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自考“企业档案管理”笔记(第四章)

2007-02-06 15:29   【 】【我要纠错

  第四章 企业档案整理

  第一节 企业档案全宗的划分

  简:企业是否成为一个立档单位的条件?

  答:立档单位,又称全宗构成者,是指具有社会独立性的可以形成全宗的组织或个人。立档单位的构成条件一般包括:

  1、 可以独立行使职权,能以自己的名义单独对外行文;

  2、 是一个预算会计单位或独立的经济核算单位,可以自己编造预算或财务计划;

  3、 设有管理人事的机构和人员,并有一定的人事任免权。

  具体对企业来说,能否成为一个立档单位,主要应看这个企业:

  1、 是否取得法人资格;

  2、 是否属于独立经营的经济核算实体。

  企业法人的条件包括:

  (1) 有完备的开业批准手续,在工商行政管理部门注册登记;

  (2) 拥有相应的固定资产和流动资金。

  (3) 在银行开设有账户,实行独立经济核算。

  (4) 有基本的生产经营自主权,有权处理自身的债权、债务,能对国家和其他经济组织承担经济责任。

  论:改革开放以来企业档案全宗的划分?

  答:十一届三中全会以来,随着改革开放的逐步的深入,我国的经济体制发生了重大的变化,以公有制为主体、多种经济成分共同发展的格局已经形成。在这一变革中,立档单位在组织形式、管理职能等方面都出现了不同程度的变化,企业档案全宗的划分面临着新的问题,主要存在5种情况:

  (1)在企业兼并中,如果甲公司被并入乙公司,那么甲公司在新的阶段不再成为立档单位,其原有档案仍作为一个全宗保留;乙公司则继续作为立档单位,其档案全宗可在兼并前后保持不变,仍属同一个全宗。

  (2)如果甲、乙两公司合并,成立丙公司,那么甲公司和乙公司在新的阶段都不再成为立档单位,其原有档案仍分别作为单独的全宗保留;丙公司则成为新的立档单位,建立新的全宗。

  (3)在松散型的企业集团中,集团内各企业保持着独立的法人地位,所以其档案仍按所属企业来建立全宗。集团内有多少个具有法人资格的企业,就有多少个立档单位,就建立多少个全宗。

  (4)在紧密型的企业集团中,如果仅有企业集团本身具备独立法人地位,就只构成一个立档单位,其档案就只形成一个全宗。如果集团内各成员单位还同时保留着原来的法人地位,则各个成员单位仍属于立档单位,其档案仍各自构成全宗。

  (5)企业更换名称、变动领导关系、迁移地址、暂时停止生产经营活动、调整生产经营范围等情况,均属于非根本性的变动,所以不能构成新的立档单位,其档案仍应属于原来的同一个全宗。

  第二节 企业档案分类

  简:企业档案分类的性质:

  档案分类有2种情况:

  1、 档案信息的分类,又称检索分类:以档案所记录的信息为对象,目的是解决档案信息资源共享中的检索查询问题;

  2、 档案实体的分类,又称馆藏分类:以档案实体为对象,目的是解决档案实体在档案馆(室)中的秩序和位置问题。

  企业档案分类,一般主要属于实体的分类。国家档案局91年7月颁发的《工业企业档案分类试行规则》,主要用来指导各类工业企业档案实体的分类整理和排架管理。

  选:企业档案分类的过程:在一般情况下,人们研究、讨论企业档案分类问题,重点是围绕编制企业档案分类方案来进行的。

  简:企业档案分类的原则?

  答:(1)以企业的全部档案为对象;

  (2)依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点;

  (3)保持企业档案之间的有机联系;

  (4)便于企业档案的科学管理与开发利用。

  简:企业档案分类的要求:

  应具有较强的政策性、科学性和适用性。

  1、 企业档案分类的思想性:

  1) 以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导。

  2) 符合国家有关档案工作的法律、法规、政策和标准。

  3) 从实际出发。

  4) 反映新时期以来企业的工作职能和运行机制的新情况、新变化。

  2企业档案分类的科学性

  1) 企业档案分类要遵循一定的逻辑规则。

  2) 能包容企业档案的实际内容。

  3) 保持相对的稳定。

  3企业档案分类的适用性

  1) 符合特定企业的性质和特点。

  2) 留有一定的余地和弹性。

  3) 力求简单明了,易懂好记,便于掌握。

  选:企业档案分类的9个标准:

  1、 职能;

  2、 问题;

  3、 组织机构;

  4、 年度;

  5、 型号;

  6、 课题;

  7、 工程项目;

  8、 专业性质;

  9、 档案形式。

  论:企业档案分类的(标准)方法(九个简答题)?

  答:(1)职能分类标准:

  是指按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。职能分类是企业档案分类原则的重要内容,所以各类企业在档案分类中均将职能分类标准应用于一级类目的设置。职能分类标准与组织机构分类标准的不同之处在于:职能分类没有完全局限于同一组织机构所形成档案的不可分割性。

  (2)问题分类标准:

  是指按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。按问题标准进行分类,可使相同问题性质的企业档案得到相对集中,避免反映同类问题的档案文件被分散。尤其值得肯定的是,按问题标准分类有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。

  (3)组织机构分类标准:

  是指按企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。按组织机构标准进行分类,可以客观地反映企业各个内部机构的工作活动的历史面貌,保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。

  (4)年度分类标准:

  是指按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。现行文书工作制度一般规定文件按年度进行立卷归档,所以分类亦可以年度为标准。按年度标准进行分类,符合管理类档案的形成规律和特点,能够反映企业有关管理工作的发展变化情况,便于掌握,简便易行。

  (5)型号分类标准:

  是指按产品或设备的种类与型号来划分企业的产品档案或设备档案的类目。按型号标准进行分类,可以将同一型号的产品或设备的档案材料集中,反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系,便于按型号成套地利用有关档案。

  (6)课题分类标准

  是指按独立的研究课题(或称专题)来划分企业的科研档案的类目。按课题标准进行分类,可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起,能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程,便于按课题查找利用有关档案。

  (7)工程项目分类标准:

  是指按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。按工程项目标准进行分类,可以将同一工程项目的档案材料集中,反映一个工程项目的全貌,便于按工程项目查找和利用有关档案。

  (8)专业性质分类标准:

  是指按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。按专业性质标准进行分类,可以使具有同一专业性质的档案材料得到集中,便于从专业性质的角度查找、利用有关档案。

  (9)档案形式分类标准:

  是指按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。按档案形式标准进行分类,可以使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中,便于从档案形式的角度管理和利用有关档案。例如,会计档案就应当以文件名称为标准,划分为凭证、账簿和报表等类目。

  简:企业档案分类标准的组合?

  答:企业档案分类标准的组合,又可称为分类标准的综合运用。它是指当某类企业档案材料有两个或两个以上层次的类目划分,需要采用两种或两种以上的分类标准时,这些分类标准运用的先后次序。

  简:企业档案分类层次的确定:

  企业档案的分类层次不是固定的,没有一个绝对的模式。要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定。

  1、 不同性质的企业,档案的分类层次有差异。规模较小的应适当简化分类层次,可内设一级;规模大的层次应多一些,可分到三——四级。

  2、 同一企业的不同门类的档案材料,由于工作的性质与任务以及档案的数量与规模不同,分类层次可有区别。在同一个企业的档案分类体系中,只要条理清晰,标识规范,即使不同门类档案的分类层次有一些差异,也不会产生消极影响。

  简:为什么说在一般情况下,企业档案的分类层次不宜过多?

  答:从总体上看,企业档案的分类层次不宜过多。

  1、 分类层次太多,会在一定程度上割裂企业有关档案材料之间的内在联系,影响档案的完整成套。

  2、 导致类目汇集文献的能力降低,出现类多卷少甚至一类一卷、一类一文的情况。

  3、 给企业档案的分类排架造成困难,增加库房管理的工作量。

  4、 增加企业档案档号编制的复杂性,不便于记忆和查找。

  论:企业档案一级类目的设置?

  一级类目是分类的第一个层次——企业档案的基本大类。《工业企业档案分类试行规则》规定,工业企业档案的分类设置十个一级类目:

  1、 党群工作类、

  2、 行政管理类、

  3、 经营管理类、

  4、 生产技术管理类、

  5、 产品类、

  6、 科学技术研究类、

  7、 基本建设类、

  8、 设备仪器类、

  9、 会计档案类、

  10、 干部职工档案类。

  十大类的设置不是绝对的,可以根据实际情况进行调整,如:

  (1) 增加一级类目:适于特大型的企业或生产程序特殊的工业企业;

  (2) 减少或合并一级类目:适于规模较小的企业;

  (3) 对一级类目既增加又合并:适于非生产性的企业如商业、金融等类。

  选:规模特小的企业,党组织部分的二级类目可以全部合并,只设党务工作一类。

  选:企业经营管理档案的7个二级类目:

  1、 经营决策;

  2、 计划工作;

  3、 统计工作;

  4、 财务管理;

  5、 物资管理;

  6、 产品销售;

  7、 企业管理。

  选:企业生产技术管理档案的10个基本的二级类目:

  1、 生产调度;

  2、 质量管理;

  3、 劳动管理;

  4、 能源管理;

  5、 安全管理。

  6、 科技管理;

  7、 环境保护;

  8、 计量工作;

  9、 标准化工作;

  10、 档案和信息管理。

  选:企业会计档案的4个二级类目:

  大型企业可在二级类目下设三级类目:

  1、 会计凭证——原始、记帐、汇总等凭证;

  2、 会计帐簿——日记、明细、总帐;辅助账簿等;

  3、 会计报表——月(季度)、年度报表;财务快报等。

  4、 其他等。

  选:企业干部职工档案的4个基本二级类目:

  1、 干部档案

  2、 工人档案

  3、 离退休职工档案;

  4、 死亡职工档案。

  第三节 企业档案编号

  企业档案分类类目的标识:对企业档案分类体系中的各个类目给定类目代号。标识的结果形成企业档案类号或分类号。

  选:确定类号的工作一般是在编制分类方案时,与各级类目的确定同时完成的。

  简:企业档案分类类目标识的4个作用:

  1、 体现企业档案的分类层次;

  2、 反映企业档案分类体系中各级类目的内容;

  3、 固定各个类目在分类层次中的位置和排列顺序;

  4、 标明企业档案在分类目录中的位置。

  选:在同一个企业的范围内,有关档案的档号结构应当基本一致。

  简:档号的编制规则:

  档号作为特定的人工语言,在编制时应遵循一定的规则,符合一定的要求:

  1、 唯一性:档号结构中的每一部分标识符号都有特定含义,指代单一,不能重复。

  2、 合理性:档号结构应与分类体系相联系,主要成分同分类体系相对应。

  3、 稳定性。

  4、 扩充性。

  5、 简明性:简短明了,便于记忆。

  简:企业档案文件号的结构:

  1、 全宗号—案卷目录号— 案卷号—件、页号

  2、 全宗号—类别号— ——案卷号—件、页号

  3、 类别号—项目号— —— 案卷号—件、页号

  根据企业档案的具体情况,综合上述结构的优点,企业档号结构可概括为:

  全宗号—类号(分类号)—案卷号—件、页号

  第五节 库藏整序

  选:常见的企业排架方法有2类:

  1、 分类排架法;

  2、 流水排架法。

  分类排架法:在企业档案分类工作的基础上,严格按照分类体系排列企业档案案卷的方法。

  名:流水排架法分大流水排架法和分类流水排架法2种。

  大流水排架法:完全依照企业档案接收进库的先后顺序排列企业档案案卷的方法。

  选:考虑到载体形式和保管要求不同,企业特殊载体档案应分库保管。

  选:底图的保管存放方法主要有2种:平放和卷放。

  选:蓝图通常实行折叠保管。有2种存放形式:装订式、散装式。

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