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自考“企业档案管理”笔记(10)

2007-02-15 11:01   【 】【我要纠错

  简:为什么说在一般情况下,企业档案的分类层次不宜过多?

  答:从总体上看,企业档案的分类层次不宜过多。

  1、 分类层次太多,会在一定程度上割裂企业有关档案材料之间的内在联系,影响档案的完整成套。

  2、 导致类目汇集文献的能力降低,出现类多卷少甚至一类一卷、一类一文的情况。

  3、 给企业档案的分类排架造成困难,增加库房管理的工作量。

  4、 增加企业档案档号编制的复杂性,不便于记忆和查找。

  论:企业档案一级类目的设置?

  一级类目是分类的第一个层次——企业档案的基本大类。《工业企业档案分类试行规则》规定,工业企业档案的分类设置十个一级类目:

  1、 党群工作类;

  2、 行政管理类;

  3、 经营管理类;

  4、 生产技术管理类;

  5、 产品类;

  6、 科学技术研究类;

  7、 基本建设类;

  8、 设备仪器类;

  9、 会计档案类;

  10、 干部职工档案类。

  十大类的设置不是绝对的,可以根据实际情况进行调整,如:

  (1) 增加一级类目:适于特大型的企业或生产程序特殊的工业企业;

  (2) 减少或合并一级类目:适于规模较小的企业;

  (3) 对一级类目既增加又合并:适于非生产性的企业如商业、金融等类。

  选:规模特小的企业,党组织部分的二级类目可以全部合并,只设党务工作一类。

  选:企业经营管理档案的7个二级类目:

  1、 经营决策;

  2、 计划工作;

  3、 统计工作;

  4、 财务管理;

  5、 物资管理;

  6、 产品销售;

  7、 企业管理。

  选:企业生产技术管理档案的10个基本的二级类目:

  1、 生产调度;

  2、 质量管理;

  3、 劳动管理;

  4、 能源管理;

  5、 安全管理。

  6、 科技管理;

  7、 环境保护;

  8、 计量工作;

  9、 标准化工作;

  10、 档案和信息管理。

  选:企业会计档案的4个二级类目:

  大型企业可在二级类目下设三级类目:

  1、 会计凭证——原始、记帐、汇总等凭证;

  2、 会计帐簿——日记、明细、总帐;辅助账簿等;

  3、 会计报表——月(季度)、年度报表;财务快报等。

  4、 其他等。

  选:企业干部职工档案的4个基本二级类目:

  1、 干部档案;

  2、 工人档案;

  3、 离退休职工档案;

  4、 死亡职工档案。

  第三节  企业档案编号

  企业档案分类类目的标识:对企业档案分类体系中的各个类目给定类目代号。标识的结果形成企业档案类号或分类号。

  选:确定类号的工作一般是在编制分类方案时,与各级类目的确定同时完成的。

  简:企业档案分类类目标识的4个作用:

  1、 体现企业档案的分类层次;

  2、 反映企业档案分类体系中各级类目的内容;

  3、 固定各个类目在分类层次中的位置和排列顺序;

  4、 标明企业档案在分类目录中的位置。

  选:在同一个企业的范围内,有关档案的档号结构应当基本一致。

  简:档号的编制规则:

  档号作为特定的人工语言,在编制时应遵循一定的规则,符合一定的要求:

  1、 唯一性:档号结构中的每一部分标识符号都有特定含义,指代单一,不能重复。

  2、 合理性:档号结构应与分类体系相联系,主要成分同分类体系相对应。

  3、 稳定性。

  4、 扩充性。

  5、 简明性:简短明了,便于记忆。

  简:企业档案文件号的结构:

  1、 全宗号—案卷目录号— 案卷号—件、页号。

  2、 全宗号—类别号— ——案卷号—件、页号。

  3、 类别号—项目号— —— 案卷号—件、页号。

  根据企业档案的具体情况,综合上述结构的优点,企业档号结构可概括为:

  全宗号—类号(分类号)—案卷号—件、页号。

  第四节  库藏整序

  选:常见的企业排架方法有2类:

  1、 分类排架法;

  2、 流水排架法。

  分类排架法:在企业档案分类工作的基础上,严格按照分类体系排列企业档案案卷的方法。

  名:流水排架法分大流水排架法和分类流水排架法2种。

  大流水排架法:完全依照企业档案接收进库的先后顺序排列企业档案案卷的方法。

  选:考虑到载体形式和保管要求不同,企业特殊载体档案应分库保管。

  选:底图的保管存放方法主要有2种:平放和卷放。

  选:蓝图通常实行折叠保管。有2种存放形式:装订式、散装式。

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