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自考“企业档案管理”笔记(9)

2007-02-15 10:48   【 】【我要纠错

  第四章 企业档案整理

  第一节 企业档案全宗的划分

  简:企业是否成为一个立档单位的条件?

  答:立档单位,又称全宗构成者,是指具有社会独立性的可以形成全宗的组织或个人。立档单位的构成条件一般包括:

  1、 可以独立行使职权,能以自己的名义单独对外行文;

  2、 是一个预算会计单位或独立的经济核算单位,可以自己编造预算或财务计划;

  3、 设有管理人事的机构和人员,并有一定的人事任免权。

  具体对企业来说,能否成为一个立档单位,主要应看这个企业:

  1、 是否取得法人资格;

  2、 是否属于独立经营的经济核算实体。

  企业法人的条件包括:

  (1) 有完备的开业批准手续,在工商行政管理部门注册登记;

  (2) 拥有相应的固定资产和流动资金。

  (3) 在银行开设有账户,实行独立经济核算。

  (4) 有基本的生产经营自主权,有权处理自身的债权、债务,能对国家和其他经济组织承担经济责任。

  论:改革开放以来企业档案全宗的划分?

  答:十一届三中全会以来,随着改革开放的逐步的深入,我国的经济体制发生了重大的变化,以公有制为主体、多种经济成分共同发展的格局已经形成。在这一变革中,立档单位在组织形式、管理职能等方面都出现了不同程度的变化,企业档案全宗的划分面临着新的问题,主要存在5种情况:

  (1)在企业兼并中,如果甲公司被并入乙公司,那么甲公司在新的阶段不再成为立档单位,其原有档案仍作为一个全宗保留;乙公司则继续作为立档单位,其档案全宗可在兼并前后保持不变,仍属同一个全宗。

  (2)如果甲、乙两公司合并,成立丙公司,那么甲公司和乙公司在新的阶段都不再成为立档单位,其原有档案仍分别作为单独的全宗保留;丙公司则成为新的立档单位,建立新的全宗。

  (3)在松散型的企业集团中,集团内各企业保持着独立的法人地位,所以其档案仍按所属企业来建立全宗。集团内有多少个具有法人资格的企业,就有多少个立档单位,就建立多少个全宗。

  (4)在紧密型的企业集团中,如果仅有企业集团本身具备独立法人地位,就只构成一个立档单位,其档案就只形成一个全宗。如果集团内各成员单位还同时保留着原来的法人地位,则各个成员单位仍属于立档单位,其档案仍各自构成全宗。

  (5)企业更换名称、变动领导关系、迁移地址、暂时停止生产经营活动、调整生产经营范围等情况,均属于非根本性的变动,所以不能构成新的立档单位,其档案仍应属于原来的同一个全宗。

  第二节  企业档案分类

  简:企业档案分类的性质:

  档案分类有2种情况:

  1、 档案信息的分类,又称检索分类:以档案所记录的信息为对象,目的是解决档案信息资源共享中的检索查询问题;

  2、 档案实体的分类,又称馆藏分类:以档案实体为对象,目的是解决档案实体在档案馆(室)中的秩序和位置问题。

  企业档案分类,一般主要属于实体的分类。国家档案局91年7月颁发的《工业企业档案分类试行规则》,主要用来指导各类工业企业档案实体的分类整理和排架管理。

  选:企业档案分类的过程:在一般情况下,人们研究、讨论企业档案分类问题,重点是围绕编制企业档案分类方案来进行的。

  简:企业档案分类的原则?

  答:(1)以企业的全部档案为对象;

  (2)依据企业管理职能,结合档案内容及其形成特点;

  (3)保持企业档案之间的有机联系;

  (4)便于企业档案的科学管理与开发利用。

  简:企业档案分类的要求:

  应具有较强的政策性、科学性和适用性。

  1、企业档案分类的思想性。

  1) 以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导。

  2) 符合国家有关档案工作的法律、法规、政策和标准。

  3) 从实际出发。

  4) 反映新时期以来企业的工作职能和运行机制的新情况、新变化。

  2、企业档案分类的科学性。

  1) 企业档案分类要遵循一定的逻辑规则。

  2) 能包容企业档案的实际内容。

  3) 保持相对的稳定。

  3、企业档案分类的适用性。

  1) 符合特定企业的性质和特点。

  2) 留有一定的余地和弹性。

  3) 力求简单明了,易懂好记,便于掌握。

  选:企业档案分类的9个标准:

  1、 职能;

  2、 问题;

  3、 组织机构;

  4、 年度;

  5、 型号;

  6、 课题;

  7、 工程项目;

  8、 专业性质;

  9、 档案形式。

  论:企业档案分类的(标准)方法(九个简答题)

  答:(1)职能分类标准:

  是指按档案内容所反映的管理职能分工来划分企业档案的类目。职能分类是企业档案分类原则的重要内容,所以各类企业在档案分类中均将职能分类标准应用于一级类目的设置。职能分类标准与组织机构分类标准的不同之处在于:职能分类没有完全局限于同一组织机构所形成档案的不可分割性。

  (2)问题分类标准:

  是指按档案内容所反映的问题性质来划分企业档案的类目。按问题标准进行分类,可使相同问题性质的企业档案得到相对集中,避免反映同类问题的档案文件被分散。尤其值得肯定的是,按问题标准分类有助于企业档案的科学管理和企业档案信息资源的开发利用。

  (3)组织机构分类标准:

  是指按企业内部设置的组织机构来划分企业档案的类目。按组织机构标准进行分类,可以客观地反映企业各个内部机构的工作活动的历史面貌,保持企业中同一内部机构形成的档案材料的完整。

  (4)年度分类标准:

  是指按文件形成或处理的所属时间阶段来划分企业档案的类目。现行文书工作制度一般规定文件按年度进行立卷归档,所以分类亦可以年度为标准。按年度标准进行分类,符合管理类档案的形成规律和特点,能够反映企业有关管理工作的发展变化情况,便于掌握,简便易行。

  (5)型号分类标准:

  是指按产品或设备的种类与型号来划分企业的产品档案或设备档案的类目。按型号标准进行分类,可以将同一型号的产品或设备的档案材料集中,反映一个型号的产品或设备的全貌及其内部的结构隶属关系,便于按型号成套地利用有关档案。

  (6)课题分类标准

  是指按独立的研究课题(或称专题)来划分企业的科研档案的类目。按课题标准进行分类,可以使同一个研究课题的档案材料成套地集中在一起,能够全面、系统地反映一个研究课题的全部活动与历史过程,便于按课题查找利用有关档案。

  (7)工程项目分类标准:

  是指按独立的基建工程来划分企业的基建档案的类目。按工程项目标准进行分类,可以将同一工程项目的档案材料集中,反映一个工程项目的全貌,便于按工程项目查找和利用有关档案。

  (8)专业性质分类标准:

  是指按档案内容所涉及和反映的专业性质来划分企业档案的类目。按专业性质标准进行分类,可以使具有同一专业性质的档案材料得到集中,便于从专业性质的角度查找、利用有关档案。

  (9)档案形式分类标准:

  是指按档案文件的外形、名称及制作载体等来划分企业档案的类目。按档案形式标准进行分类,可以使同一名称、同一形式、同一载体的档案材料得到集中,便于从档案形式的角度管理和利用有关档案。例如,会计档案就应当以文件名称为标准,划分为凭证、账簿和报表等类目。

  简:企业档案分类标准的组合?

  答:企业档案分类标准的组合,又可称为分类标准的综合运用。它是指当某类企业档案材料有两个或两个以上层次的类目划分,需要采用两种或两种以上的分类标准时,这些分类标准运用的先后次序。

  简:企业档案分类层次的确定:

  企业档案的分类层次不是固定的,没有一个绝对的模式。要根据企业性质、档案种类与数量等多种因素来具体确定。

  1、 不同性质的企业,档案的分类层次有差异。规模较小的应适当简化分类层次,可内设一级;规模大的层次应多一些,可分到三——四级。

  2、 同一企业的不同门类的档案材料,由于工作的性质与任务以及档案的数量与规模不同,分类层次可有区别。在同一个企业的档案分类体系中,只要条理清晰,标识规范,即使不同门类档案的分类层次有一些差异,也不会产生消极影响。

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