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自考“企业档案管理”笔记(第二章)

2007-02-06 15:27   【 】【我要纠错

  第二章 企业档案工作

  第一节 企业档案工作的内容与任务

  选:企业档案业务管理工作带有业务性、微观性的特点。

  简:企业档案业务管理工作的内容?

  企业档案业务管理工作带有业务性、微观性的特点。主要内容有7项:

  1、 对企业文件工作的协助、监督与指导

  2、 企业档案的整理。

  3、 企业档案的鉴定。

  4、 企业档案的检索。

  5、 企业档案的编研。

  6、 企业档案的提供服务。

  7、 企业档案的统计。

  选:企业档案行政管理工作带有政策性、综合性的特点。

  选:企业行政管理的工作内容主要包括5项:

  1、 统筹规划;

  2、 组织协调;

  3、 统一制度;

  4、 实施监督;

  5、 业务指导。

  简:企业档案工作的基本任务

  认真贯彻《档案法》和有关企业档案工作的政策、法规和标准,科学地管理企业档案,积极地开发企业档案信息资源,及时、准确地提供企业档案,为企业的现实工作和长远发展服务,为党和国家的各项工作服务。

  简:完成企业档案工作基本任务的条件

  1、 建立、健全符合实际情况的行之有效的企业档案工作管理体制;

  2、 设置相应的企业档案机构;

  3、 建设企业档案工作队伍;

  4、 制定规章制度、标准与规范;

  5、 抓好各项业务建设工作;

  6、 配备必要的物质条件。完善的库房、设备及装具,提供比较充足的档案工作经费。

  选:完成企业档案工作基本任务的5种手段:

  1、 行政手段;

  2、 法律手段;

  3、 经济手段;

  4、 宣传教育手段;

  5、 指导咨询手段。

  第二节 企业档案工作的性质的原则

  选:企业档案工作的性质是

  1、 管理性

  2、 服务性

  3、 保密性

  简:企业档案工作的管理性:

  企业档案工作是企业管理的重要组成部分,具有管理性质。这种管理是现代意义上的或科学意义上的,不是简单地指把企业的档案保管起来。企业档案工作主要属于管理活动的范畴。

  企业管理又是一个复杂的系统,可分2类:

  1、 职能性管理;

  2、 基础性管理或企业管理基础工作。

  企业档案工作是企业管理基础工作之一。作为企业管理的一部分,企业档案工作应充分地行使管理职能,直接参与到企业各项管理工作之中。

  简:企业档案工作的服务性:

  1、 企业档案工作从属于和服务于企业的生产经营和各项管理工作,具有服务性质。其本质是为企业的各项工作提供信息保障的服务。

  2、 从发挥作用的方式看,企业档案工作具有服务性。现在企业档案工作对知识成果和物质财富的创造往往带有间接性的特征,这种创造是寓于服务之中的。

  3、 从企业管理系统的结构看,企业档案工作具有服务性,使现在企业档案工作所参与的管理往往带有基础性、条件性的特征,这种管理是寓于服务之中的。

  4、服务性揭示和体现了企业档案工作的基本方向和根本目的。

  简:企业档案工作的保密性:

  企业档案工作承担着严守企业秘密和国家机密的重要职责,具有保密性。企业档案的内容在不同程度上涉及的秘密事项比较复杂。对企业档案进行保密,既是为了维护国家的尊严和利益,也是为了保障企业自身的经济利益和合法权益。

  在企业档案工作中,要始终注意正确处理保密性与利用目的的辩证关系。

  简:企业档案工作的基本原则

  企业档案工作基本原则的内容有3:

  1、 统一领导,分级管理。

  2、 维护企业档案的完整与安全。

  3、 便于企业和社会对企业档案的有效利用。

  简:分析企业档案工作基本原则的内在关系

  1、 统一领导、分级管理是企业档案工作的组织原则,它决定了企业档案工作的具体组织管理形式。

  2、 维护企业档案的完整与安全是企业档案工作的基本要求,它反映了企业档案管理的质量标准。

  3、 便于企业和社会对企业档案的有效利用是企业档案工作的根本目标,它体现了企业档案工作的服务性质。

  企业档案工作基本原则的内容,贯穿着一个核心——集中统一管理的思想。具有指导意义,维护档案的完整与安全是该原则的基础,它决定着档案有效利用的状况,实现档案有效利用是该原则的最终体现形式,是该原则内容的集中体现。

  第三节 企业档案工作管理体制

  名:企业档案工作的宏观管理体制:国家对企业档案工作进行管理的行政体制,包括管理国家企业档案事务的行政机构的设置、职能分工、运行方式等方面的内容。它是整个国家行政体制的一个必要组成部分。

  企业档案工作的微观管理体制:企业对其本身的档案工作进行管理的内部体制,包括企业档案工作的领导关系、企业档案工作机构的设置及其职责、企业档案工作人员的配备等方面的内容。

  论:企业在档案工作建设和发展的职责?

  企业在档案建设和发展负有以下职责:

  1、 把企业档案工作列入本企业发展规划和计划之中,统一组织制定本企业的档案工作发展规划和计划。

  2、 根据本企业发展的需要设置适宜的企业档案工作机构,建立、健全本企业内部的档案工作网络,配备精干高效、结构合理的企业档案工作队伍。

  3、 确定分管本企业档案工作的企业负责人,并明确其职责;

  4、 大力推进企业档案工作的制度化、规范化,认真组织对本企业档案工作的基本规章制度的审查和批准。

  5、 为本企业档案工作的正常运转提供物质基础,保证企业档案工作所必需的经费和库房、设备等基本条件。

  选:我国企业档案综合管理的思想是85年提出来的。

  简:企业档案综合管理的涵义

  企业档案综合管理,从总体上讲,是指按照企业档案工作的集中统一管理原则,将一个企业形成的各种门类、各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作机构进行统一的归档保存、分类整理和开发利用。

  具体包括以下3个方面的涵义:

  1) 在企业内部企业档案工作要实行归口管理,由专门设立的综合性的档案工作机构来对本企业的档案工作进行整体控制。

  2) 在本企业的档案工作中要统一制定规章制度。

  3) 在企业档案工作中,要牢固树立整体观念,把各种门类、各种形式的档案作为一个有机整体来看待和管理,在利用工作中要强调企业档案信息资源的全面开发和综合利用,发挥企业档案整体的功能和作用。

  简:企业档案综合管理的实质

  企业档案综合管理的实质就是:应用系统论的综合方法,揭示企业各种门类、各种形式的档案材料的共同属性和内在联系,从而在企业档案工作中建立起全方位收集、统一分类整理和系统开发利用的工作方法与工作体系。

  简:企业档案综合管理的优越性:

  1、 实行企业档案综合管理,有利于企业档案工作机构的稳定。

  2、 有利于企业档案工作职能的发挥。

  3、 有利于企业档案工作所需人力、物力和财力的保障。

  4、 有利于企业档案工作业务的开展。

  第四节 企业档案工作机构与企业档案工作者

  简:企业档案工作机构的职责:

  1、 贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,建立健全本企业档案工作的各项规章制度;

  2、 负责统一管理本企业的档案和档案工作;

  3、 对本企业下属二级单位的档案工作进行监督和指导;

  4、 对本企业各业务职能部门文件材料的形成、积累和整理归档工作进行指导。

  简:企业档案工作机构的设置原则

  1. 企业自身依法设立、自主决定的原则。

  2. 与企业和企业档案工作的现状与发展相适应的原则。

  3. 保证企业档案完整、安全和有效利用的原则。

  4. 节约档案管理成本的原则。

  选:综合型企业档案工作机构可分:

  1、 档案处;

  2、 档案科;

  3、 档案馆;

  4、 档案室;

  5、 档案资料信息中心。

  选:一个企业一般只需要采用其中的一种具体类型。

  选:负责管理企业产品、基建、设备等方面档案的“科技档案室”,属于企业档案工作机构类型中的分立型企业档案工作机构

  选:我国最早的企业档案馆是在60年代初成立的。

  简:建设企业档案馆的必要性:

  1、 对企业的生产经营和长远发展比较有利。

  2、 给企业档案找到了最适当的归宿。

  3、 可以解决企业下属二级单位档案的集中管理问题。

  简:企业档案馆的涵义性质:

  企业档案馆是收藏和管理本企业的档案,并主要为本企业服务的档案馆。企业档案馆是档案馆的一种类型,具有档案馆的一般属性;企业档案馆在保管范围上与综合档案馆、专业档案馆有所不同,收藏和管理的是本企业的档案;企业档案馆在服务的方向和范围上主要是面向企业内部,同时又要在一定程度上向社会开放。

  企业档案馆是保存企业档案的基地,是集中管理企业各类档案的业务机构,是企业档案信息存贮和开发利用的中心。

  简:企业档案馆的特点:

  特点表现为馆、室、处三位一体,一个机构,多种职能:

  1、 集中管理企业档案史料和开放与服务的职能,即档案馆的职能;

  2、 参与企业文件工作的管理,即档案室的职能。

  简:企业档案馆的设置模式

  企业档案馆的设置模式,主要涉及两个问题,一是馆级设置模式;二是内部机构设置模式。

  1、 馆级设置:关系到企业档案部门职能、作用的行使和发挥,关系到企业档案馆的地位,其核心问题是如何体现企业档案工作机构的行政管理职能,目前,在馆级设置上大体有三种模式:

  1) 馆、处合一:一套机构,两块牌子。

  2) 有馆无处:一套机构,两种职能。

  3) 处下设馆:把档案馆作为档案处下的科级单位,与档案处的其他科室平级。

  2、 企业档案馆的内部机构设置

  关系到企业档案工作自身的运行方式和对外的联系方式,关系到对企业档案工作者业务素质的不同要求。主要有三种模式:

  1) 纵向制,即分别针对不同的档案大类,按照档案工作业务环节的纵向关系来设置内部机构。

  2) 横向制,即针对全部馆藏,按照档案工作业务环节的横向关系来设置内部机构。

  3) 纵向与横向结合制。即根据本企业的具体情况和某些业务环节的特殊要求,把纵向制和横向制结合起来设置内部机构。

  简:企业档案馆的建立条件?

  1、 规模为国家统一标准确定的大型以上的企业和企业集团要设馆。

  2、 企业内部职能部门较多(15个以上),下属单位较多(10个以上)应设馆。

  3、 企业本身的历史较长(建立25年以上),形成的档案资料数量在3万卷、册以上(或排架长度600米以上)的企业。

  根据有关规定,一个企业只要符合上述建馆条件中的任何一条,即允许建馆。

  简:企业档案馆的申报登记

  原则上按企业的隶属关系进行。国家计划单列企业、国家企业集团向国家档案局申报核准;部属企业向国务院专业主管部门申报登记后,报国家档案局核准;地方企业向所在省级档案局申报登记后,报国家档案局核准。

  企业档案馆合并或更名时,应按程序重新申报登记。

  简:企业档案工作队伍建设的主要内容

  1、 企业档案工作者群体结构的合理配备;

  2、 选好企业档案工作机构的负责人;

  3、 保持企业档案工作队伍的相对稳定;

  4、 加强对企业档案工作者的继续教育。

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