纳入本单位的科技、生产指挥系统;

  3) 科技档案的集中统一管理,更加强调统一的科技档案法规的作用。

  (2)优越性:

  1) 有益于保护科技档案,保守科技机密;

  2) 有利于形成科技资源储备中心和交流中心。

  3) 有助于加强科技档案工作,促进科技档案工作的现代化。

  5试述科技档案事业为什么要按专业实行统一管理?

  (1) 科技档案专业性和现实性很强,同科技、生产活动关系密切。各专业系统根据本专业科技档案的特点,实行统一管理,才能收到更好的管理效果。

  (2) 科技档案工作是科技管理工作的基础,也是科技管理工作的一个重要组成部分。必须要按专业统筹规划科技档案的管理工作。

  (3) 科技档案按专业实行统一管理,是科技档案工作基本原则的具体实施。为科技专业档案馆的建设与发展物质保障。

  6试述科技专业档案馆的类型、性质、任务?

  ①类型:

  1) 中央级科技专业档案馆;

  2) 区域性科技专业档案馆;

  3) 城市建设档案馆;

  4) 企业档案馆。

  ②性质:科技专业档案馆具有科技文化事业单位的属性。

  ③任务:

  1) 收集本专业馆藏范围的重要的科技档案。

  2) 运用现代手段,对科技档案进行科学管理。

  3) 积极开展科技档案利用与咨询工作。

  4) 编辑出版有关科技档案编研成果。

  5) 组织建设本专业或行业的科技档案目录中心。

  6) 对移交单位准备进馆的科技档案的管理进行指导与检查。

  7) 搜集、储存和加工本专业其他有关文献资料。

  7试述科技档案部门检查、协助科技文件形成、积累的方法和措施?★

  (1) 以科技、生产程序和有关标准、规范为依据,检查、协助科技文件的形成和积累。

  (2) 根据产品开发的类型和建筑工程的性质,检查、协助科技文件的形成和积累。

  (3) 抓住薄弱环节和难于形成的科技文件,做好对科技文件形成、积累的管理工作。

  (4) 实行“三纳入”,使科技文件的形成和积累制度化。“三纳入”指把科技文件的形成和积累纳入科技工作程序、纳入工作计划,纳入有关部门和人员的职责范围。

  (5) 运用经济原则,加强对科技文件形成、积累的监督管理。

  (6) 建立责任保证体系和监督管理网络,保证科技文件的形成和积累。

  8试述如何根据全新产品开发研制工作的性质监查指导及其科技文件的形成和积累?

  试述如何监督指导全新产品开发研制活动中科技文件的形成和积累?★

  (1) 全新产品的开发研制,其技术指标、工作性能等方面都具有创新性质。因此,它涉及面较广、难度较大、周期较长,其科技文件基本上是在开发研制过程中新编制的。

  (2) 对这类科技文件应集中全力抓好其形成和积累工作,并实行全过程跟踪管理,即从调查决策编写新产品开发建议书开始,直到产品经营销售为止,对每个阶段和环节科技文件的形成和积累都要进行有效的管理。

  9试论科技文件的归档时间的主要类型?

  归档时间,科技文件归档制度的内容之一,可以划分为以下几种类型。

  (1)按项目结束时间归档。是指在一项科技、生产活动结束后归档。

  (2)按工作阶段归档。科技、生产活动周期过长的科技文件,可以按形成阶段归档。

  (3)按子项结束时间归档。为保证工作正常进行和科技档案的完整、系统,当一个子项工程结束后,即可先行归档。

  (4)按年度归档。它适用于以下3种科技文件:

  1)活动和形成周期较长的科技项目形成的文件;

  2)某些自然观察或中观测活动中形成的科技文件。如气象、水文等观测活动的科技文件,可按年度进行归档。

  3)应该作为科技档案归档保存的科技管理性文件。

  (5)随时归档。适用于下述情况:

  1)科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位的施工图;

  2)机密性强的特殊科技文件;

  3)外来文件。如外购设备的随机图样和文字说明材料,可随时归档。

  10论述协作项目科技档案收集工作的方法?

  (1) 对于协作项目科技档案的收集,则应以主持单位作为收集的主渠道。

  具体方法是:各参加单位负责将各自承担任务形式的科技文件收集齐全,经过鉴别整理,按要求移交给项目的主持单位,由主持单位将各参加单位汇集来的科技文件与本单位承担该项目形成的科技文件一起进行系统整理,统一向本单位科技档案部门移交归档。当本单位只是该协作项目的参加单位时,科技档案部门只要求项目参与部门,将有关参与部分的科技文件按归档要求整理归档,如需要收集该档案,向主持单位要求,以复制件形式进行收集。

  11试论基层科技档案部门收集工作的方法与措施?

  (1)按归档制度接收科技文件归档。

  按照归档制度接收科技文件归档,是基层科技档案部门收集科技档案的基本方法。

  (2)明确和疏通科技档案收集渠道,定向定内容进行收集。

  为了保证收集工作顺利地进行,科技档案部门必须明确和疏通具体的收集渠道,以便对科技档案进行定向、定内容收集。

  (3)研究科技档案的形成规律,把握收集时机。

  科技档案部门应该掌握科技文件的形成规律,抓住科技文件形成的重要环节或关键阶段,做好收集工作。

  (4)实行多种方式结合,做好科技档案收集工作。

  为保证收集质量,提高收集效果,收集工作应实行多种形式互相结合的方式。

  12试述基本建设档案的收集为什么要抓住工程验收阶段?

  或工程施工和竣工档案的收集——————————?

  ①基建工程施工和竣工档案的收集,关键是要抓住竣工验收阶段。

  ②基建工程的竣工,从文件形成的角度看,应该形成的科技文件都已经形成,有条件反映建筑物的实际面貌。从工作活动来看,基建工程的施工活动已经结束,将办理移交手续,其中包括移交有关科技文件。即使就建设单位本身而言,围绕此项工程建设形成的科技文件,也完成了其现行使命可以归档了。因此,抓住这一环节,做好科技档案的收集工作,适应了文件的形成规律,是收集基建工程档案工作的一条重要经验。

  13试论确定科技专业档案馆的进馆范围应考虑哪些机关原则(因素)?

  进馆范围是科技专业档案馆业务建设的基础,是合理构成科技专业档案馆馆藏结构的依据。

  (1)价值原则。科技专业档案馆是永久保存档案的基地,应接收具有重要价值并需要长远保存的科技档案。

  (2)专业原则。科技专业档案馆是国家专业信息的储备中心,应根据专业分工的要求,保存本专业重要的科技档案和相关的科技资料。

  (3)分级管理原则。我国的科技档案是在集中统一管理体制原则指导下,按专业实行分级统一管理的。因此,进馆范围必须根据分级管理的原则通盘考虑。

  (4)综合性原则。科技专业档案馆是应该保存本专业需要长远保存的重要科技档案,和需要永久保存的其他档案。

  14论述科技档案收集实行相关单位主送制?

  (1)科技专业档案馆接收科技档案实行相关单位主送制,是对不同种类不同项目的科技档案,按有关规定,分别确定其主送单位,采取重点接收的进馆方式。

  (2)这是因为:一种产品的科技档案,一项基建工程的档案、同一型号设备的档案、往往不止一个单位拥有;

  (3)相关单位主送制的作用,是在丰富馆藏的过程中避免科技档案内容的大量重复,有利于档案馆的业务建设,有利于保证馆藏质量。

  15试述科技档案分类方案的编制要求?

  (1) 要保证分类方案类目体系的严整性。

  1) 科技档案分类方案是各级类目构成的一个等级系统。横向各级同位类之间是并列关系,形成了“类列”,纵向的上下位类之间是从属关系,构成了“关系”。

  2) 严整性就是要求同类列的类目之间应该平行并列,各类系应该线性排列。

  (2)科技档案分类方案的类目体系应具有可包容性。即分类方案必须具有足够的容量,其类目的设置,要能够体现并容纳本单位科技档案的全部内容,使每一种和每一部分科技档案,都能在类目体系中找到自己应有的位置。

  (3)科技档案分类方案应具有相对稳定性。

  1) 分类是科技档案管理的基础,关系到管理工作的全局,如果分类发生变化,将引起业务管理的一系列变化,有些工作甚至要从头做起。

  2) 在制定分类方案时,首先必须全面考察,使类目体系设计得科学、合理,对今后科技档案的形成发展趋势作出科学的预测,使分类方案具有更长的适用期。

  16试论如何设置科技档案分类方案的类目体系?

  根据库藏科技档案的内容构成和形成规律等,遵循分类规则和编制要求,设计科学、合理的类目体系。

  (1)划分大类,确定类别。大类是科技档案分类方案的一级类目。要以科技档案的种类作为标准,是划分一级类目常用的方法。

  (2)划分属类,形成类系。划分属类的实质是展开类目,形成合理的类目层次。即以每一个级类目为基础,以上位类和下位类的形式构成科技档案的类系。

  (3)进行类目排序。一级类目的排列,应突出反映单位的基本职能活动,以便使用。各级属类类目的排序,应根据具体情况而定。

  如:1)按主次关系排列;2)按一般和特殊的关系排列;3)按程序衔接关系排列等等;

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