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自考“企业档案管理”笔记(7)

2007-02-15 10:42   【 】【我要纠错

  第三章 企业文件的形成与归档

  名或简:企业文件:在企业生产建设、经营管理等各项活动中,按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念,它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录,不是某一类企业文件的专指称谓。

  选:企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。

  第一节 企业文件的形成

  简:企业创立时期文件的形成

  企业的创立,就是通过法定的程序,组成一个具有独立主体地位的经济实体,并在该实体内部根据特定的需要,设置一整套组织管理系统,使其按既定的目标运行;一般而言,企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。

  在企业创立时期主要形成的文件有:

  1、创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。

  2、企业章程及有关部门的批准文件。

  3、企业基本建设活动中形成的文件。

  4、注册申请报告、企业资信证明、营业执照。

  5、人事材料。

  6、财务和会计文件,主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件,如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。

  7、企业成立文件。

  8、商标注册文件。

  9、其他一些原始材料。

  简:企业调整阶段形成的文件

  1. 企业合并、分立时期形成的文件

  合并是指两个或两个以上的企业,依照法律规定、行政命令或合同的约定,经过一定的法律程序,变为一个企业法人的行为。

  一般的合并程序及其产生的文件包括:

  1)调查论证

  2)报批审查

  3)清产核资

  4)通知及公告

  5)法律公证

  6)工商变更登记

  企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策,经过一定的法律程序,分解为两上或两个以上的企业法人的行为。

  2、企业整顿时期形成的文件

  整顿是指企业因经营管理不善造成亏损,不能清偿到期债务时,为维持社会经济秩序,恢复企业生计,调整企业债务,改善企业经营管理的秩序,恢复正常的企业行为而采取的具体措施。

  整顿中形成的文件有:

  1)申请整顿

  2)整顿方案

  3)形成审议书

  4)法院的裁定材料

  5)整顿方案的实施文件

  6)终止整顿程序的文件

  简:企业破产文件的形成?

  破产是指企业债务人不能清偿到期债务时,为保护多数债权人的利益,处理债务人而进行的一种诉讼程序。

  破产过程中形成的文件有:

  1、向债务人所在地法院提出破产申请

  2、债权人向法院申报债权期满后,陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料;这一阶段形成的主要文件有:债权记录和证明材料、和解协议(未申请整顿的企业不产生该文件)、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。

  3、法院宣告破产的发布公告

  4、法院指定组成清算组,进行破产清算

  5、企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。

  第二节 企业文件形成工作的管理

  简:企业文件形成的特点?

  1、与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点,实行“4同步”的管理措施。

  2、来源分散,种类、类型呈多样化趋势发展。

  3、不同种类的企业文件形成规律不同。

  4、标准化程度日益提高。

  简:4同步:

  企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步,检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步,鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统,是否符合归档要求同步;上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

  选:企业档案部门对企业文件形成工作进行协助、指导和监督的对象主要有3个:

  1、企业文件标准执行情况;

  2、企业文件形成与积累过程。

  3、企业科技文件的编号、更改、复制与发放。

  选:同企业文件形成直接相关的标准有4个:

  1、制图标准。

  2、关于机械产品文件的若干标准。

  3、公文行文标准。

  4、 关于特殊载体材料的标准。

  选:对编制文件过程中执行标准情况进行审查和管理,这是企业标准管理部门的职责:

  选:对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督,是企业企业档案部门的职责。

  简:对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督。

  1、以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据,监督、指导企业文件的形成、积累工作。

  2、根据企业生产经营活动的性质和具体任务,协助、指导企业文件的形成、积累工作。

  3、根据企业不同种类文件的形成特点,监督、指导企业文件的形成、积累工作。

  4、抓住薄弱环节和难于形成的文件,协助做好企业文件形成、积累工作。

  5、实行“3纳入”,将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。

  6、 恰当运用经济手段,加强对企业文件形成和积累的监督和指导。

  “三纳入”:把企业文件的收集和归档纳入企业各项管理程序,纳入企业各项活动的工作计划,纳入有关部门职责范围和有关人员的岗位责任制。

  第三节  企业文件立卷

  企业文件立卷:将企业文件系统整理,组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程,实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。

  简:企业文件立卷的要求:

  案卷是一组具有有机联系、价值与密级相同的企业文件的最小集合体。组织企业文件案卷的要求:

  1、企业文件的案卷必须方便保管和利用;

  2、案卷必须符合一定的质量要求:

  1)必须是一组具有有机联系的企业文件;

  2)卷内文件数量适度;

  3)卷内文件的保存价值与密级应基本一致;

  4)案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。

  3、必须按照企业各种文件不同的形成规律,分别利用科学合理的立卷方法,及时组强案卷。

  选:案卷的本质特征是有机联系。

  简:确定经营管理文件的案卷单元的方法?

  1、按问题确定案卷单元。就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷,通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。

  2、按作者确定案卷单元。就是将同一作者形成的文件组成案卷。

  3、按时间确定案卷单元。就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法,适用于时间性强的文件,如计划、总结、统计材料等。

  4、按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法,多应用于一些综合性文件,如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。

  5、按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。

  确定科技文件案卷单元时应注意3点:

  1、当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时,相互之间的文件,特别是图样,会有重复的现象。

  2、当产品、设备(非标准)和工程设计采用标准图、通用图和借用图时,不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷,只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。

  3、当产品、设备革新、改造,工程、设备使用、维修、改扩建时,新形成的文件应单独立卷,不必将原来相应的案卷拆重组,既减少劳动量,也能反映企业生产、技术发展的历史过程。

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