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自考《科技档案管理》串讲(10)

2007-01-11 13:32   【 】【我要纠错

  第十章 科技档案收集工作

  填空:

  1. 科技档案收集工作,是指基层科技档案部门和科技专业档案馆,通过接收等方式,把具有保存价值的科技文件或科技档案,集中到科技档案部门统一管理的一项业务管理活动。

  2. 基建工程施工和竣工档案的收集,关键是要抓住竣工验收阶段。

  3. 我国的科技档案是在集中统一管理的原则指导下,按专业实行分级管理的。

  单、多选:

  1. 科技档案收集工作的基本形式有:典型形式、补充形式。

  2. 按照有关接收、归档制度,成套地接收科技档案,是科技档案部门收集工作的典型形式。

  3. 科技档案收集的方法有:接收、征集、征购或购买、代存、实测补制。

  4. 收集工作是科技档案工作的基础,是丰富科技档案馆(室)藏的重要手段。

  5. 为了确保科技档案收集质量,可以实行“科技档案质量检验单”制度。

  6. 机械产品档案的收集的阶段包括:样机鉴定阶段、试制鉴定或产品定型鉴定阶段。

  7. 工程设计档案的收集关键要抓住初步设计完成阶段和设计结束和总结阶段。

  8. 收集外购设备档案应及时抓住两个环节:设备开箱验收、设备安装、调试完毕。

  9. 科研档案的收集要抓住年终总结和成果鉴定两个环节。

  10. 实测补制是科技档案补充收集的重要形式。

  11. 进馆范围是科技专业档案馆业务建设的基础,是合理构成科技专业档案馆馆藏结构的依据。

  12. 确定科技专业档案馆的进馆范围应考虑以下原则:价值原则、专业原则、分级管理原则、综合性原则。

  13. 科技专业档案馆的接收制度主要有:科技档案实行无偿性进馆制、科技档案实行相关单位主送制、科技档案实行补送制。

  名词:

  1. 实测补制——这是科技档案补充收集的一种特殊方式,即通过对科技档案反映的物质对象进行实际测量,重新绘制出相应的科技文件,以弥补库藏科技档案的严重短缺。

  2. 科技档案补送制——是科技专业档案馆收集工作的重要制度。建立补送制的目的,是为了适应科技档案的形成特点,保持馆藏科技档案的完整性和准确性,实现科技专业档案馆的职能。

  简答和论述:

  一、简述为什么说收集工作是科技档案的基础?125

  答:1 科技档案虽然是科技档案工作的物质对象,但是它并不是科技档案部门自己产生和形成的,而是各个有关单位的科技业务部门在科技、生产活动中形成的,必须通过收集才能将它们集中到科技档案部门。

  2 如果没有收集工作,科技档案部门就没有自己工作的物质对象,也就无从谈起科技档案的各项管理活动。

  3 不论是对一个单位或是对整个国家来说,科技档案收集工作既是建立科技档案工作的基础,又是丰富馆(室)藏的手段。

  二、简述科技档案收集工作的要求?126

  答:1 要在法律法规的指导下进行收集。

  2 收集工作要遵循科技档案的自然形成规律。

  3 收集工作要保证科技档案的质量。

  三、简述基层科技档案部门收集工作的方法和措施?128

  答:1 按制度接收科技文件归档。

  按照归档制度接收归档,是基层科技档案部门收集科技档案的基本方法。

  2 明确和疏通收集渠道,定向定内容进行收集。

  为了保证收集工作顺利、有效地进行,科技档案部门必须明确和疏通具体的收集渠道,以便对科技档案进行定向、定内容收集。

  3 研究科技档案的形成规律,把握收集时机。

  4 实行多种方式结合,做好科技档案收集工作。

  四、试述协作项目科技档案收集工作的具体做法?130

  答:对于协作项目科技档案的收集,应以主持单位作为收集的主渠道。

  1 各参加单位负责将各自承担任务形成的科技文件收集齐全,经过鉴别整理,按预定的要求,移交给项目的主持单位。

  2 由主持单位将各参加单位汇交来的科技文件与本单位承担该项目形成的科技文件一起进行系统整理,统一向本单位科技档案部门移交归档。

  3 当本单位只是协作项目的参加单位时,科技档案部门只要求项目参与部门将有关参与部分的科技文件按归档要求整理归档;如果需要成套收集这一协作项目的档案材料,那么就可以向主持单位提出要求,以复制件形式进行收集。

  五、简述如何通过多种方式的结合,做好科技档案的收集工作?135

  答:1 收集工作与计划管理相结合。

  首先,档案部门要同计划部门紧密配合,准确掌握科技、生产活动的具体安排。

  其次,档案部门应根据生产计划制定归档计划。

  2 接收归档与现场收集相结合。

  3 随时收集与集中收集相结合。

  4 实测补制与科技生产任务相结合。实测补制是科技档案补充收集的重要形式。

  六、简述基层科技档案部门在收集工作中,如何做到接收归档与现场收集相结合?135

  答:1基层科技档案部门的收集工作,主要是通过接收科技文件归档实现的。

  2 在一般情况下,特别是归档制度比较健全的情况下,现场收集同接收归档相比较处于辅助地位。但是,在归档制度不够健全,或执行不严格的单位,现场收集处于重要的地位。

  七、简述确定科技专业档案馆进馆范围的价值原则?(以前考过,但要看)137

  答:科技专业档案馆是永久保存科技档案的基地,应接收具有重要价值并需要长远保存的科技档案。

  1 历史研究价值:通过进馆范围,能够将那些反映本专业各个历史发展阶段的、具有代表性的科技档案集中在科技专业档案馆中。

  2 现实查考利用价值:要求接收反映本专业重要或重大科技、生产活动和具有普遍的社会利用价值的科技档案,使科技专业档案馆成为科技信息的利用和咨询中心。

  八、简述确定科技专业档案馆进馆的专业原则?137(重点看)

  答:科技专业档案馆应根据专业分工的要求,保存本专业重要的科技档案和其他相关的科技资料。确定进馆范围时,应当从专业角度解决好以下问题:

  1 以反映本专业重要科技、生产活动的科技档案为馆藏主体。

  2 从科技档案的来源上保证科技专业档案馆的专业特点。

  3 科技专业档案馆还应保存本专业重要的科技资料,以便更好地配合科技档案提供利用。

  九、试述科技档案进馆为什么要实行相关单位主送制?139(重点看)

  答:1 科技专业档案馆接收科技档案实行相关单位主送制,即对不同种类、不同项目的科技档案,按照有关规定,分别确定其主送单位,对科技档案采取重点接收的进馆方式。

  2 主送制是科技专业档案馆接收进馆的特殊方式。 这是因为:一种产品的科技档案,同一型号设备的随机文件等。常常不让一个单位拥有。

  3 基于上述特点,科技档案一般不采取普遍接收进馆的方式,而实行相关单位主送制。

  4 相关单位主送制的作用,是在丰富馆藏的过程中避免科技档案内容的大量重复,有利于科技档案集约化管理,有利于保证馆藏质量,提高馆藏的综合效益。

  十、简述科技档案进馆的手续和要求?140

  答:1 把住质量关,保证进馆科技档案完整、准确和系统。

  2 摸清底数,制定稳妥可行的收集进馆方案。

  3 严格检查,做好进馆档案的验收工作。检查的内容有两个方面:

  一方面:要认真检查档案的内容质量。

  另一方面:要仔细检查档案的保管质量。

  4 科技档案进馆的交接手续。

  向科技专业档案馆移交科技档案时,移交单位需要准备一式两份的移交清册和有关科技档案的考证材料。

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