归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　这一含义可从以下方面来理解：

　　（1）指出了归档文件的来源和范围。归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说，这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文件材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与其职能活动有关的文件材料，都属于归档文件。

　　（2）应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文件内所说的事情已经办理完毕，而是指在公文处理程序上已经办理完毕。机关公文处理部门在确定各类不同文件的整理（立卷）时间上，应掌握以下几点：

　　①领导指导性文件，是从普遍意义上阐述问题的。因此，不要求某一方面的机关马上回答。如规范性文件以及重要的决议、决定，还有如年度计划、长期规划等。从发文机关来说，在这些文件发出之后就可以将定稿和存本及时整理（立卷）；从收文机关来说，则须经有关领导人或部门阅知，向下传达或采取了措施之后，才算告一段落，然后再将来文整理（立卷）。

　　②不必办复的收文，如上级领导机关发来的任免令、通知、通报等，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了，即可将来文整理（立卷）。

　　③问复性公文，一来一往公文，如请示与批复，问函与复函，在复文机关发出或对方机关收到后，就可以各自整理（立卷）。

　　④重大问题，可能要处理较长一段时间才能结束，但大问题是由许多小问题构成的，只要其中某项具体问题已经解决，有关这项具体问题的文件，在公文办理程序上就算办理完毕了，因此，也可以整理（立卷），不必等整个工作结束再整理（立卷）。

　　总之，正在办理的，仍然处于公文运转办理过程中的文件，还不能马上整理（立卷），只有等到它们办理完毕，也就是完成了公文办理程序的文件，才能够整理（立卷）。

　　（3）应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这里就明确了三点：一是能作为文书档案保存的必需是有保存价值或者说是有查考利用价值的文件；二是只适用于文书档案，至于科技、会计、声像及其他专门档案则按国家有关规定执行。因为《规则》的颁布实施，实质上是对文书档案整理方法的改革，核心是简化文书立卷程序，所以它只适用于实体整理的文书档案；三是只适用于各种纸质文件材料。非纸质载体材料的文件（如电子文件等）无法按《规则》规定的要求和方法进行整理。