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自考“企业档案管理”笔记(15)

2007-02-15 11:25   【 】【我要纠错

  22.论:阅览的功能特点?(看)

  答:(1)能够使用户直接与档案原件见面,保证利用的质量。

  (2)阅览空间、时间固定,便于控制信息的输出,保护档案载体及信息的安全;同时,在某种程度上,用户长时间利用档案受到限制。

  (3)阅览手续简单,一方面,节约了用户的利用时间;另一方面,节约其他利用方式须消耗的人力、物力和财力,如不需要复制、专门借阅登记等。

  (4)阅览的环境良好,可以提供一些必要的阅览设备和参考资料、工具书等,方便利用;特别是可以得到企业档案工作者的咨询服务,提高利用的效率。

  23.简:对企业档案的内部用户,开展出借服务时要注意的事项?

  答:对企业档案的内部用户,开展出借服务时要注意两点:

  1) 在同一时间内,对同一用户出借档案的数量应予以适当控制,不宜过多;

  2) 不向用户出借与其职能活动无关的企业档案。

  24.在开展企业档案出借服务时,会计档案一般(C)出借。

  A可以对外

  B开架

  C不对外

  D闭架

  25.论:出借服务的功能特点?(看)

  答:(1)能够使用户将档案材料带在身边,随时查阅,增加了利用的灵活性。

  (2)有利于用户深入研究档案材料的内容,更大地发挥企业档案的价值。

  (3)出借和归还企业档案,有完整的登记记录,有利于统计利用情况和反馈利用效果。若借出档案有损坏、泄密情况,有利于调查责任者。

  (4)相对阅览而言,在档案信息安全性方面,控制的难度有所增加。

  26.论:复制供应的功能特点?(看)

  答:(1)准确性高,能使用户利用到与原件相同的档案材料。

  (2)有效地保护档案原件的安全,信息安全的保护能力相对较弱。

  (3)允许多用户同一时间内共享同一份档案,提供利用的效率。

  (4)能为企业复用已有的科技成果创造条件,从而节约企业资源的再投入。

  (5)是企业科技成果进入市场的必要条件。

  27.论:企业档案的技术市场交流?☆

  答:企业档案技术市场交流与复制供应密切相关的一种提供利用服务的方式。所谓技术市场交流,是指企业档案部门将企业的科技成果档案制成复制品后,推向市场,参与技术贸易,为企业创造更多的经济效益。这是企业档案部门实行有偿服务、搞活工作的一个契机。在为技术信息市场化服务的过程中,应注意保护企业技术秘密。

  技术市场交流的功能特点:

  (1)有偿性。外单位购买科技信息时须交付一定的偿金,这些经济收益中也有档案部门的功劳。

  (2)对时效性的要求高。由于技术进步的速度越来越快,科技成果只有及时进入市场,才有机会实现转让。企业档案部门应积极收集企业内最新的科技成果材料,关注市场动态,在允许的条件下,将技术成果适时推向市场。

  (3)利用的都是复制件,原件由企业档案部门保管,不参加流通。

  28.以下企业档案的利用形式哪些属于信息公布(ACDE)

  A展览、陈列

  B阅览

  C公开印刷出版

  D媒体报道

  E目录交流

  29.论:信息公布的功能特点?☆

  答:(1)信息公布服务的用户范围广,扩展至全社会,具有开放性,是宣传功能最强的一种服务方式。

  (2)公布的档案信息包括一次、二次、三次信息,能充分发挥企业各类档案信息的作用。其中,利用较多的是档案的加工信息,较原生信息系统性、概括性更强,信息量也更大,并缩短利用时间。

  (3)企业档案部门采取信息公布方式,能根据企业计划和任务的要求,以及用户的需求规律和特点,选择和调整具体的服务方法,因而具有主动性、灵活性的特征。

  (4)企业内部档案信息对外公布的同时,企业档案部门收集外部的相关信息,因此具有重要的互利功能。

  30.企业档案咨询服务的内容包括(ACDE)

  A有关具体项目的技术性问题

  B企业发展战略

  C有关具体项目的细节问题

  D档案存储及检索方面的问题

  E有关具体项目、活动形成和利用档案的情况

  31.论:咨询服务的功能特点?☆

  答:(1)对企业档案工作者的要求高,用户提出的问题是多角度、多层次的,咨询员凭借自身的知识为利用者服务,因此要求其具有较高的素质,至少须具备以下四个方面的素养:

  1、熟知档案专业知识;

  2、了解有关企业科技、管理的知识;

  3、具备良好的表达、交流能力,包括口头表达能力和书面表达能力;

  4、熟悉国家、企业有关的政策、法律、法规,正确处理开发利用企业档案和保护企业权益的关系。

  (2)直接性。企业档案用户和咨询员是面对面的交流,一问一答,直接针对用户疑问进行解答,缩短检索时间,减少用户单独检索的结果与实际需求之间的差异,并能在一定程度上避免用户进一步查找原件,提高利用率。

  (3)交互性。咨询服务过程中,用户与档案人员能够围绕某一问题共同探讨,是一个互相了解、互相影响的过程。通过探讨,咨询员能进一步理解用户的需求目标和特点,并据此为用户提供指导和帮助;用户也能进一步了解企业档案和企业档案工作。因此,交互性质的咨询服务能调动服务双方的积极性,既满足用户的利用需求,又扩大企业档案部门的影响。

  32.论:制发档案证明服务要求?☆

  答:制发档案证明服务,应满足以下几点要求:

  1. 事先应审核用户的要求是否合理;

  2. 须根据企业档案原件、副本或抄本编写档案证明,若没有原件、副本、抄本,也可根据草稿、草案、草图来编写;

  3. 不应列入其他材料;

  4. 应注明有关材料的出处及编写方法;

  5. 文字准确、客观、明了,不得根据主观认识,擅自解释有关档案内容;

  6. 加盖印章后方可使用。

  33.企业档案利用服务反馈信息包括(ACD)

  A用户的意见和建议

  B档案案卷的质量

  C利用效果

  D用户对企业档案利用的需求及其发展趋势

  E档案分类方案

  34.反馈信息的收集方法,从收集手段的角度分,可分为口头收集、书面收集、电话收集、网络收集等等。从收集方式的角度分,可分为直接法、间接法。(看)

  35.反馈信息普遍适用性的书面收集方法:(BCDE)

  A电话收集

  B利用情况登记制度

  C调查问卷方法

  D用户意见箱制度

  E用户座谈会制度

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