①公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。主题词单个使用或几个并用，就能够比较精确地揭示出该份文件主要包括了哪几个方面的内容。比如《XX省人民政府办公厅关于印发公文运转规则的通知》，全文有8000多字，用了四个主题词：“机关、公文、规定、通知”，就点明了该份文件写的是关于公文运转规则的内容。又如《X X公司关于印发公文管理办法（试行）的通知》，全文共9000余字，只用了三个主题词：“公文、管理、通知”，这三个词就点明了该份文件是公文管理方面的内容。而公文标题则讲求结构完整，语法通顺，且字数较多，不可能像主题词这样精练、简洁。如前面所述两份文件的标题字数都是三十多个字。有时公文标题不含内容，只有文种，如“通知”、“通告”等。有的函件甚至没有标题。有了主题词，就对文件起到画龙点睛的作用，文章所包含的主要内容也就一目了然了。

　　②公文标注主题词，可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度，有利于提高整个机关的办事效率，尤其是大型数据库使用主题词效果更为明显。主要表现在：

　　一是快。使用主题词，可以解决在记不住要查找的公文的发文字号和公文标题的情况下，凭借记住的大概内容，就可以很快地通过计算机检索把文件调出来。

　　二是准。如果文件不使用主题词，而用人工检索的话，很容易将文件抽错，常常要反复查找。而微机使用主题词检索，就能够很快地、准确地调出文件。如果一个文件使用多个主题词，你记得越多，查找得就更快更准。

　　三是全。微机使用主题词检索，能够轻而易举地将某一方面的文件系统地查找出来。而且还扩大了文件的利用范围，特别是办公自动化联网以后，按主题词编码随时可以调阅所需要的文件。

　　③公文标注主题词，有利于文书档案管理的规范化、系统化、科学化。每个主题词经优选确定以后，都有固定编码，在一定范围，一定地区内通用，形成一个规范化的主题词表。主题词表也是标注主题词的依据。1997年12月，国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题词表》共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。

　　词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词，如“冶金”、“钢铁”、“石油”、“煤炭”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

　　这样使用主题词，对公文就可以实行规范化、系统化、科学化管理，利用起来就十分方便。

　　公文标注主题词的步骤是：首先进行主题分析，即先从公文标题中确定主题，再从小标题或内容中抽出公文标题中没有说明，却是公文重要内容的概念。其次是主题标识，在主题分析的基础上借助主题词表将自然语言转化成规范语言。再次是主题词誊录，更后由公文的审核人把关审定。