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自考《科技档案管理》串讲(11)

2007-01-11 13:35   【 】【我要纠错

  第十一章 科技档案整理工作

  填空:

  1. “类目表”是分类方案的主体,它是由纵向类目(类系类目)和横向类目(类列类目)构成的。

  2. 设备档案的基本分类方法是型号分类法。

  3. 设备档案具体的分类主要有两种方法:性质—型号分类法、工序—型号分类法。

  4. 常用的科研档案分类法有:学科—课题分类法、专业—课题分类法。

  5. 科技档案号是以科技档案案卷为单位编制的。

  6. 科技档案号是反映科技档案内容特征和管理特征的编号。

  7. 分类式科技档案号,是反映科技档案分类层次及案卷排列顺序的科技档案号。

  8. 累积式科技档案号是反映科技档案总量与接收顺序的科技档案号。

  9. 科技档案的编号主要有单纯号码制和混合号码制两种型制。

  单、多选:

  1. 整理,是通过对科技档案的分类或归类,确定其在科技档案库藏体系中的位置,并以编号的形式将其固定下来。

  2. 对科技档案进行科学分类,是管理科技档案的必要手段,是科技档案整理工作的核心内容。

  3. 科技档案分类方案由说明、类目和类号组成。

  4. 类目表的表现形式主要有三种:图示法、表格法、缩行法。

  5. 类目代字应具有专指性。

  6. 严整性要求同类列的类目之间应该平行排列,各类系的上下位类目应该线性排列。

  7. 科技档案分类的基本方法有对象分类法、特征分类法。

  8. 对象分类法典型的形式是型号分类法、工程项目分类法、课题分类法。

  9. 基建档案的具体分类方法包括:性质—工程项目分类法、流域(水系)—工程项目分类法。

  10. 产品档案常用的分类方法有:使用性质—型号分类法、系列—型号分类法、年度—纱号分类法。

  11. 地震工作和地震档案的特点是:专业特点、地域特点、手段特点、时间特点。

  12. 科技档案号主要有两种基本形式:分类式科技档案号、累积式科技档案号。

  13. 单纯号码制是全部以数字进行科技档案编号。

  名词:

  1. 科技档案分类——就是根据科技档案的特点,把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次,从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

  2. 科技档案分类方案——是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系,使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。

  3. 型号分类法——它是产品档案或设备档案的基本分类方法,即以一个型号产品或设备的科技档案作为分类单元,进行类别划分的方法。

  4. 科技档案号——即科技档案案卷的编号或代号,是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。

  简答或论述:

  一、简述科技档案分类的排它规则的含义?143(可能性不大)

  答:1 科技档案分类时,同位类目必须互相排斥而不能重合。

  2 这就要求同位类目的内涵清楚,类目外延界限分明,如果外延重合、跨越了两个类目,这就很难保证归类的一致性。

  二、简述科技档案分类的同一规则的含义?144

  答:1同一规则是保证类目排它性的规则。它要求针对同一上位类的划分必须使用同一个分类标准。

  2 在每一层次的分类中,只有运用同一个标准去衡量或划分分类对象,形成的类目才能互相排斥。

  三、简述科技档案分类的效用原则的含义?144

  答:1 效用原则要求科技档案分类要适应科技档案及其管理特点,追求分类的整体适用效果。

  2 科技档案分类本身不是目的,而是科学管理的一种手段。这就决定科技档案分类允许存在一定的灵活性。

  四、试述科技档案分类方案的编制?147(每一点可能出简答)

  答:1 要保证科技档案分类方案类目体系的严整性。

  科技档案分类方案的类目体系是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。各级同位类之间的并列关系,形成了各级“类列”,上位类与下位类之间的从属关系,构成了一个个“类系”。

  2 科技档案分类方案的类目体系应具有可包容性。即科技档案分类方案必须具有足够的容量,使每一种和每一部分科技档案,都能够在分类方案的类目体系中找到自己应有的合理位置。

  3 科技档案分类方案应具有相对稳定性。分类,关系到科技档案管理工作的全局。如果科技档案的分类发生变化,将会引起相应业务管理的一系列变化,有些工作甚至要从头做起。因此,科技档案的分类,必须保持相对的稳定。

  五、简述科技档案分类方案的编制程序?147

  答:1 调查研究。一方面要掌握科技档案分类规则和有关的理论技术;另一方面要研究和把握分类对象及同分类有关的问题。

  2 形成科技档案类目体系。具体步骤如下:

  (1) 划分大类,确定类列。以科技档案的种类作为标准,是划分一级类目常用的方法。

  (2) 划分属类、形成类系。

  (3) 进行类目排序。

  3 给定类号排序。

  4 制成文件或图表。

  5 撰写编制说明。分类方案还须经过有关领导的审查批准才能实行。

  六、简述对象分类法及其主要特征?151

  答:1 对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法。典型形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。

  2 特征:(1)以套为分类单元,维护了科技档案的完整性;

  (2)外部界限明确,便于进行归类;

  (3)保持了科技文件之间的有机联系。

  七、简述特征分类法及其典型形式?151

  答:特征分类法——就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法。

  其典型形式是:专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。

  八、简述分类式科技档案号的作用?162

  答:1 指导科技档案案卷排列,固定排架的位置;

  2 指示科技档案案卷在科技档案目录中的位置;

  3 反映科技档案的内容特征和分类层次,提供调卷的依据。

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